Os 8 maiores desafios de gestão em um escritório contábil

 

Os 8 maiores desafios de gestão em um escritório contábil

Tal qual você ensina a seus clientes, uma gestão correta é essencial para a sobrevivência e longevidade do seu negócio. E não há como gerenciar um escritório de contabilidade na base do “faça o que eu digo, mas não o que eu faço”. Será que você está pronto para enfrentar e vencer os principais desafios impostos a quem está à frente das operações?

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8 desafios da gestão contábil

O dia a dia de um contador é, de certo modo, semelhante à rotina enfrentada por seus clientes. Assim como ocorre com eles, há importantes obrigações a cumprir com o caixa para manter o controle financeiro e também com o gerenciamento dos recursos humanos.

Mas os desafios de gestão tem particularidades importantes em um escritório contábil. O assunto foi tema de artigo publicado no Accounting Today, um dos principais veículos voltados a contadores nos Estados Unidos, com sede em Nova Iorque. Vamos pegar carona na publicação e detalhar agora alguns dos maiores obstáculos com os quais você precisa lidar diariamente.

1. Integração entre times

A questão é particularmente desafiadora em escritórios com mais de uma unidade. Por um lado, há maior chance de reter talentos e de ter acesso a um grupo maior de clientes. Por outro, quando as diferentes ramificações do negócio não conversam entre si, podem surgir comportamentos ruins, como culpa e inveja.

Mas não é preciso ter mais de um escritório contábil aberto para essa situação desagradável surgir. Mesmo uma pequena empresa pode enfrentar ruídos de comunicação que trazem problemas à integração e prejudicam os resultados.

Como contornar esse desafio? Defina quem são os líderes (de cada unidade, setor ou área) e o envolva em uma discussão maior, que considere os interesses da empresa de contabilidade. O foco deve estar na melhoria dos processos internos, culminando na concretização das metas.

2. Comunicação efetiva e eficaz

Acabamos de destacar o papel da comunicação para trazer maior integração à empresa. Mas a sua função vai além e pode ser decisiva para o progresso de projetos e o desempenho das equipes.

Não corra o risco de tornar esse processo inconsistente e incompleto, limitando-se ao contato por e-mail com seus colaboradores. Um bom líder deve circular pessoalmente entre as diferentes áreas do escritório para ouvir o que eles têm a dizer. E quando isso não for possível, é válido utilizar recursos tecnológicos, como ferramentas online e comunicação por vídeo.

3. Logística da informação contábil

Se você é um contador do futuro, já recebe os documentos de seus clientes por via eletrônica, com total segurança. Contar com um sistema que possibilite esse método de trabalho não é luxo, mas uma necessidade nos tempos atuais, dado o crescente aumento no número de informações e também em razão do avanço tecnológico.

Mas, por vezes, uma consulta por e-mail ou até mesmo presencial para corroborar com a análise contábil pode ser necessária. Nesse caso, o desafio é logístico: como dar esse tipo de assistência, buscando completar sua tarefa com dados adicionais, tendo que lidar com custos de tempo e dinheiro?

Não parece haver melhor solução para vencer esse obstáculo a não ser tornar o seu escritório de contabilidade mais produtivo, fazendo mais por menos. Contar com uma equipe talentosa será de grande valia.

4. Baixas na equipe

Pode ser extremamente difícil para o seu escritório formar a equipe talentosa sobre a qual falamos antes. Encontrar os profissionais certos para a função que precisa demanda tato, poder de recrutamento e investimentos em capacitação.

Mas o mercado se movimenta de forma constante e a sua empresa pode não se confirmar como a melhor opção para o colaborador, que então decide apostar em novos ares.

Para evitar perder um talento, a melhor estratégia talvez seja investir na motivação de equipes. Não há uma receita única para alcançar esse objetivo, mas as chances de êxito aumentam conforme seu colaborador se sente valorizado e tem seus talentos reconhecidos.

5. Conhecimento do mercado

A habilidade contábil, por vezes, mascara uma deficiência comum aos gestores de todas as áreas. Não é por que você entende muito do assunto que está imune aos efeitos internos e também externos.

Como seus concorrentes estão se movimentando? O que eles apresentam como diferenciais e no que estão à frente da sua empresa? E os seus clientes, que vantagens veem em fazer negócios com você?

Você precisa definir um planejamento de gestão de forma a identificar claramente suas forças e fraquezas atuais e projetar as ameaças e oportunidades futuras. Já ouviu falar da Análise SWOT? Essa é a ferramenta perfeita para construir uma estratégia vencedora.

6. O cliente é rei

Essa dica é imprescindível a qualquer tipo de negócio. Seja um escritório contábil, uma mercearia ou uma grande construtora, o cliente será a razão de existir e é por ele que a sua empresa é aberta todos os dias.

Dito isso, faça uma reflexão: o quanto conhece e o quão bem se relaciona com aqueles que negociam com você? Conhecer seu histórico de pagamentos, estudar o comportamento de consumo e monitorar a sua satisfação são ações importantes para dar ao cliente uma solução para as suas demandas.

7. A mensuração do desempenho

Seu escritório contábil vai indo bem? Como você faz para responder a essa pergunta?

De fato, classificar o desempenho do negócio não é uma tarefa fácil, pois os resultados estão sujeitos a todo o tipo de influência, desde fatores internos, como a produtividade e a qualidade, até externos, como a economia e a concorrência.

Tudo pode ser usado como desculpa para um mau desempenho, mas aqui não estamos falando de justificativas, mas de soluções. Definir indicadores com padrões mínimos aceitáveis e treinar sua equipe para atingi-los pode ser decisivo — o que funciona muito bem com vendas, por exemplo.

8. A realização de lucros

Para este último desafio, vamos direto ao ponto: o que você diz aos seus clientes sobre a importância do controle financeiro para a saúde do negócio vale também para o seu escritório. Se você já ouviu aquele ditado “casa de ferreiro, espeto de pau”, vai entender.

O lucro só virá se você se dedicar à gestão, utilizar as ferramentas disponíveis, registrar tudo que entra e sai do caixa e conhecer custos para precificar melhor e conquistar clientes. A batalha é dura, mas você pode vencê-la. Estar convencido disso é o primeiro passo para também convencer.

Aprenda como gerenciar um escritório de contabilidade

Como vimos, os desafios em um escritório de contabilidade não são poucos e nem pequenos, mas não desanime: as dicas apresentadas neste artigo podem colocar o seu negócio no rumo certo. Se os resultados não estão próximos daquilo que definiu como ideal em seu planejamento, é hora de rever suas ações. Faça o que recomenda aos empreendedores e seja o gestor que sua empresa precisa.

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