Anselmo MassadQuais os objetivos da sua empresa contábil para os próximos três meses? E para o próximo ano? Você está preparado para os desafios e oportunidades que virão no curto e longo prazo? Entenda a importância e os efeitos da gestão estratégica para seu escritório contábil.
Quais os objetivos da sua empresa contábil para os próximos três meses? E para o próximo ano? Você está preparado para os desafios e oportunidades que virão no curto e longo prazo? Há um plano de ação sendo colocado em prática?
Essas são apenas algumas das perguntas que podem definir a importância da gestão estratégica para o seu negócio contábil. O amadurecimento dos modelos de gestão para as empresas do setor é uma tendência recente, e tem relação com a adaptação do aspecto puramente técnico do serviço oferecido para um perfil consultor, capaz de aplicar uma visão mais ampla sobre o negócio do cliente.
Para que sejam capazes de executar um serviço de excelência, que ajude nos aspectos estratégicos dos clientes, será essencial ter domínio da gestão interna da própria empresa. Em outras palavras, é preciso, primeiramente, ter a casa arrumada.
A gestão estratégica trará resultados que impactam o dia a dia da empresa e, ainda, toda a amplitude do negócio, facilitando a tomada de decisões e o controle das atividades como um todo. Para tanto, há um trabalho importante do gestor em liderar as ações relacionadas ao sucesso das estratégias estabelecidas.
Entenda neste post do que se trata a gestão estratégica e como ela afetará positivamente seu negócio contábil.
Foco na estratégia
São inúmeras as técnicas de gestão estratégica, em diferentes níveis de complexidade, mas há maneiras simples de iniciá-la. De início, vale compreender que se trata, simplesmente, de definir uma estratégia. O que isso quer dizer: identificar onde você está (ponto A) e definir aonde você quer chegar (ponto B). Ao cumprir essa etapa, o gestor identificará a necessidade de elaborar uma estratégia para cumprir o objetivo de chegar de A até B.
O planejamento estratégico pode dizer respeito a longos períodos, como um planejamento anual, ou ser pensado para curtos prazos. Muitas empresas apresentam resultados eficazes ao definir planejamentos trimestrais, que podem ser pivotados a partir do planejamento anual.
Essa é uma maneira mais controlável de acompanhar o cumprimento de objetivos específicos, com menores efeitos para o cenário geral, já que são definidas metas para períodos e quaisquer dificuldades ao longo do trajeto podem ser corrigidas para que não afetem as metas seguintes.
Leia nosso artigo “Como melhorar a gestão da sua empresa contábil” para conhecer estratégias simples que surtirão resultados rápidos para seu negócio.
8 desafios da gestão no escritório de contabilidade
O dia a dia de um contador é, de certo modo, semelhante à rotina enfrentada por seus clientes.
Assim como ocorre com eles, há importantes obrigações a cumprir com o caixa para manter o controle financeiro e também com o gerenciamento dos recursos humanos.
Mas os desafios de gestão têm particularidades importantes em um escritório contábil.
O assunto foi tema de artigo publicado no Accounting Today, um dos principais veículos voltados a contadores nos Estados Unidos, com sede em Nova Iorque.
Vamos pegar carona na publicação e detalhar agora alguns dos maiores obstáculos da gestão de empresas contábeis.
1. Integração entre times
A questão é particularmente desafiadora em escritórios com mais de uma unidade.
Por um lado, há maior chance de reter talentos e de ter acesso a um grupo maior de clientes.
Por outro, quando as diferentes ramificações do negócio não conversam entre si, podem surgir comportamentos ruins, como culpa e inveja.
Mas não é preciso ter mais de um escritório contábil aberto para essa situação desagradável surgir.
Mesmo uma pequena empresa pode enfrentar ruídos de comunicação que trazem problemas à integração e prejudicam os resultados.
Como contornar esse desafio?
Defina quem são os líderes (de cada unidade, setor ou área) e o envolva em uma discussão maior, que considere os interesses da empresa de contabilidade.
O foco deve estar na melhoria dos processos internos, culminando na concretização das metas.
2. Comunicação efetiva e eficaz
Acabamos de destacar o papel da comunicação para trazer maior integração à empresa.
Mas a sua função vai além e pode ser decisiva para o progresso de projetos e o desempenho das equipes.
