Conciliação automatizada: algo para hoje - por Gestta

Como convencer clientes a contratar soluções que auxiliem na conciliação? Por que sua empresa contábil precisa abandonar o hábito de conciliar manualmente? Como a conciliação automática pode poupar tempo em sua empresa contábil? Confira essas e outras dicas neste artigo.

A agilidade é um benefício almejado pela maioria dos escritórios contábeis. É comum que profissionais desse ramo sofram com atrasos e pendências justamente porque as 8 horas diárias parecem não ser o suficiente. Se esse é o seu caso, talvez este artigo possa te ajudar.

Hoje falaremos sobre a automatização da conciliação bancária. Uma opção que pode reduzir horas de trabalho e dinheiro investido, além de otimizar diversos processos contábeis.

Descubra os benefícios oferecidos por um software desse tipo e saiba como implementá-lo em seu escritório contábil. Preparado? Então aperte os cintos e embarque nessa viagem rumo ao conhecimento.

Cadastre-se agoraO poder da automatização
Foi-se o tempo em que um escritório contábil era “decorado” com pilhas enormes de papel. Com o desenvolvimento da tecnologia, diversos processos foram impactados e transformados quase que radicalmente. Isso significa que investir em tecnologia nos dias atuais já não é mais uma forma de se destacar do concorrente, é um pré-requisito para se manter no mercado. Mas por que isso é tão importante?

De acordo com a EY, empresa que realiza pesquisas no setor tecnológico, uma conciliação manual pode aumentar os custos de um escritório contábil em até 60%, enquanto que a automatização de processos pode reduzir esses custos em quase 80%.

Agora imagine essa redução aplicada à competitividade. Seria muito mais fácil cobrir os preços da concorrência, oferecendo alta qualidade e dando conta de demandas cada vez maiores, não?

A melhor parte é que atualmente existem ferramentas capazes de automatizar um escritório inteiro. É o exemplo da Conta Azul Mais, que integra o financeiro de seus clientes ao seu escritório e automatiza inclusive a conciliação bancária, e do Gestta, uma solução que auxilia na gestão de processos, avisando sobre prazos, envio de documentos, e na organização de todo o escritório

Bons motivos para automatizar a conciliação bancária
Você já entendeu que a automatização de processos é essencial para o sucesso de um escritório contábil, mas em relação à conciliação bancária, o que um escritório contábil ganha ao investir na automatização? Confira 3 bons motivos logo abaixo:

1- Eliminação do retrabalho
Quantas vezes você ou alguém da sua equipe perdeu um tempão na conferência de informações durante a conciliação, mas no meio do percurso percebeu que algo estava errado e teve que começar tudo de novo? Isso é realmente frustrante, além de ser um grande consumidor de tempo.

Com a conciliação bancária automatizada, esse problema simplesmente deixa de existir. Isso mesmo, ele não é reduzido, mas eliminado, isso porque a conferência é automatizada e um trabalho que duraria semanas pode ser realizado em (pasme) minutos.

2- Relatórios eficientes
Ao automatizar os processos de conciliação e eliminar o retrabalho, fica muito mais fácil elaborar relatórios consistentes. As entradas e saídas poderão ser acompanhadas mais de perto e, com isso, os relatórios poderão ser alimentados com frequência e eficiência.

Esse acompanhamento realista e dinâmico permite, por exemplo, uma intervenção sempre que houver uma inconsistência ou até mesmo fraude.

3- Aumento de produtividade
Se o seu time contábil abandonou as planilhas e consequentemente não demora mais tanto tempo nas conferências de conciliações, isso significa que ele poderá se ocupar com outras tarefas. Com isso, o escritório ganha em produtividade.

Sendo mais direto, você consegue atender mais clientes, sem perder a qualidade nem aumentar a equipe. Além disso, os profissionais podem se dedicar a tarefas mais estratégicas como planejamentos e prospecções, dependendo da realidade de sua empresa.

Implantando a transformação digital em seu escritório
Deu pra notar que a automatização da conciliação bancária altera a rotina de praticamente todos os colaboradores de uma empresa contábil, não é mesmo? E como é possível imergir nessa transformação digital impactando positivamente as rotinas do escritório? É sobre isso que falaremos daqui em diante.

A primeira coisa que você precisa ter em mente é que esse tipo de transformação acontece de dentro pra fora, ou seja, todos os envolvidos precisam entender o porquê da mudança. Todos precisam se inteirar dos benefícios da mudança (lembre-se de que somos naturalmente avessos a ela) .

Além disso, os colaboradores precisam enxergam espaço para se inserirem nessa transformação de processos. Isso significa que eles precisam, por exemplo, enxergar espaço para sugerir mudanças em rotinas inadequadas visando análises mais inteligentes e evitando os retrabalhos.

Outro pilar importante da transformação digital em relação à automatização da conciliação bancária é a mentalidade inovadora. Colaboradores que, antes, estavam envolvidos em rotinas operacionais e repetitivas, agora podem ter a oportunidade de mesclar esse conhecimento com a ferramenta de automatização e com isso auxiliar a liderança.

O objetivo é que os colaboradores se tornem mais ativos nas tomadas de decisão, até porque são eles que lidam diariamente com a realidade contábil. Essa autonomia pode, inclusive, incentivar os colaboradores a buscarem soluções cada vez melhores para os problemas do cotidiano contábil.

Como convencer os clientes a participar dessa transformação
O que uma ferramenta de conciliação bancária automatizada pode fazer pelo seu escritório você já sabe, mas como “vender” essa ideia para o cliente?

Lembre-se de que a eficiência desse tipo de ferramenta se dá justamente na perfeita sincronização entre a contabilidade e o departamento financeiro do cliente. Ou seja, ele precisa utilizar softwares que permitam tal integração.

E a melhor forma de conseguir isso é mostrando a ele os motivos que levaram você a investir na mudança. Tente mostrar, por exemplo, que ao realizar a conciliação bancária automatizada você não deseja apenas ganhar tempo para atender mais clientes, mas entregar o serviço com o máximo de qualidade possível.

Explique que a conciliação automatizada evita o retrabalho e reduz as chances de erro. Com isso, seu cliente pode ter a certeza de que o fluxo de entrada e saída será acompanhado de perto e que qualquer sinal de erro ou incoerência nos dados do relatório serão detectados o mais rápido possível.

A conciliação bancária automatizada faz parte de uma inovação que não beneficiará apenas o seu escritório, mas as empresas de seus clientes. Além disso, ela pode ser o elo inicial para que vocês estabeleçam uma parceria duradoura e efetiva.

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