O que é Contabilidade Online? Um guia completo

 

O que é contabilidade online? Um guia completo

A contabilidade online é uma consequência da revolução digital que temos vivido nos dias de hoje e, por isso, este guia tem como objetivo desmistificar o significado desse termo e mostrar que as empresas contábeis podem ser mais rentáveis, expandindo sua carteira de clientes, mais produtivas por meio da tecnologia e podem, também, melhorar o atendimento aos clientes, com mais agilidade, qualidade e proximidade.

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Antes de qualquer coisa, gostaria de esclarecer que este artigo não é um incentivo à conversão do seu escritório contábil em um emissor de guias. Está muito longe disso!

Para começarmos, me responda esta pergunta: onde está o seu cliente?

O mercado contábil mudou. Que ações você vai tomar?  Dia D ContaAzul é um evento para contadores que buscam atualização diante das  mudanças do mercado. A partir de exemplos práticos de quem já fez acontecer,  descubra caminhos para crescimento para sua empresa contábil. Ver datas e locais   

Será que é preciso você se restringir apenas ao mercado local? Claro que não! É possível prestar serviços a empresas a quilômetros de distância do seu escritório e atender ao mercado tendo uma estrutura enxuta e com grande rentabilidade em seus serviços.

Como? Com a contabilidade online.

Por que oferecer um serviço de contabilidade online?

contabilidade online

Pense comigo: se o Conselho Federal de Contabilidade e os Conselhos Regionais utilizam ferramentas digitais, se o fisco utiliza o meio digital para fazer os processos de fiscalização, controle e afins em relação aos contribuintes, e se você já utiliza os meios digitais para atender todas essas demandas, por que o seu cliente precisa ser atendido fisicamente?

Vivemos uma revolução no mercado contábil. Desde as tecnologias empregadas pelo fisco até os sistemas ERPs contábeis, agregando serviços de gestão de documentos em nuvem, entre outras mudanças. Isso tem acontecido, independentemente da vontade das empresas e profissionais contábeis.

Outro fator importantíssimo: você não tem tempo! O seu cliente não tem tempo, o cliente do seu cliente não tem tempo e ter uma empresa contábil bonita, grande, bem equipada e apresentável não é mais sinônimo de sucesso.

Logo, devido a essa falta de tempo, a frequência de visitas dos clientes em seu escritório está cada vez menor, assim como a sua visita à empresa dele.

Dessa forma, para que o seu relacionamento com o cliente não esfrie (afinal, é um fator extremamente importante para a longevidade do escritório), é preciso achar outras formas de estar em contato com ele. Com a tecnologia que temos hoje, você pode estar "do lado" do seu cliente todos os dias com o apoio da internet.

Então, por que não expandir a sua carteira de clientes para além da região onde sua sede está instalada? Por que não ter clientes de outras cidades e estados (e até mesmo países)? Isso pode ser realizado com baixo custo via tecnologia.

Mas, Marcelo, e a entrega de documentos e reuniões com os clientes como ficam? Essa é uma pergunta bastante pertinente. Vou te responder com outra pergunta: se hoje tudo parece ser digital e automatizado, por que o recebimento de documentos e a digitação precisa ser física e manual?

Existem ferramentas totalmente online para isso! Como a ContaAzul para Contadores, por exemplo. Uma ferramenta gratuita que permite você fazer a integração contábil e download dos documentos comprobatórios anexos no sistema de gestão do seu cliente.

Como? A ContaAzul permite que o cliente anexe documentos facilmente a todos os lançamentos que faz no sistema de gestão. Seja uma conta paga, seja um recebimento.

tela do ContaAzul para Contadores mostrando o anexo de documentos contábeis

Isso minimiza ou, em alguns casos, até elimina a necessidade de enviar papéis ao contador todo mês. Ganham o cliente e o contador em organização, segurança e tempo.

Acompanhe nessa imagem abaixo:

 Download de documentos para o contador - tela do ContaAzul para Contadores mostrando

No último passo da exportação das movimentações financeiras do seu cliente, você poderá baixar os documentos que o seu cliente anexou nos lançamentos, todos de uma só vez.

Ou então, pode selecionar quais você deseja baixar na tela de resumo. Veja:

tela de resumo das movimentação financeiras do cliente

E quanto às reuniões? Se você está distante fisicamente, a tecnologia permite que você marque presença por meio de ferramentas de conferência como o Skype e o Google Hangouts. Use a tecnologia a seu favor e prepare-se para inovações no mercado de contabilidade.

Como oferecer um serviço de contabilidade online?

Anderson Hernandes, pioneiro em contabilidade online no Brasil explica:

Costumo dizer aos meus alunos que existem dois aspectos fundamentais para ter sucesso no mercado de contabilidade online: seguir uma metodologia e ter disciplina na aplicação da técnica para conquistar resultados.

