Descubra como melhorar a gestão do seu escritório de contabilidade

Quer melhorar a gestão do seu escritório de contabilidade? Confira o nosso GUIA 2019, com desafios, oportunidades e dicas.

A gestão de um escritório de contabilidade é desafiadora, especialmente com as mudanças trazidas pela contabilidade digital e pela automação de processos.

E você considera que sua empresa contábil tem funcionado com excelência?

Ou consegue identificar alguma necessidade de melhoria nos processos internos, que tragam mais eficiência no dia a dia e resultem em melhores retornos no negócio como um todo?

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Se a resposta para a segunda pergunta for SIM, esse é um ótimo sinal.

No que diz respeito à gestão, é sempre vantajoso ter a capacidade de enxergar ainda mais longe e não se contentar com o que você tem, mesmo que os resultados já venham sendo positivos.

Possivelmente, com uma análise mais profunda e usando como base conceitos e cases de sucesso de outras empresas, o gestor consegue encontrar maneiras de inovar processos para chegar mais longe.

Neste post, temos dicas simples que são capazes de trazer resultados efetivos para gestão da sua empresa contábil. E o melhor: em pouquíssimo tempo.

Primeiro, vamos entender melhor quais são os desafios à sua frente.

Preparado? Então siga a leitura.

8 desafios da gestão no escritório de contabilidade

O dia a dia de um contador é, de certo modo, semelhante à rotina enfrentada por seus clientes.

Assim como ocorre com eles, há importantes obrigações a cumprir com o caixa para manter o controle financeiro e também com o gerenciamento dos recursos humanos.

Mas os desafios de gestão têm particularidades importantes em um escritório contábil.

O assunto foi tema de artigo publicado no Accounting Today, um dos principais veículos voltados a contadores nos Estados Unidos, com sede em Nova Iorque.

Vamos pegar carona na publicação e detalhar agora alguns dos maiores obstáculos da gestão de empresas contábeis.

1. Integração entre times

A questão é particularmente desafiadora em escritórios com mais de uma unidade.

Por um lado, há maior chance de reter talentos e de ter acesso a um grupo maior de clientes.

Por outro, quando as diferentes ramificações do negócio não conversam entre si, podem surgir comportamentos ruins, como culpa e inveja.

Mas não é preciso ter mais de um escritório contábil aberto para essa situação desagradável surgir.

Mesmo uma pequena empresa pode enfrentar ruídos de comunicação que trazem problemas à integração e prejudicam os resultados.

Como contornar esse desafio?

Defina quem são os líderes (de cada unidade, setor ou área) e o envolva em uma discussão maior, que considere os interesses da empresa de contabilidade.

O foco deve estar na melhoria dos processos internos, culminando na concretização das metas.

2. Comunicação efetiva e eficaz

Acabamos de destacar o papel da comunicação para trazer maior integração à empresa.

Mas a sua função vai além e pode ser decisiva para o progresso de projetos e o desempenho das equipes.

Não corra o risco de tornar esse processo inconsistente e incompleto, limitando-se ao contato por e-mail com seus colaboradores.

Um bom líder deve circular pessoalmente entre as diferentes áreas do escritório para ouvir o que eles têm a dizer.

E quando isso não for possível, é válido utilizar recursos tecnológicos, como ferramentas online e comunicação por vídeo.

3. Logística da informação contábil

Se você é um contador do futuro, já recebe os documentos de seus clientes por via eletrônica, com total segurança.

Contar com um sistema que possibilite esse método de trabalho não é luxo, mas uma necessidade nos tempos atuais, dado o crescente aumento no número de informações e também em razão do avanço tecnológico.

Mas, por vezes, uma consulta por e-mail ou até mesmo presencial para corroborar com a análise contábil pode ser necessária.

Nesse caso, o desafio é logístico: como dar esse tipo de assistência, buscando completar sua tarefa com dados adicionais, tendo que lidar com custos de tempo e dinheiro?