Não corra o risco de tornar esse processo inconsistente e incompleto, limitando-se ao contato por e-mail com seus colaboradores.
Um bom líder deve circular pessoalmente entre as diferentes áreas do escritório para ouvir o que eles têm a dizer.
E quando isso não for possível, é válido utilizar recursos tecnológicos, como ferramentas online e comunicação por vídeo.
3. Logística da informação contábil
Se você é um contador do futuro, já recebe os documentos de seus clientes por via eletrônica, com total segurança.
Contar com um sistema que possibilite esse método de trabalho não é luxo, mas uma necessidade nos tempos atuais, dado o crescente aumento no número de informações e também em razão do avanço tecnológico.
Mas, por vezes, uma consulta por e-mail ou até mesmo presencial para corroborar com a análise contábil pode ser necessária.
Nesse caso, o desafio é logístico: como dar esse tipo de assistência, buscando completar sua tarefa com dados adicionais, tendo que lidar com custos de tempo e dinheiro?
Não parece haver melhor solução para vencer esse obstáculo a não ser tornar o seu escritório de contabilidade mais produtivo, fazendo mais por menos.
Contar com uma equipe talentosa será de grande valia.
4. Baixas na equipe
Pode ser extremamente difícil para o seu escritório formar a equipe talentosa sobre a qual falamos antes.
Encontrar os profissionais certos para a função que precisa demanda tato, poder de recrutamento e investimentos em capacitação.
Mas o mercado se movimenta de forma constante e a sua empresa pode não se confirmar como a melhor opção para o colaborador, que então decide apostar em novos ares.
Para evitar perder um talento, a melhor estratégia talvez seja investir na motivação de equipes.
Não há uma receita única para alcançar esse objetivo, mas as chances de êxito aumentam conforme seu colaborador se sente valorizado e tem seus talentos reconhecidos.
5. Conhecimento do mercado
A habilidade contábil, por vezes, mascara uma deficiência comum aos gestores de todas as áreas.
Não é por que você entende muito do assunto que está imune aos efeitos internos e também externos.
Como seus concorrentes estão se movimentando?
O que eles apresentam como diferenciais e no que estão à frente da sua empresa?
E os seus clientes, que vantagens veem em fazer negócios com você?
Você precisa definir um planejamento de gestão de forma a identificar claramente suas forças e fraquezas atuais e projetar as ameaças e oportunidades futuras.
Já ouviu falar da Análise SWOT? Essa é a ferramenta perfeita para construir uma estratégia vencedora.
6. O cliente é rei
Essa dica é imprescindível a qualquer tipo de negócio.
Seja um escritório contábil, uma mercearia ou uma grande construtora, o cliente será a razão de existir e é por ele que a sua empresa é aberta todos os dias.
Dito isso, faça uma reflexão: o quanto conhece e o quão bem se relaciona com aqueles que negociam com você?
Conhecer seu histórico de pagamentos, estudar o comportamento de consumo e monitorar a sua satisfação são ações importantes para dar ao cliente uma solução para as suas demandas.
7. A mensuração do desempenho
Seu escritório contábil vai indo bem? Como você faz para responder a essa pergunta?
De fato, analisar o desempenho do negócio não é uma tarefa fácil, pois os resultados estão sujeitos a todo o tipo de influência, desde fatores internos, como a produtividade e a qualidade, até externos, como a economia e a concorrência.
Tudo pode ser usado como desculpa para um mau desempenho, mas aqui não estamos falando de justificativas, mas de soluções.
Definir indicadores com padrões mínimos aceitáveis e treinar sua equipe para atingi-los pode ser decisivo — o que funciona muito bem com vendas, por exemplo.
8. A realização de lucros
Para este último desafio, vamos direto ao ponto: o que você diz aos seus clientes sobre a importância do controle financeiro para a saúde do negócio vale também para o seu escritório.
Se você já ouviu aquele ditado “casa de ferreiro, espeto de pau”, vai entender.
O lucro só virá se você se dedicar à gestão, utilizar as ferramentas disponíveis, registrar tudo que entra e sai do caixa e conhecer custos para precificar melhor e conquistar clientes.
A batalha é dura, mas você pode vencê-la.
Estar convencido disso é o primeiro passo para também convencer.
Como melhorar a gestão da sua empresa de contabilidade
Como vimos, os desafios em um escritório de contabilidade não são poucos e nem pequenos, mas não desanime: as dicas apresentadas neste artigo vão colocar o seu negócio no rumo certo.
