Como abrir um escritório de contabilidade pronto para atender

Abrir uma empresa contábil requer planejamento, um novo olhar para tecnologia e uma atenção especial à experiência do cliente. Confira dicas essenciais para alcançar seu próprio negócio na área da contabilidade.

Muitos universitários da área da contabilidade, por estarem constantemente estudando empresas e seus resultados, acabam por despertar o instinto empreendedor. Em contrapartida, conhecem também a grande dificuldade de empreender no Brasil, cuja burocracia pode gerar grandes receios no momento de tirar o planos do papel.

Mas, é justamente nesse ponto, que devem entrar em campo o planejamento, a resiliência e a coragem de absorver os riscos. Somente assim, é possível assumir as responsabilidades de iniciar e manter o próprio negócio na contabilidade.

Neste artigo, iremos abordar quatro dicas essenciais para que você, estudante ou profissional da área contábil, possa abrir sua empresa com segurança e qualidade.

Dica 1: Como se preparar antes de abrir seu escritório de contabilidade?

Antes de tudo é preciso considerar um diagnóstico e planejamento da sua vida financeira pessoal. Você deve mapear todas as saídas e entradas financeiras e iniciar um processo de redução máxima de custos. Livre-se de dívidas desnecessárias e levante o máximo de capital, seja de origem rescisória, de venda de algum bem ou de algum empréstimo.

O diagnóstico é essencial para que você não tenha surpresas, caso algo não saia como planejado. É aconselhável que você faça um caixa que sustente suas necessidades por 12 meses. Por exemplo, caso tenha um custo de vida de R$2.500/mês, o ideal é que você tenha guardado R$30.000. Lembre-se de considerar todos os custos essenciais como aluguel, luz, água, alimentação, combustível e outros.

Dica 2: O que a empresa contábil precisa ter para iniciar as operações?

A segunda dica também está ligada a diagnóstico, levantamento e mapeamento de necessidades. Mas, agora, é preciso focar na empresa contábil: pense no que é preciso ter minimamente para colocar sua operação para rodar.

É interessante notar que atualmente há uma exigência menor com relação a isso. Com a expansão do acesso tecnológico, variáveis vem sendo dispensáveis para iniciar operações e isso faz com que haja redução em alguns custos. Como, por exemplo, aluguel, armazenamento de papel e até mesmo materiais de escritório. Desta maneira, aconselha-se que tenha, no mínimo, um computador/notebook com qualidade para processamento de dados, um sistema contábil para inserção de informações e uma boa conexão de internet.

Deve-se tomar muito cuidado na classificação do que é custo/despesa da empresa e da pessoa física. Fica a critério do empresário segregar os gastos que são usados profissionalmente e pessoalmente — principalmente se a sede inicial for sua própria residência.

A tecnologia também permite ter sistemas contábeis menos híbridos, ou seja, com licenças de software por empresa. A Conta Azul Mais é um exemplo disso, já que oferece controle financeiro conectado às rotinas contábeis, tudo em uma única ferramenta. Além de reduzir custos, o empreendedor garante mais integração com seus clientes, gerando satisfação de atendimento e indicações de seu trabalho.

É válido também separar um valor para construção da sua marca. Isso é de grande relevância, principalmente se o objetivo é crescer e expandir os negócios. Uma boa impressão gera grandes resultados e isso vai muito além do nome, logotipo, registro de marca, site, materiais gráficos. É preciso pensar em propósito, impacto, público-alvo e outros aspectos.

Dica 3: Checklist para garantir um atendimento nota 10 – do marketing ao comercial

Para oferecer um ótimo atendimento, é de extrema importância que hajam processos e controles rigorosos, desde o marketing até o comercial. Para isso, deve-se incluir no planejamento inicial da empresa toda a estrutura voltada ao crescimento. Ou seja, ter metodologias próprias de venda, com diferencial para que hajam resultados efetivos. É interessante também criar nichos para atendimentos específicos, isso facilita a aquisição de leads.

O conteúdo também é totalmente relevante. Por isso, é preciso avaliar quais serão os canais de comunicação e direcionar suas mensagens para o público-alvo. Assim, os possíveis clientes têm uma visão clara de seu trabalho e identificam nele a solução para seus problemas.

Investir no impulsionamento de conteúdo pode ser decisivo, uma vez que terá uma visibilidade maior. Esse é um diferencial para quem deseja grandes resultados, mas, não esqueça: o marketing não é uma ciência exata, sendo assim, não há garantia de retorno.

Além disso, tenha um processo comercial bem definido. Mesmo que inicie sua empresa sozinho, cumpra o processo como se fossem metas, isso também é um diferencial. Quando entrar um possível cliente do seu serviço, use ferramentas para coletar informações, isso vai fazer diferença na hora do fechamento técnico e entrega de serviço com valor.

Dica 4: Tecnologia aplicada no escritório

Use a tecnologia como uma aliada em seu negócio. Você pode usá-la para aquisição de novos clientes, controle de setores, operações ou para atendimentos personalizados. São diversas as ferramentas disponíveis no mercado para que seu escritório decole. Utilize sempre pensando em otimização e agregação de valor. Abaixo, estão algumas ferramentas interessantes para uso no dia a dia de sua empresa.

Trello: Ferramenta focada na gestão de tarefas. É gratuito e pode ser usado em todos os setores da empresa. Tem várias funcionalidades extras, como checklist e inclusão de prazo, além de vinculações com outros aplicativos.

Pipefy: Ferramenta interessante e otimizada para usar no marketing e comercial da sua empresa

Acessórias: Ferramenta de controle de obrigações automatizadas, também conta com aplicativo.

Conta Azul Pro: Plataforma de gestão financeira. Conta com controle de vendas e compras e muitos tipos de relatório, além do famoso open banking que pode ser usada para contabilidade digital.

Conta Azul Mais: Plataforma de contabilidade online, vinculada à Conta Azul Pro. Processa informações de folha de pagamento, fiscal e contabilidade, de forma integrativa e automatizada. É muito útil operacionalmente, pois permite controlar o custo por cliente, uma vez que a licença é por empresa.

Negócio pronto, para abrir funcionando

Além de optar pela abertura do seu próprio negócio contábil, existe outra saída “a pronta entrega” conhecidas por franquias contábeis. São diversos os modelos de negócio ofertados por esse modelo. O mais utilizado é aquele onde o contador atua, com pouca demanda operacional, focando no aumento da carteira de clientes e agregando valor diretamente.

Os benefícios desse modelo de negócio são nítidos, como: know-how técnico/operacional, marketing/comercial, uso de tecnologias já aprovadas, grande margem de valor líquido e direito e uso de marcas já consolidadas. Isso facilita o crescimento do negócio e dispensa estrutura física, além de eliminar toda dor que se passa ao iniciar um negócio contábil do zero.

Lembrando que o serviço de franquia, não isenta o empresário contábil de manter suas metas, e de manter a qualidade no atendimento. Este é um serviço em conjunto, onde ambas as partes correm para resultados mais efetivos.

Você pode optar também pela terceirização de mão de obra, onde fica responsável exclusivamente pela parte comercial, deixando uma empresa terceirizada efetuando a operação.

E aí? Está pronto para abrir seu negócio contábil?