Não parece haver melhor solução para vencer esse obstáculo a não ser tornar o seu escritório de contabilidade mais produtivo, fazendo mais por menos.

Contar com uma equipe talentosa será de grande valia.

4. Baixas na equipe

Pode ser extremamente difícil para o seu escritório formar a equipe talentosa sobre a qual falamos antes.

Encontrar os profissionais certos para a função que precisa demanda tato, poder de recrutamento e investimentos em capacitação.

Mas o mercado se movimenta de forma constante e a sua empresa pode não se confirmar como a melhor opção para o colaborador, que então decide apostar em novos ares.

Para evitar perder um talento, a melhor estratégia talvez seja investir na motivação de equipes.

Não há uma receita única para alcançar esse objetivo, mas as chances de êxito aumentam conforme seu colaborador se sente valorizado e tem seus talentos reconhecidos.

5. Conhecimento do mercado

A habilidade contábil, por vezes, mascara uma deficiência comum aos gestores de todas as áreas.

Não é por que você entende muito do assunto que está imune aos efeitos internos e também externos.

Como seus concorrentes estão se movimentando?

O que eles apresentam como diferenciais e no que estão à frente da sua empresa?

E os seus clientes, que vantagens veem em fazer negócios com você?

Você precisa definir um planejamento de gestão de forma a identificar claramente suas forças e fraquezas atuais e projetar as ameaças e oportunidades futuras.

Já ouviu falar da Análise SWOT? Essa é a ferramenta perfeita para construir uma estratégia vencedora.

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6. O cliente é rei

Essa dica é imprescindível a qualquer tipo de negócio.

Seja um escritório contábil, uma mercearia ou uma grande construtora, o cliente será a razão de existir e é por ele que a sua empresa é aberta todos os dias.

Dito isso, faça uma reflexão: o quanto conhece e o quão bem se relaciona com aqueles que negociam com você?

Conhecer seu histórico de pagamentos, estudar o comportamento de consumo e monitorar a sua satisfação são ações importantes para dar ao cliente uma solução para as suas demandas.

7. A mensuração do desempenho

Seu escritório contábil vai indo bem? Como você faz para responder a essa pergunta?

De fato, analisar o desempenho do negócio não é uma tarefa fácil, pois os resultados estão sujeitos a todo o tipo de influência, desde fatores internos, como a produtividade e a qualidade, até externos, como a economia e a concorrência.

Tudo pode ser usado como desculpa para um mau desempenho, mas aqui não estamos falando de justificativas, mas de soluções.

Definir indicadores com padrões mínimos aceitáveis e treinar sua equipe para atingi-los pode ser decisivo — o que funciona muito bem com vendas, por exemplo.

8. A realização de lucros

Para este último desafio, vamos direto ao ponto: o que você diz aos seus clientes sobre a importância do controle financeiro para a saúde do negócio vale também para o seu escritório.

Se você já ouviu aquele ditado “casa de ferreiro, espeto de pau”, vai entender.

O lucro só virá se você se dedicar à gestão, utilizar as ferramentas disponíveis, registrar tudo que entra e sai do caixa e conhecer custos para precificar melhor e conquistar clientes.

A batalha é dura, mas você pode vencê-la.

Estar convencido disso é o primeiro passo para também convencer.

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Como melhorar a gestão da sua empresa de contabilidade

Como vimos, os desafios em um escritório de contabilidade não são poucos e nem pequenos, mas não desanime: as dicas apresentadas neste artigo vão colocar o seu negócio no rumo certo.

Se os resultados não estão próximos daquilo que definiu como ideal em seu planejamento, é hora de rever suas ações.

Para isso, preste bastante atenção a esta sigla:

Ciclo PDCA

Apesar de ser uma junção de complexas ações e metodologias, a gestão de diferentes empresas pode ser analisada sob alguns pontos básicos e comuns.

