10 dicas de organização e produtividade para contadores

Para ter uma rotina mais produtiva e eficiente, a organização é um requisito indispensável. Por isso, preparamos esse conteúdo com dicas, ferramentas e estratégias de organização pessoal para você aplicar no seu escritório contábil.

A ideia é ajudá-lo a aumentar sua eficiência de forma imediata e mensurável, não importando o método que você estiver usando no momento.

Tenha uma boa leitura!

1. Assuma o controle do seu dia

Mude a sua maneira de pensar. Você é capaz de fazer muito mais como Contador do que imagina, basta buscar formas de diminuir o ritmo. Hã? Como assim? Exatamente isso, já vimos em outros artigos do blog que produtividade significa fazer mais com menos e não trabalhar além do necessário. Por isso, seja disciplinado e compreenda que há tempo e lugar para tudo. Acompanhe as dicas a seguir e assuma o controle do seu dia.

2. Estabeleça metas

Para administrar melhor o seu tempo, é necessário traçar os objetivos para conquistar aquilo que você deseja ou precisa. Quer aumentar a carteira de clientes? Trace metas comerciais. Afim de manter os clientes e ganhar produtividade? Invista em inovações tecnológicas. Deseja se tornar um consultor de negócios? Amplie seu leque de serviços, fornecendo relatórios e feedback, estreitando seu relacionamento com o cliente.

Onde você se imagina daqui a cinco anos? Você pode ter sucesso em todas as três realidades mencionadas acima, basta estabelecer as suas metas e não desviar de seu foco. Seja disciplinado, lembra?

3. Pense de forma realista

Como nem tudo é um mar de rosas, é essencial ser realista e reconhecer a possibilidade de surgirem problemas. Por isso, ter um plano B é sempre recomendável. De acordo com o livro Como se tornar mais organizado e produtivo, do especialista em gerenciamento de tempo, organização e produtividade, Ken Zeigler, um dos principais motivos para as empresas não atingirem seus objetivos é a não admissão de eventuais erros, interrupções e problemas inesperados.

Se for possível, antecipe problemas através de sua experiência. Caso seja um novo Contador, recomendamos que, se for errar, erre cedo, para que não venha comprometer todo o projeto.

4. Programe seu trabalho

Você já ouviu aquele ditado “A viagem mais longa começa pelo primeiro passo.”? Isso se aplica aos negócios também. Depois que suas metas foram traçadas, detalhe as etapas do seu plano nos mínimos detalhes, isso facilita a execução de cada etapa. Além disso, comunique a sua equipe os seus planos para o escritório. Seja investir em inovações ou estreitar o seu relacionamento com os cliente. É importante que todos estejam por dentro dos seu planos, a fim de que possam caminhar juntos para a conclusão do objetivo.

5. Não fique adiando as coisas

Existem inúmeros processos burocráticos dentro de um escritório de contabilidade, apesar de o escritório não estar livre disso, acabam gerando um certo desânimo que, por sua vez, acarreta em procrastinação e processos deixados para fazer “mais tarde”. Por isso, a melhor maneira de evitar o hábito de deixar para depois o que deve ser feito hoje é subdividir a tarefa de forma que seja possível trabalhar um pouco a cada dia. Um sistema de gerenciamento de tarefas poderia auxiliar o contador nessa divisão de tarefas.

6. Utilize uma agenda

Depois de ter estabelecido seus objetivos, torna-se mais fácil priorizar suas tarefas por ordem de importância. Para isso, adquira o hábito de usar uma agenda. Pode ser física ou eletrônica.

O importante é que você distribua seus esforços diariamente e, assim, reduza ou, até mesmo, elimine o índice de esquecimento e/ou de atrasos.

Se agenda não for a sua praia, um sistema de gerenciamento de tarefas pode lhe auxiliar nesse ponto.

7. Defina suas prioridades

Para estabelecer as prioridades, é necessário tomar nota de todas as tarefas e processos que tomam conta do seu dia a dia. Existem dois tipos de tarefas: as importantes e as menos importantes. Dentro dessas, existem outros dois tipos: as urgente e as não urgentes.

Para entender melhor, vamos separar esses quatro tipos de tarefas numa tabela chamada Matriz de Decisão, criada pelo presidente norte-americano Dwight D. Eisenhower e popularizada pelo famoso administrador Stephen Covey em seu livro “Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes”:

As tarefas da coluna esquerda têm de ser terminadas hoje: se você planejar com eficiência, estará trabalhando nas tarefas do canto superior direito antes que elas passem para o canto superior esquerdo.

8. Faça uma coisa de cada vez

Algo que parece uma epidemia entre os profissionais é tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Porém, manter o foco em uma única função permite maior poder de concentração, mais rapidez na realização das tarefas cotidianas e menos erros cometidos.

Sabemos que muitas coisas podem aparecer durante o dia, fazendo com que você largue tudo para atender a essa nova demanda. Como você pode evitar isso? Duas maneiras: qual é a importância dessa nova tarefa e qual a urgência para a finalização?

Caso a interrupção tenha prioridade, aceite. Se não, anote em sua agenda, crie uma nova tarefa no seu sistema de gerenciamento e/ou tente encaixá-la na sua Matriz de Decisão e continue o que estiver fazendo.

9. Delegue tarefas

Delegar é uma forma muito eficiente de gerenciamento de tempo. Além disso, é uma forma importante de desenvolver as habilidades de seus colaboradores, assim como aumentar a sua motivação.

Antes de delegar, é fundamental definir bem a tarefa e especificar os resultados desejados, assim como as suas expectativas. Forneça toda a orientação possível e dê exemplos do que espera da pessoa.

Mas cuidado: delegar não significa descarregar os problemas no ombro do seu colega de trabalho. Demonstre confiança, dê autonomia, mas não deixe de acompanhar o andamento das tarefas.

10. Planeje reuniões de maneira eficaz

Muitas pessoas ainda tem a ideia de que reuniões são cansativas, improdutivas e desnecessárias. Essa visão pode mudar se a reunião tiver um planejamento prévio afim de tornar esses encontros mais eficazes. Antes de tudo, primeiro é preciso questionar a verdadeira necessidade daquela reunião. Em segundo lugar, definir seu propósito. E, por último, calcular o custo do encontro.

É muito importante que uma reunião seja objetiva. Os pontos a serem abordados sejam claros, de fácil compreensão e que não precise de muita explicação. Seja disciplinado. Comece e termine na hora marcada. Atrasos acabam desmotivando o pessoal. Muitas vezes, o que torna uma reunião ineficaz é a sua duração. Por isso, tente evitar dispersões e entrar em assuntos que estão fora da pauta.

Dica extra: utilize a tecnologia para otimizar sua rotina!

Além de todas essas dicas, outra coisa que pode ajudar você a ter uma rotina mais eficiente e produtiva no seu escritório é usar um sistema de automação contábil, como a Conta Azul Mais!

Com ela, você consegue visualizar os dados do ERP dos seus clientes em um só lugar e acessar documentos como notas fiscais e extratos conciliados. E tudo isso em nuvem, sem uso de papel e sem retrabalho com digitação manual.

Outra funcionalidade disponível é a visualização de relatórios que permitem a você gerar relatórios simples de usar. Com isso, você pode fazer a análise de informações financeiras dos seus clientes e atuar de forma mais consultiva e estratégica junto a eles.

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