Descubra como adotar a contabilidade online para revolucionar sua gestão

Quer entender melhor o que é a contabilidade online e como dar os primeiros passos nessa direção? Confira nosso guia.

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A contabilidade online é uma consequência da revolução digital, que permite ao contador deixar o trabalho manual para as máquinas e se concentrar no que agrega mais valor ao seu serviço. 

Embora represente uma oportunidade incrível para os profissionais da área, essa mudança ainda é vista, por muitos, como uma ameaça.

Por isso, este guia tem como objetivo desmistificar o significado desse termo e mostrar que as empresas contábeis podem ser mais rentáveis, expandindo sua carteira de clientes, e mais produtivas, entregando resultados com mais agilidade, qualidade e proximidade

O que é contabilidade online

A contabilidade online é uma evolução da área que oferece maior valor ao cliente e maior potencial de retorno para o contador, já que utiliza o poder da conexão digital para acelerar e otimizar o trabalho contábil.

É comum que essa transição para o digital deixe alguns contadores preocupados, como se o seu trabalho fosse desvalorizado pela tecnologia.

Mas a verdade vai no sentido contrário: com a contabilidade online, o contador pode mostrar o seu verdadeiro valor.

Se você está sempre correndo atrás da máquina, pensando no fechamento do mês, redigitando dados e sofrendo com o retrabalho manual, não deve ter tempo para mais nada, não é mesmo?

E esse tempo poderia ser empregado para analisar melhor os números de cada cliente, oferecer uma consultoria estratégica, atender a todas as suas dúvidas, ajudá-lo em casos de expansão ou redução de custos.

No fim das contas, a contabilidade online é uma chance de parar de correr atrás dos números e deixar que eles venham até você.

Parece complicado? 

Na prática, tudo está prestes a se tornar muito mais simples...

Benefícios da contabilidade online

Se os encantos da contabilidade online ainda não ficaram claros para você, não tem problema.

Para começarmos, responda a esta pergunta: onde está o seu cliente

Será que é preciso você se restringir apenas ao mercado local?

Claro que não!

É possível prestar serviços a empresas a quilômetros de distância do seu escritório e atender ao mercado tendo uma estrutura enxuta e com grande rentabilidade em seus serviços.

Como? Com a contabilidade online.

Pense comigo: se o Conselho Federal de Contabilidade e os Conselhos Regionais utilizam ferramentas digitais, se o fisco utiliza o meio digital para fazer os processos de fiscalização, controle e afins em relação aos contribuintes, e se você já utiliza os meios digitais para atender a todas essas demandas, por que o seu cliente precisa ser atendido fisicamente?

Vivemos uma revolução no mercado contábil, que mudou completamente o panorama das tecnologias empregadas pelo fisco, as plataformas de gestão com integração contábil e as interações dos clientes com o contador. 

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Com a tecnologia que temos hoje, você pode estar "do lado" do seu cliente todos os dias com o apoio da internet.

Então, por que não expandir a sua carteira de clientes para além da região onde sua sede está instalada?

Por que não ter clientes de outras cidades e estados (e até mesmo países)?

Isso pode ser realizado com baixo custo via tecnologia.

Mas e a entrega de documentos e reuniões com os clientes, como ficam? 

Essa é uma pergunta bastante pertinente.

Vou responder com outra pergunta: se hoje tudo parece ser digital e automatizado, por que o recebimento de documentos e a digitação precisam ser físicos e manuais?

Existem ferramentas totalmente online para isso!

Como a Conta Azul Mais, por exemplo.

É uma ferramenta gratuita para o contador que permite uma integração completa aos dados financeiros e documentos fiscais do seu cliente.

A Conta Azul oferece um canal direto entre gestor e contador.

De um lado, o gestor resolve toda a sua vida financeira com a plataforma de gestão, que automatiza e acelera as vendas e os números da empresa.

De outro, o contador pode receber diretamente os lançamentos e movimentos da empresa, inclusive com a visualização dos documentos anexados em cada uma das transações. 

Isso elimina a necessidade de enviar papéis ao contador.

Ganham o cliente e o contador em organização, segurança e tempo.

E quanto às reuniões?

Se você está distante fisicamente, a tecnologia permite que você marque presença por meio de ferramentas de conferência como o Skype e o Google Hangouts.

Então, para se aproximar ainda mais dos seus clientes, está na hora de adotar a contabilidade online.

