Cálculo de custos para definir os honorários do escritório contábil

 

honorários do escritório contábilRecentemente, circulou pela internet a história de uma mulher britânica que saiu para tomar chá com seus amigos e depois, horrorizada com o valor cobrado pela água com limão, fez críticas na rede social TripAdvisor. O fato seria corriqueiro, não fosse pela resposta dada pelo gerente do local (um bistrô), que justificou o valor apontando todos os custos envolvidos no negócio para levar o produto à mesa dos clientes (veja aqui a repercussão do caso pela revista Pequenas Empresas Grandes Negócios).

Cadastre-se agora

Como responsável por um escritório de contabilidade, muitas vezes você se viu em uma situação parecida, sendo questionado duramente pelos preços praticados no seu negócio, não é mesmo? Na resposta dada pelo gerente, ficou claro o domínio que ele tem sobre a empresa que comanda e todos os custos envolvidos na operação. Você conseguiria fazer o mesmo?

Se, por um lado, o contador é fundamental para aumentar as chances de sucesso das MPEs, por outro, ele não pode esquecer que também é um empresário que precisa buscar lucro em sua operação. E isso só é possível quando ele faz um bom planejamento e precifica adequadamente seus serviços. Para tanto, precisa conhecer profundamente seus custos.

Formar preço apenas com base na média do mercado e na tabela referencial do sindicato das empresas de serviços contábeis pode ser um tiro no pé se o valor final não permitir o pagamento de todas as contas e ainda gerar lucro. Certamente, essas são importantes ferramentas para fornecer uma base comparativa, mas sozinhas elas não podem definir os valores praticados pelo seu escritório contábil.

Então, como fazer o cálculo de custos e chegar a um valor de honorário justo e rentável ao mesmo tempo? Primeiro, será preciso levantar as seguintes informações:

  • Tempo real dedicado à realização dos serviços contábeis: para precificar seus serviços com base nos custos é preciso saber quantas horas de trabalho podem ser vendidas. Para chegar a esse número, considere os dias úteis do mês e multiplique pela quantidade de horas trabalhadas. Lembre-se de excluir o tempo ocioso, como aquela importante paradinha para o café ou um momento de bate-papo para retomar a concentração;
  • Custo de cada funcionário por hora: liste o custo total de cada funcionário (salário, férias, 13° salário, FGTS, INSS, entre outros) e divida pelo tempo real dedicado ao trabalho encontrado na conta acima;
  • Custo de cada cliente por hora dedicada: sabendo quanto custa a hora de seus funcionários e o tempo dedicado a cada cliente, é possível chegar ao custo de atendimento. Se o custo da hora do funcionário A é de R$ 25 e ele dedica 2,5 horas para a empresa 1, isso significa que a empresa 1 custa para seu escritório R$ 62,50;
  • Custos diretos e indiretos do escritório de contabilidade: considere os insumos necessários para atender seus clientes, como canetas, impressora, tinta de impressora, papel e grampos, além dos custos para manter a empresa operando, como energia elétrica, internet, telefone, seguro de responsabilidade civil, impostos, limpeza, aluguel, manutenção do software contábil, entre outros;
  • Margem de lucro esperada: de acordo com o Instituto de Estudos Financeiros, geralmente as empresas estabelecem como meta de retorno o percentual de 15% ao ano sobre seu capital próprio. Você tem esse valor definido para o seu escritório?

Com essas informações preciosas em mãos, o planejamento pode ser feito com base na participação de cada cliente no faturamento do escritório de contabilidade. Sabendo quanto custa para que sua equipe possa realizar um atendimento de qualidade e obter a margem de lucro esperada, chega-se ao valor de honorário adequado para o seu negócio. Aí sim você pode comparar com os concorrentes e o sindicato.

Se o valor que você encontrou fazendo o cálculo de custos está muito acima do mercado, é importante revisar seus processos e verificar onde é possível ser mais produtivo e eficiente. Eliminar atividades manuais, como o processo de recebimento, conferência e organização de documentos dos clientes, além da digitação dos lançamentos contábeis, trará um ganho enorme para a rotina do escritório, por exemplo. Com isso, será possível baixar o custo operacional e praticar preços mais competitivos.

No caso que abriu este artigo, o gerente do bistrô sabia exatamente os gastos da empresa em cada atividade e, por conta de sua resposta inusitada, chamada por muitos veículos de “aula de economia”, o caso ganhou repercussão internacional. Depois de listar todos os custos, o profissional foi bem claro: “Na verdade, são as instalações que custam dinheiro, muito mais do que os ingredientes”.

O escritório contábil enfrenta a mesma pressão, pois precisa manter uma estrutura robusta e atualização constante para oferecer a seus clientes um serviço final de qualidade. Saber na ponta da língua todos os itens que formam seu preço é uma maneira muito interessante de mostrar o real valor do seu trabalho e permite ser tão convincente como foi o gerente do bistrô, que agora é conhecido e citado como exemplo em várias partes do mundo.

Contabilidade digital: sabe quais são os primeiros passos?  Assista gratuitamente um vídeo com dicas práticas sobre como ser um escritório  contábil digital. Assistir Agora

Quer acesso a materiais gratuitos exclusivos para Contadores?

Junte-se a mais de 100 mil profissionais e empresários contábeis e receba gratuitamente novidades e dicas sobre tecnologia, marketing e vendas para Contabilidade.