Atendimento contábil online: comunicação ágil com o cliente!

Houve um tempo em que a informação era um artigo raro e caro. Para ter acesso a ela era preciso comprar jornais, revistas, passar horas em bibliotecas ou ainda fazer diversos telefonemas para reunir o conhecimento necessário.

Hoje, a alta disponibilidade de informações em um tempo mínimo mudou também a dinâmica das relações entre as empresas e seus clientes. Tudo é online, tudo é agora.

E como o seu negócio se comporta frente a essa situação, que traz clientes pedindo ajuda para ontem? O jeito é trazê-los para perto, o mais perto possível, para que você consiga ajudá-los em tempo real, reduzindo custos e até ampliando sua receita. Isso significa lançar mão da tecnologia.

Ferramentas de comunicação como o WhatsApp, Telegram, Viber, Skype, Google Hangouts, Facebook Messenger e até mesmo o SMS são formas rápidas de falar com outras pessoas, além de trazer uma vantagem extra: são gratuitas ou adotam valores acessíveis mediante pacotes de uso contratados.

De acordo com uma pesquisa divulgada em 2015 pela Regus, empresa global de locação de salas comerciais e escritórios mobiliados, para mostrarem que estão disponíveis e conectados, os profissionais brasileiros utilizam os seguintes aplicativos: WhatsApp (95%) seguido pelo Skype (81%) e pelo Facebook Messenger (68%).

Esses dados, claro, incluem os profissionais da contabilidade, frequentemente acessados por seus clientes.

Os dados provam que as ferramentas já estão incorporadas ao dia a dia das pessoas. Você mesmo deve usar uma (ou algumas) dessas soluções na sua rotina sem sequer se dar conta disso.

Então, por que não aproveitar suas funcionalidades no âmbito da contabilidade? Adotar tais soluções para realizar um atendimento online para as pequenas empresas pode ser benéfico para o seu negócio: se você está online, fica bem mais prático para seu cliente tirar uma dúvida na hora do que abrir uma ocorrência para a sua equipe por e-mail, não é mesmo?

Ganha o cliente, que recebe uma orientação ágil, e ganha o escritório, por evitar gargalos com pequenas pendências e demandas.

Confira como o escritório de contabilidade pode oferecer um atendimento online por meio de tecnologias de baixo custo e em quais momentos ele é adequado:

1. Agilizar o atendimento às solicitações dos clientes

Quando funciona? Usar o WhatsApp, Viber ou SMS é ótimo para sanar pequenas demandas do dia a dia sobre como a pequena empresa pode disponibilizar os documentos comprobatórios para o escritório, como alterar a parametrização de impostos de um produto ou ainda para tirar dúvidas no preenchimento de uma nota fiscal, por exemplo.

Vale acompanhar que o Facebook Messenger está inaugurando uma nova versão (chamada Work Chat) para ser usada no trabalho, evitando as distrações da rede social (já que agrega apenas as pessoas ligadas ao seu network profissional).

Cuidado: é importante destacar que, depois de oferecer uma solução rápida para seu cliente via aplicativos de comunicação instantânea, é preciso formalizar por e-mail para ter registro sobre a orientação que o escritório forneceu.

Dessa forma, você faz um ótimo atendimento e o escritório se resguarda, formalizando o que foi falado. Vale lembrar que as ferramentas também registram a conversa e, inclusive, sinalizam se o cliente visualizou ou não a mensagem enviada (como no WhatsApp e Telegram).

2. Ampliar a abrangência do escritório contábil

Quando funciona? Pelo Skype ou Google Hangouts, por exemplo, é possível fazer reuniões sem precisar se deslocar, ganhando tempo e reduzindo custos com transporte e telefonia, por exemplo.

Durante a conferência, você pode compartilhar a tela do seu computador para orientar melhor o cliente no uso de um sistema de gestão, além de enviar arquivos e links de internet.

Com essas tecnologias, seu escritório pode atender com excelência aos clientes de outras cidades, expandindo a carteira e, consequentemente, a receita.

Cuidado: mais uma vez, tudo o que for conversado com seu cliente precisa ser registrado para proteger ambos e também para ajudar a lembrar o que foi combinado.

O Skype permite ter o histórico da conversa ou mesmo gravar o áudio. O Google Hangouts também permite arquivar o histórico dos textos.

3. Ganhar mobilidade

Quando funciona? Atender bem aos seus clientes não significa ficar o dia todo dentro do escritório. Com aplicação da tecnologia para o atendimento online na contabilidade, o contador também tem mais liberdade para participar de eventos, fazer cursos ou até mesmo para solucionar um problema pessoalmente.

Afinal, todos os aplicativos citados neste artigo têm versão mobile e são muito fáceis de usar pelo celular.

Cuidado: ao adotar este tipo de ferramenta é preciso garantir que o cliente obterá resposta rápida, pois é esse o grande benefício que se espera das aplicações.

Se você acha que ficará sobrecarregado concentrando esse atendimento, divida a função com um colaborador da sua equipe, mas não deixe o cliente sem resposta.

A demanda por informação ágil chegou para ficar e vai transformar o atendimento ao cliente dentro da sua empresa contábil, tornando-o muito mais ágil e reduzindo os custos.

Por isso, é fundamental conhecer as soluções disponíveis e suas funcionalidades para escolher quais se adaptam melhor à sua rotina. Os aplicativos permitem maior aproximação com o cliente e geram uma grande variedade de abordagens.

Você pode, por exemplo, enviar mensagens sobre os horários de expediente, aviso das rotinas contábeis, felicitações em datas comemorativas, entre outros.

A adoção de ferramentas de comunicação instantânea também pode ser utilizada como um diferencial do escritório de contabilidade, mostrando seu foco na excelência do atendimento e saindo na frente da concorrência nesse sentido.

No entanto, fica um lembrete que pode ser aplicado ao uso de qualquer tecnologia: para colher os benefícios sem virar “escravo” dela, é preciso ter disciplina no seu uso e estabelecer regras e horários para essa comunicação.

Acontece de precisar ajudar um cliente fora do seu horário de trabalho, mas isso deve ser pontual. É preciso delimitar o espaço dedicado ao lazer e à sua família para que a tecnologia seja mesmo uma mola propulsora para o seu negócio, não uma barreira para sua vida.