Se os resultados não estão próximos daquilo que definiu como ideal em seu planejamento, é hora de rever suas ações.
Para isso, preste bastante atenção a esta sigla:
Ciclo PDCA
Apesar de ser uma junção de complexas ações e metodologias, a gestão de diferentes empresas pode ser analisada sob alguns pontos básicos e comuns.
O ciclo PDCA é uma das maneiras mais simples e ao mesmo tempo eficientes de entender como deve ser feita a gestão de um negócio.
Mas a maior parte das empresas contábeis falha na aplicação do método.
Por isso, que tal entender de uma vez por todas a aplicação do PDCA?
A sigla em questão se refere a quatro etapas essenciais na gestão: Plan – Do – Check – Act.
Seguir essa ordem significa “montar” um processo que funciona da seguinte maneira:
Plan (planejar)
Consiste em definir as metas para um período específico, bem como os métodos e métricas que serão utilizados.
Ou seja, a etapa inicial é planejar os objetivos, de forma detalhada e aplicável (sem estabelecer metas irreais);
Do (desenvolver)
Em seguida, o gestor segue para a execução do plano, capacitando e direcionando as pessoas para suas funções. É a hora de colocar a mão na massa, efetivamente;
Check (conferir)
Esse é o momento da conferência: é preciso garantir que os resultados alcançados batam com as metas definidas em planejamento, sempre com atenção aos indicadores de desempenho de cada processo/tarefa;
Act (agir)
Por último e com base nas análises da checagem, o gestor e sua equipe devem direcionar seus esforços a implantar as melhorias necessárias nos processos, identificadas por meio da etapa anterior.
Comunicação na gestão contábil
Por meio dessas quatro etapas mencionadas, o PDCA permite medir, melhorar e gerenciar sua empresa contábil em pouco tempo.
Ainda assim, em muitos casos, há dificuldades em dar os passos iniciais para aplicá-lo.
Mas há um caminho das pedras, e ele envolve um valor importantíssimo da gestão: a comunicação.
O grande diferencial para que o ciclo PDCA funcione na sua empresa contábil com eficácia é manter o controle sobre todos os setores.
Não adianta pedir que cada setor o aplique sem participar de forma ativa do processo, especialmente nas fases iniciais, porque a maior parte do incentivo e orientações que a equipe precisa virá justamente do gestor.
Por isso, a dica é: esteja perto.
A melhor maneira de cumprir esse requisito tão importante é estabelecer reuniões semanais de acompanhamento com cada setor da empresa.
É interessante definir e cumprir uma duração para os encontros – dificilmente reuniões com mais de uma hora rendem como desejado –, bem como um horário fixo de início e encerramento.
Geralmente funciona melhor no início ou no fim do expediente, para não interferir nas demandas do dia a dia.
As reuniões semanais de acompanhamento têm como pauta principal a definição dos objetivos para os próximos 7 dias.
Para tanto, analisa-se também a semana que passou: o que foi feito, o que ficou para trás e por que ficou, quais as necessidades para conseguir cumprir demandas pendentes etc.
O modelo dos encontros se enquadra na gestão de curto prazo, que possibilita ao gestor estar mais próximo de sua equipe, entender suas dificuldades, ter maior controle sobre o cotidiano da empresa e as tarefas em andamento e, ainda, ajudar a equipe a retirar os obstáculos do caminho, encontrando as soluções para processos que estão travados.
Apesar de simples, essa dica traz resultados garantidos para seu negócio, e em pouco tempo.
Em duas semanas, já será possível perceber o maior envolvimento da equipe e o aumento do controle sobre cada setor, ocasionado pela proximidade que as reuniões proporcionam.
Foi exatamente assim a aplicação do método na Marco Contabilidade Consultiva.
Então, que tal botar a mão na massa?
Agora que você já entendeu a importância de manter o ciclo PDCA rodando e o lugar do gestor nessa tarefa, é o momento de motivar a equipe a se inserir no movimento.
Defina o funcionamento da nova rotina na empresa, comunique aos colaboradores e coloque em prática.
Em seguida, é só acompanhar de perto os resultados e os feedbacks trazidos pela equipe.
E no seu escritório contábil, quais são os principais desafios de gestão? Comente!
Equipe Conta Azul
