13 hábitos de pessoas super produtivas. O guia definitivo! | Parte 1

 

13 hábitos de pessoas super produtivas. O guia definitivo! | parte 1

Ninguém procura procrastinar. Ninguém gosta de se sentir estressado. Ninguém quer perder tempo com distrações todos os dias. Mas é exatamente isso que acontece, não é?

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Mas o que dizer das pessoas mais bem-sucedidas do mundo? Será que elas não passam por essas coisas? Pelo contrário! Certamente, elas também enfrentam as mesmas dificuldades todos os dias. Para que possamos obter os mesmos resultados, precisamos entender quais os segredos, quais são os hábitos mais produtivos por trás do sucesso desses CEOs, empreendedores e inovadores.

Já demos algumas dicas sobre produtividade e organização e, depois de pesquisarmos um pouco mais sobre esse assunto, encontramos 13 hábitos mais comuns de pessoas super produtivas. Por se tratar de um assunto bastante extenso (e sabendo que você, contador, não tem muito tempo de sobra) vamos dividir esses 13 hábitos em dois artigos. Neste primeiro, vamos listar 6:

1. Faça pausas ao longo do dia

Breves pausas entre uma tarefa e outra, ou até mesmo durante uma grande tarefa, melhoram consideravelmente seu foco e produtividade.

"Cada um tem um tempo em que consegue se manter concentrado em uma determinada atividade, pode ser de 30 a 60 minutos. O que sabemos é que, passado esse período, é preciso parar e começar de novo para manter a mesma qualidade na tarefa que está sendo desempenhada", afirma o consultor de negócios Alessandro Saad, idealizador do site Empreendedores Compulsivos.

Mas, por quê? Bom, nosso relógio biológico funciona de duas formas: ritmos circadianos e ultradianos.

Nossos ritmos circadianos — os quais funcionam em um período de 24 horas  são a liberação natural de melatonina do nosso corpo, ditando quando estamos energizados ou esgotados. É mais ou menos assim:

Ritmos Circadianos Humanos

Já os nossos ritmos ultradianos  os quais funcionam em períodos de 90 minutos  são os altos e baixos de energia ao longo do dia. Por exemplo, podemos estar energizados por 90 minutos, mas depois disso vamos nos sentir um pouco cansados e precisamos voltar a reabastecer. Confira essa outra tabela:

Ritmos Ultradiano

Pessoas altamente produtivas entendem que a gestão de sua energia é tão importante quanto gerenciar o seu tempo. A "Técnica Pomodoro" é uma forma eficiente de começar a colocar isso em prática. Essa técnica consiste em trabalhar em períodos de 25 minutos com intervalos de 5 minutos.

pomodoro

Experimente o Tomato-timer.

2. Esteja à frente do seu tempo

Pessoas altamente produtivas começam definindo o seu objetivo como uma "declaração de missão pessoal”. De maneira prática, pergunte a si mesmo: “Onde eu (ou a minha empresa contábil) quer estar daqui a 5 anos?”

Definindo sua missão, você cria metas de longo prazo; a partir das metas de longo prazo, cria metas a curto prazo; e, por sua vez, metas a curto prazo ajudam a definir uma listas de afazeres. Assim, tudo começa com a definição do nosso propósito. Qual o seu?

Steve Jobs chegou a dizer: se hoje fosse o último dia da minha vida, eu iria gostar de fazer aquilo que planejei pra hoje? Se a resposta for “não” durante muitos dias, sei que preciso mudar alguma coisa.

