10 dicas de organização e produtividade para contadores | Parte 2

 

10 dicas de organização e produtividade para contadores | Pt.2

No artigo passado, você conferiu as primeiras cinco dicas de organização, afim de obter produtividade para seu escritório de contabilidade.

Contabilidade digital: sabe quais são os primeiros passos?  Assista gratuitamente um vídeo com dicas práticas sobre como ser um escritório  contábil digital. Assistir Agora

Agora, veremos as outras cinco:

1. Utilize uma agenda geral e diária

Depois de ter estabelecido seus objetivos, torna-se mais fácil priorizar suas tarefas por ordem de importância. Para isso, adquira o hábito de usar uma agenda. Pode ser física ou eletrônica. O importante é que você distribua seus esforços diariamente e, assim, reduza ou, até mesmo, elimine o índice de esquecimento e/ou de atrasos.

Se agenda não for a sua praia, um sistema de gerenciamento de tarefas pode lhe auxiliar nesse ponto.

2. Defina suas prioridades

Para estabelecer as prioridades, é necessário tomar nota de todas as tarefas e processos que tomam conta do seu dia a dia. Existem dois tipos de tarefas: as importantes e as menos importantes. Dentro dessas, existem outros dois tipos: as urgente e as não urgentes.

Para entender melhor, vamos separar esses quatro tipos de tarefas numa tabela chamada Matriz de Decisão, criada pelo presidente norte-americano Dwight D. Eisenhower e popularizada pelo famoso administrador Stephen Covey em seu livro "Os Sete Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes":

TABELA-PARA-POST

As tarefas da coluna esquerda têm de ser terminadas hoje: se você planejar com eficiência, estará trabalhando nas tarefas do canto superior direito antes que elas passem para o canto superior esquerdo.

3. Faça uma coisa de cada vez

Algo que parece uma epidemia entre os profissionais é tentar fazer muitas coisas ao mesmo tempo. Porém, manter o foco em uma única função permite maior poder de concentração, mais rapidez na realização das tarefas cotidianas e menos erros cometidos.

Sabemos que muitas coisas podem aparecer durante o dia, fazendo com que você largue tudo para atender a essa nova demanda. Como você pode evitar isso? Duas maneiras: qual é a importância dessa nova tarefa e qual a urgência para a finalização?

Caso a interrupção tenha prioridade, aceite. Se não, anote em sua agenda, crie uma nova tarefa no seu sistema de gerenciamento e/ou tente encaixá-la na sua Matriz de Decisão e continue o que estiver fazendo.

4. Delegue tarefas

Delegar é uma forma muito eficiente de gerenciamento de tempo. Além disso, é uma forma importante de desenvolver as habilidades de seus colaboradores, assim como aumentar a sua motivação.

Antes de delegar, é fundamental definir bem a tarefa e especificar os resultados desejados, assim como as suas expectativas. Forneça toda a orientação possível e dê exemplos do que espera da pessoa.

Mas cuidado: delegar não significa descarregar os problemas no ombro do seu colega de trabalho. Demonstre confiança, dê autonomia, mas não deixe de acompanhar o andamento das tarefas.

5. Planeje reuniões de maneira eficaz

Muitas pessoas ainda tem a ideia de que reuniões são cansativas, improdutivas e desnecessárias. Essa visão pode mudar se a reunião tiver um planejamento prévio afim de tornar esses encontros mais eficazes. Antes de tudo, primeiro é preciso questionar a verdadeira necessidade daquela reunião. Em segundo lugar, definir seu propósito. E, por último, calcular o custo do encontro.

É muito importante que uma reunião seja objetiva. Os pontos a serem abordados sejam claros, de fácil compreensão e que não precise de muita explicação. Seja disciplinado. Comece e termine na hora marcada. Atrasos acabam desmotivando o pessoal. Muitas vezes, o que torna uma reunião ineficaz é a sua duração. Por isso, tente evitar dispersões e entrar em assuntos que estão fora da pauta.

Contabilidade digital: sabe quais são os primeiros passos?  Assista gratuitamente um vídeo com dicas práticas sobre como ser um escritório  contábil digital. Assistir Agora

Bom, temos convicção de que essas dicas vão auxiliá-lo no seu dia a dia no escritório. Você tem alguma dica de produtividade que funciona no seu escritório? Compartilhe conosco, podemos usá-la em um próximo artigo e citar a sua colaboração.

Quer acesso a materiais gratuitos exclusivos para Contadores?

Junte-se a mais de 100 mil profissionais e empresários contábeis e receba gratuitamente novidades e dicas sobre tecnologia, marketing e vendas para Contabilidade.