Por isso, vou relacionar cinco passos para que você possa montar um serviço de contabilidade online:

1º Passo: tecnologia na contabilidade

imagem ilustrativa de como a tecnologia possibilita a contabilidade online

É impossível oferecer um serviço de contabilidade online sem o auxílio da tecnologia. Ser adepto às novas tecnologias é o primeiro passo para quem quer sair na frente no mercado contábil.

Ultimamente temos visto uma ruptura em várias segmentos convencionais graças à tecnologia. Alguns exemplos são as polêmicas entre Uber e taxistas, WhatsApp e operadoras de telefonia, assim como setores que perderam força, no caso as locadoras de vídeo, com a chegada do Netflix e demais aplicativos digitais.

Isso nos mostra uma coisa: quem não é adepto à tecnologia, infelizmente, está fadado ao fracasso!

Encontrar uma tecnologia que mais se adapta à realidade do seu cliente é fundamental para garantir a satisfação dele. Principalmente sistemas de gestão para manter as contas organizadas e que tenha a possibilidade de integração com o sistema usado no escritório.

2º Passo: equipe preparada para atendimento digital

equipe preparada

Por trás de toda essa tecnologia, é imprescindível que você tenha uma equipe preparada para atender essa nova demanda digital. Esses novos clientes vão precisar ser atendidos de uma forma diferente da convencional, afinal, eles podem estar a quilômetros de distância.

O time precisa estar preparado para se tornarem mais consultores de negócios do que meros digitadores de lançamentos. Isso exige uma mudança de pensamento e postura. É um trabalho que envolve motivação, conhecimento e comprometimento com o sucesso do cliente.

Essa transação de função é extremamente motivadora para o profissional contábil e ajuda a reter muito mais o time do escritório. Quer ver a sua equipe motivada e produtiva? Invista em uma nova perspectiva do papel do contador para as pequenas empresas.

Ângelo, diretor da Gerencial Auditoria e Consultoria, montou uma equipe que foi responsável pela implantação da ContaAzul em um grupo de clientes. Dê uma olhada no case de sucesso deles.

3º Passo: treinar o cliente

treinar o cliente é função estratégica do contador como consultor

Para que esse nova modalidade de serviço funcione, é preciso que o seu cliente esteja decidido a colaborar com o próprio sucesso e organização. Muitas vezes, o caminho será toda uma reeducação financeira.

É aí que entra o papel de consultoria do contador em indicar uma ferramenta de gestão que traga benefícios para o cliente e, ao mesmo tempo, ajudá-lo a utilizar essa ferramenta para que o escritório também seja beneficiado.

É uma relação ganha-ganha: o cliente organizado tem mais informação para tomada de decisão e suas chances de sucesso aumentam. O contador ganha produtividade e tem o cliente por muito mais tempo, crescendo junto e apoiando na gestão.

4º Passo: site preparado para a contabilidade online

site configurado como vitrine do seu negócio contábil

Esse passo é fundamental! Nada adianta você querer ingressar no mercado online sem um site preparado para receber clientes de todo o canto do Brasil.

A partir do momento em que você coloca o seu escritório na internet, você pode ser visto por qualquer pessoa, e por isso seu site precisa ser uma vitrine para os seus serviços e diferenciais do seu escritório.

Se o seu potencial cliente chegar até o seu site e gostar do que encontrar, é bem provável que ele faça o cadastro para receber um contato ou mais informações sobre os serviços oferecidos. Isso significa novas oportunidades de negócios chegando até você, e não mais você fazendo todo o esforço para buscar clientes.

5º Passo: marketing contábil

marketing digital para contadores

Em 2014, uma pesquisa realizada por Roberto Dias Duarte junto às organizações contábeis do Brasil revelou que menos de 40% dos escritórios realizam ações de marketing. Ao mesmo tempo em que 70% deles declararam que seu principal diferencial é o cumprimento rigoroso das obrigações acessórias.

Prestar um excelente serviço continua sendo fundamental, mas será que é suficiente para se destacar entre as mais de 50 mil organizações contábeis ativas registradas no Brasil e fazer seu escritório contábil progredir de forma significativa?

Para se tornar um escritório de contabilidade online, o marketing contábil digital é obrigatório para se obter sucesso. Sem o marketing, todos os passos anteriores serão apenas iniciativas, mas o seu real resultado não aparecerá.

Para te auxiliar nessa empreitada rumo a contabilidade online, o empresário contábil e palestrante Anderson Hernandes desenvolveu o curso Como Montar um Escritório de Contabilidade Online.

Esse curso foi criado especialmente para quem já possui um escritório de contabilidade e deseja conquistar clientes na internet com baixo custo de atendimento ou para novos contadores que ainda não são empresários contábeis e desejam abrir um escritório com investimentos reduzidos, sem gastar com estrutura física.

Contabilidade digital: sabe quais são os primeiros passos?  Assista gratuitamente um vídeo com dicas práticas sobre como ser um escritório  contábil digital. Assistir Agora

Siga as dicas desse artigo e certamente você terá êxito ao montar um escritório de contabilidade online.

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