3. Crie uma lista de tarefas para o dia na noite anterior

Pessoas altamente produtivas possuem uma característica em comum: eles focam intensionalmente em suas tarefas mais importantes. Existem dois métodos eficazes para se fazer isso:

  • Crie uma lista de tarefas para o próximo dia na noite anterior
  • Defina prazos para as tarefas mais importantes

Por exemplo, digamos que a sua tarefa mais importante é criar uma apresentação dos relatórios financeiros do seu cliente e apresentá-la. Uma pessoa altamente produtiva cria sub-prazos para essa tarefa na noite anterior, mas ou menos assim:

8h - 9h30: Analisar os relatórios financeiros do cliente.
9h30 - 11h: Elaborar soluções e estratégias
11h - 12h: Criar os slides da apresentação
12h - 14h: Almoço com o cliente e apresentação da proposta

Então, quando chegar a noite de hoje, que tal planejar suas tarefas para o dia de amanhã? Como fazer:

  1. Liste suas tarefas mais importantes
  2. Quebre-as em sub-tarefas menores
  3. Defina prazos para cada sub-tarefa

Isso força você a cumprir os prazos mais apertados e ser realista sobre o que você pode realizar.

4. Utilize ferramentas para evitar as distrações

Planejar o dia é tarefa fácil, mas distrações sempre acontecem. E elas vêm em duas formas: de nós mesmos e através de outras pessoas.

Muitas vezes, as maiores distrações vêm de dentro. Pensamos em algo e então procuramos no Google. Verificamos Facebook, WhatsApp, Linkedin, entre outros sites e aplicativos. Pessoas altamente produtivas removem essas distrações internas da seguinte forma:

  • Instalando um aplicativo para bloquear sites, como o StayFocusd, para limitar o tempo perdido em certos sites. (Ex.: Facebook)
  • Desligando o wi-fi do celular quando estiver trabalhando nas tarefas mais importantes.
  • Isolando-se com um notebook com a bateria totalmente carregada, mas sem o carregador, correndo contra o tempo para finalizar as tarefas antes que acabe a carga.

5. Tenha uma lista de tarefas só para as distrações diárias

Como as pessoas altamente produtivas mantém o foco no meio de uma enxurrada de e-mails, telefonemas, mensagens e pedidos de outros colegas de trabalho e clientes? Eles mantêm uma lista separada de tarefas para distrações diárias.

Por exemplo, se um colega de trabalho pede para rever a proposta de serviço contábil, você pode responder algo como:

“Olá, Fulano. Tudo bem?

Posso ajudar, com certeza. Mas agora estou focado numa tarefa super importante aqui, podemos ver isso juntos depois, que tal?”

Nove em cada dez respostas são: "Claro! Não tem problema. Conversamos depois." Em seguida, você anota este pedido em uma lista separada de tarefas, que é completada após tarefa mais importante do dia.

To-do list

Certa vez, Dwight Eisenhower disse uma grande verdade: o que é importante nem sempre é urgente. E o que é urgente nem sempre é importante.

Pessoas altamente produtivas não deixam distrações diárias retirá-los de seus objetivos a longo prazo. Uma ferramenta útil para definir essas distrações é a Matriz de Decisão, também conhecida como Matriz Eisenhower, que ajuda a esclarecer importante contra-tarefas urgentes. Falamos sobre ela nesse artigo!

6. Utilize ferramentas para otimizar a sua caixa de e-mail

Abrimos nosso e-mail e vemos mais de cinquenta mensagens não lidas. Respondemos e  excluímos até chegar a zero. No entanto, na próxima vez que entramos, temos uma nova pilha de e-mails não lidos para ler e responder.

Como resultado, nós neuroticamente respondemos e apagamos os e-mails que chegam, porque nós estamos determinados a manter nossa caixa de entrada vazia. Isso pode nos afastar de concluir projetos importantes. Por isso, utilize aplicativos para otimizar a sua caixa de e-mail, tais como o SaneBox, Sidekick e o Unroll.me.

Para firmarmos tanto conteúdo, vamos recapitular:

  1. Fazer pausas freqüentes para restaurar a energia.
  2. Estar à frente do seu tempo
  3. Criar a sua lista de afazeres na noite anterior (e quebrar grandes tarefas em sub- tarefas)
  4. Evitar distrações internas
  5. Manter uma lista separada de tarefas para distrações externas
  6. Otimizar seu e-mail com ferramentas inteligentes

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Na sequência desse artigo, veremos como construir hábitos saudáveis em sua rotina diária, como ter uma mentalidade de crescimento, terceirizar tarefas, e a importância de ter um tempo de meditação! Confira a parte 2.

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