Como ser um escritório de contabilidade digital

 

Como ser um escritório de contabilidade digital

O futuro, aos poucos, marca seu território no presente. Como consequência, o mercado muda, os concorrentes se movimentam e os clientes desejam outro tipo de atendimento. Neste cenário, quem não sabe como ser um escritório de contabilidade digital perde espaço.

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Houve um tempo em que havia dúvidas sobre a força do meio online. Fazer tudo pelo computador era algo que “não iria durar”. De certo modo, quem fez essa previsão acertou, pois ao computador se juntou o celular — e com força total.

Como resultado, as profissões e a prestação de serviços se modificaram. E, é claro, os contadores não ficaram de fora. Seja para atender seu cliente e para reunir as informações contábeis, seja para realizar a análise delas e emitir relatórios, notas e guias, tudo é feito pela internet, não mais em papel.

Se o futuro ainda não chegou até você, está mais do que na hora de descobrir como ser um escritório de contabilidade digital. Quem parar no tempo corre o sério risco de ficar para trás, perder clientes e ver a concorrência assumir a dianteira do mercado.

Saiba como ser um escritório de contabilidade digital

Para se tornar um escritório de contabilidade digital não há segredos. É preciso, contudo, livrar-se de qualquer preconceito. Por mais que você seja experiente e não aceite bem o smartphone, faça isso pelo seu cliente. Toda forma de resistência ao novo, agora e nos próximos anos, será prejudicial ao seu negócio.

Uma boa estratégia para começar é justamente ouvindo os clientes. E se você se pergunta como vai fazer isso, esqueça questionários em papel ou caixas de sugestões. Afinal, novos problemas exigem novas abordagens. Há ferramentas online que cuidam de tudo para você, como é o caso da SurveyMonkey.

Por falar nisso, é importante saber que existe todo o tipo de recursos e aplicativos. É um novo mundo para ajudá-lo na sua incursão digital. O que vai determinar quais tecnologias você deve utilizar é justamente o que a pesquisa de mercado revelar.

Se o seu público demandar meios mais eficientes para se comunicar com o escritório, vale testar o uso de WhatsApp, Skype, Hangouts, entre outros. Já se a prioridade for a organização de documentos, tarefas e projetos, há soluções como Google Agenda, Evernote, Trello e Runrun.it.

Você deve ficar atento para usar essas e outras ferramentas conforme se beneficiar delas. O importante é conhecer as possibilidades que se abrem, pois seu escritório pode ser mais produtivo e eficiente a partir das soluções online.

Para tanto, além dos clientes, é interessante ouvir sua equipe, não importa o tamanho dela. Cada colaborador pode sugerir um novo recurso ou mesmo um uso diferente para uma tecnologia já conhecida. Esse tipo de construção coletiva ajuda também no engajamento de todos. Afinal, você quer qualificar os resultados do escritório e crescer a partir da contabilidade digital, não é verdade?

Mas atenção: não enxergue as ferramentas como um bicho de sete cabeças. Busque se familiarizar com elas, experimentá-las e integrá-las gradativamente à rotina do escritório. E lembre que seus clientes também precisam passar por uma fase de transição se os processos relacionados a eles forem alterados.

Seu escritório ainda não está na nuvem?

Quando ser um escritório de contabilidade digital é a meta, poucas mudanças são tão vantajosas quanto o gerenciamento das informações na nuvem. Mais do que ter um sistema de gestão, o contador precisa que ele esteja integrado ao software do cliente. Entre outras vantagens, isso possibilita a importação dos dados de forma fácil.

Essa é uma demanda de mercado no Brasil e no mundo. Segundo pesquisa do Grupo Sleeter, 72% das pequenas empresas que trocaram de contador assim o fizeram porque o profissional anterior não utilizou a tecnologia para oferecer um serviço proativo. Ou seja, quem parou no tempo, perdeu a vez.

Já a empresa Xero, da Nova Zelândia, realizou um estudo global no qual identificou que as empresas contábeis baseadas na nuvem atraem 5 vezes mais clientes do que os demais escritórios.

Entre outras descobertas, a pesquisa também verificou que o aumento na receita de quem adota a tecnologia foi de 15% contra apenas 4% nos demais negócios do setor.

Perceba aí que são efeitos práticos no desempenho dos escritórios. Estamos falando de mais clientes, mais faturamento e curva ascendente!

Dada a necessidade identificada de automação contínua dos serviços contábeis, o Grupo Sleeter sugeriu, em seu estudo, algumas atitudes positivas para os contadores:

  • Rever o modelo de negócio para serviços de maior valor agregado. A sugestão é oferecer consultoria estratégica de negócios, planejamento tributário e serviços de contabilidade colaborativa, de forma que tanto o contador quanto seus clientes possam acessar os dados em tempo real;
  • Treinar equipes em novas tecnologias;
  • Estimular a possibilidade de colaboração usando várias ferramentas;
  • Usar e recomendar as tecnologias de contabilidade colaborativa para melhorar a atenção aos clientes.

É digital, é online ou é virtual?

Se você ouve falar em contabilidade digital, online, virtual ou 2.0 e teme ser engolido pelas novidades, perca o medo! Seja qual for o nome utilizado, estamos falando de um conceito moderno que vem para contribuir com a atividade contábil, não para substituir o contador por máquinas.

É sempre importante fazer essa advertência, pois a desconfiança existe e não se pode negar que atrapalha o crescimento de muitos negócios. Você precisa aprender como ser um escritório de contabilidade digital para disponibilizar ao cliente o serviço que ele deseja, da forma que ele gostaria de receber.

E como já vimos em resultados de pesquisas anteriores também no Brasil, não faltam oportunidades para agregar valor, posicionando-se como um parceiro do empreendedor para melhorar a sua empresa e os resultados alcançados.

Para usar tudo isso a seu favor, talvez só falte aliar as ferramentas digitais como um meio de entregar essa oferta. Que tal pensar a respeito?

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