O ciclo PDCA é uma das maneiras mais simples e ao mesmo tempo eficientes de entender como deve ser feita a gestão de um negócio.

Mas a maior parte das empresas contábeis falha na aplicação do método.

Por isso, que tal entender de uma vez por todas a aplicação do PDCA?

A sigla em questão se refere a quatro etapas essenciais na gestão: PlanDoCheckAct.

Seguir essa ordem significa “montar” um processo que funciona da seguinte maneira:

Plan (planejar)

Consiste em definir as metas para um período específico, bem como os métodos e métricas que serão utilizados.

Ou seja, a etapa inicial é planejar os objetivos, de forma detalhada e aplicável (sem estabelecer metas irreais);

Do (desenvolver)

Em seguida, o gestor segue para a execução do plano, capacitando e direcionando as pessoas para suas funções. É a hora de colocar a mão na massa, efetivamente;

Check (conferir)

Esse é o momento da conferência: é preciso garantir que os resultados alcançados batam com as metas definidas em planejamento, sempre com atenção aos indicadores de desempenho de cada processo/tarefa;

Act (agir)

Por último e com base nas análises da checagem, o gestor e sua equipe devem direcionar seus esforços a implantar as melhorias necessárias nos processos, identificadas por meio da etapa anterior.

 

Comunicação na gestão contábil

Por meio dessas quatro etapas mencionadas, o PDCA permite medir, melhorar e gerenciar sua empresa contábil em pouco tempo.

Ainda assim, em muitos casos, há dificuldades em dar os passos iniciais para aplicá-lo.

Mas há um caminho das pedras, e ele envolve um valor importantíssimo da gestão: a comunicação.

O grande diferencial para que o ciclo PDCA funcione na sua empresa contábil com eficácia é manter o controle sobre todos os setores.

Não adianta pedir que cada setor o aplique sem participar de forma ativa do processo, especialmente nas fases iniciais, porque a maior parte do incentivo e orientações que a equipe precisa virá justamente do gestor.

Por isso, a dica é: esteja perto.

A melhor maneira de cumprir esse requisito tão importante é estabelecer reuniões semanais de acompanhamento com cada setor da empresa.

É interessante definir e cumprir uma duração para os encontros – dificilmente reuniões com mais de uma hora rendem como desejado –, bem como um horário fixo de início e encerramento.

Geralmente funciona melhor no início ou no fim do expediente, para não interferir nas demandas do dia a dia.

As reuniões semanais de acompanhamento têm como pauta principal a definição dos objetivos para os próximos 7 dias.

Para tanto, analisa-se também a semana que passou: o que foi feito, o que ficou para trás e por que ficou, quais as necessidades para conseguir cumprir demandas pendentes etc.

O modelo dos encontros se enquadra na gestão de curto prazo, que possibilita ao gestor estar mais próximo de sua equipe, entender suas dificuldades, ter maior controle sobre o cotidiano da empresa e as tarefas em andamento e, ainda, ajudar a equipe a retirar os obstáculos do caminho, encontrando as soluções para processos que estão travados.

Apesar de simples, essa dica traz resultados garantidos para seu negócio, e em pouco tempo.

Em duas semanas, já será possível perceber o maior envolvimento da equipe e o aumento do controle sobre cada setor, ocasionado pela proximidade que as reuniões proporcionam.

Foi exatamente assim a aplicação do método na Marco Contabilidade Consultiva.

Então, que tal botar a mão na massa?  

Agora que você já entendeu a importância de manter o ciclo PDCA rodando e o lugar do gestor nessa tarefa, é o momento de motivar a equipe a se inserir no movimento.

Defina o funcionamento da nova rotina na empresa, comunique aos colaboradores e coloque em prática.

Em seguida, é só acompanhar de perto os resultados e os feedbacks trazidos pela equipe.

E no seu escritório contábil, quais são os principais desafios de gestão? Comente!

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