Como oferecer um serviço de contabilidade online

A seguir, confira cinco passos para que você possa montar um serviço de contabilidade online:

1º Passo: Adote a tecnologia na contabilidade

imagem ilustrativa de como a tecnologia possibilita a contabilidade online

É impossível oferecer um serviço de contabilidade online sem o auxílio da tecnologia.

O primeiro passo é definir qual plataforma de gestão com integração contábil que você vai escolher.

A dica é a Conta Azul Mais, porque ela é gratuita e conecta você diretamente ao seu cliente, acelerando todos os processos contábeis e financeiros da sua empresa.

Imagine ter uma visão completa do financeiro do seu cliente e importar todos os dados facilmente para o seu sistema, além de produzir relatórios e fechar o mês rapidamente, sem retrabalho e com o mínimo de digitação? 

Tudo isso está à disposição com a Conta Azul Mais, sobre a qual falaremos em breve.

Antes, vale a pena analisar outras tecnologias que você terá que adotar.

  • Contatos rápidos: WhatsApp é uma forma fácil de se conectar aos seus clientes
  • Gestão de tarefas e pendências: um sistema de gestão de tarefas, como o Trello, pode ajudar na rotina
  • Videoconferência: Google Meet e Skype são duas plataformas confiáveis, rápidas e gratuitas.

Esses são apenas alguns exemplos de ferramentas, mas servem para você ter uma dimensão de todo o planejamento que será necessário a partir de agora.

2º Passo: Prepare a equipe

equipe preparada

Por trás de toda essa tecnologia, é imprescindível que você tenha uma equipe preparada para atender a essa nova demanda digital.

Esses novos clientes vão precisar ser atendidos de uma forma diferente da convencional, afinal eles podem estar a quilômetros de distância.

O time precisa estar preparado para se tornarem mais consultores de negócios do que meros digitadores de lançamentos.

Isso exige uma mudança de pensamento e postura.

É um trabalho que envolve motivação, conhecimento e comprometimento com o sucesso do cliente.

Essa transação de função é extremamente motivadora para o profissional contábil e ajuda a reter muito mais o time do escritório.

Quer ver a sua equipe motivada e produtiva?

Invista em uma nova perspectiva do papel do contador para as pequenas empresas.

3º Passo: Treine os clientes

treinar o cliente é função estratégica do contador como consultor

Para que esse nova modalidade de serviço funcione, é preciso que o seu cliente esteja decidido a colaborar com o próprio sucesso e organização.

Muitas vezes, o caminho será toda uma reeducação financeira.

É aí que entra o papel de consultoria do contador em indicar uma ferramenta de gestão que traga benefícios para o cliente e, ao mesmo tempo, ajudá-lo a utilizar essa ferramenta para que o escritório também seja beneficiado.

É uma relação ganha-ganha: o cliente organizado tem mais informação para tomada de decisão e suas chances de sucesso aumentam.

O contador ganha produtividade e tem o cliente por muito mais tempo, crescendo junto e apoiando na gestão.

4º Passo: Adote uma postura consultiva

site configurado como vitrine do seu negócio contábil

Agora que você tem mais tempo, pode se dedicar mais a ajudar seus clientes. Para isso, é preciso investir em atendimento e entender melhor a realidade de cada um deles.

Quais são as suas dores atuais

E como você pode auxiliar?

Talvez um deles esteja às voltas com redução de custos, mas não consiga fazer uma análise precisa de sua situação.

Talvez outro esteja pensando em expandir seu negócio e investir pesado em tecnologia, porém não consiga calcular corretamente o custo desse movimento.

Para essas e muitas outras situações, o contador é a figura ideal à qual recorrer, já que se trata de um profissional que domina todos os conceitos financeiros e contábeis.

Mas é bem possível que esses clientes não saibam que podem contar com a sua ajuda nessas horas, não é mesmo?

Então, assuma uma posição de consultoria e, aos poucos, comece a cobrar mais por seus serviços.

5º Passo: Faça marketing da contabilidade online

marketing digital para contadores

Para se tornar um escritório de contabilidade online, o marketing contábil digital é muito importante. Sem ele, o aumento da receita será bem mais difícil.

Lembre-se: você terá mais tempo para atender e captar clientes, e o marketing digital será o seu melhor aliado na missão de expandir suas receitas.

E por onde começar?

Vale tentar entender, primeiro, em quais mídias o seu público se encontra. 

Quais são os canais que os seus clientes frequentam?

Com essa pequena pesquisa, você pode dar os primeiros passos para definir a criação de páginas em redes sociais, criar um blog, adequar seu site e investir em e-mail marketing. 

Depois, vale a pena elaborar um planejamento editorial para tentar descobrir assuntos sobre os quais os seus clientes e prospects têm interesse.

Dessa forma, você atrai usuários para os seus canais, demonstra autoridade no assunto e, por fim, vende os seus serviços de contabilidade online. 

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Contabilidade online com a Conta Azul Mais

Agora que você está conheceu a contabilidade online, vou te contar por que escolher a Conta Azul Mais para ser a sua ferramenta de trabalho.

É uma solução gratuita para contadores,  funciona 100% na nuvem e reúne todas as rotinas da contabilidade em um único sistema.

Com ela, você integra os dados dos clientes com seu sistema contábil, importa notas fiscais automaticamente, acelera os fechamentos, gera relatórios e muito mais — tudo em poucos cliques.

Se você já teve problemas com outros sistemas, que mais atrasavam sua vida do que facilitavam, a Conta Azul Mais vai surpreender pela agilidade e simplicidade.

A ideia é ajudar você a produzir mais e melhor, acelerando rotinas e automatizando tarefas para ganhar tempo. 

Quer ver como a Conta Azul Mais pode transformar seu trabalho?

Confira as principais funcionalidades:

Rotinas contábeis automatizadas

A Conta Azul Mais pode ser integrada à Conta Azul do seu cliente e a diversos bancos nacionais, para que você faça o fechamento de escrituração de forma automática e gere relatórios em tempo real.

Assim, bastam alguns cliques para gerar os livros diário e razão, saldos iniciais, balancetes, DRE e outros demonstrativos essenciais do dia a dia. 

Funções fiscais em segundos

Já pensou em gerar guias de pagamento e importar notas fiscais em instantes? Com a Conta Azul Mais, você consegue executar essas tarefas em lote, de modo 100% automático, incluindo as seguintes funções:

  • Busca e importação automática de NFS-e de SP
  • Importação de XML e NFS-e (modelo Abrasf v1.00)
  • Geração do DAS em lote
  • Lançamento de serviços tomados, aluguéis, compras, etc.
  • Lançamento manual de NFS-e e Livro de serviços 

Agilidade no departamento pessoal

Se você quer um controle mais ágil da folha, as funções da Conta Azul Mais foram pensadas sob medida:

  • Cálculo de pró-labore em lote
  • Geração de Sefip
  • Lançamento do resumo da folha (contabiliza e gera contas a pagar)
  • Cadastro de sócios e gestão de pró-labores

Gestão contábil otimizada

Além de facilitar seu trabalho com os clientes, a Conta Azul Mais também otimiza a gestão da sua empresa contábil.

Veja o que você pode fazer online e sem complicação:

  • Conciliação bancária integrada aos bancos
  • Controle recorrente de honorários
  • Emissão de NFS-e e boleto recorrente
  • Baixa automática de boletos
  • Fluxo de caixa

Painel do contador completo

O painel do contador é sua central de controle na Conta Azul Mais, no qual você tem uma visão ampla e clara da sua carteira de clientes. 

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Assim, você tem acesso rápido a todas as informações de pagamento, documentos e movimentações financeiras de cada cliente, com direito às funções:

  • Acesso à contabilidade na CA+ ou exportação para outros softwares
  • Lembretes de rotinas contábeis
  • Recebimento de notas fiscais dos clientes
  • Acesso controlado para cada analista

Além disso, toda a interface é intuitiva e muito fácil de gerenciar.

Com todas essas funcionalidades, a Conta Azul Mais consegue agilizar suas tarefas diárias e livrar você de ações repetitivas, como o backup e preenchimentos manuais.

Na plataforma, você fica sempre conectado ao cliente e integrado aos bancos, resolvendo qualquer pendência em tempo real — além de sincronizar a contabilidade com as finanças.

E o melhor: você nem precisa se preocupar com a implantação, pois o sistema funciona 100% na nuvem, com total segurança e estabilidade.

Não à toa, a Conta Azul Mais é a plataforma dos contadores do futuro, e você só precisa se cadastrar gratuitamente para começar a usá-la.

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