Imposto de Renda para contadores: como se organizar para lidar com essa demanda

Quando se fala em Imposto de Renda para contadores, sabemos que o período de declaração do IRPF costuma ser muito intenso. Afinal, nessa época é comum que escritórios de contabilidade acrescentem esse serviço à sua lista de atividades. Não é à toa que muitos contadores enxergam nessa alta demanda o seu “14° salário”.

Se a oportunidade de conseguir resultados é grande, então, o escritório precisa se preparar para atender a todos e ainda cumprir com as atividades do dia a dia. Do contrário, o que era para ser algo positivo — um aumento no faturamento e possibilidade de reter novos clientes — pode se tornar um pesadelo, com atrasos e reclamações.

Neste conteúdo, separamos tudo o que você precisa saber para se organizar melhor durante a época de declaração de Imposto de Renda, garantindo uma boa receita recorrente e a conquista de novos clientes. Aproveite também para conferir um infográfico com o passo a passo para lucrar mais e enfrentar o Leão.

Acompanhe os tópicos:

• Quais são as novidades do Imposto de Renda 2024?
• Quais os prazos do Imposto de Renda 2024?
• Como se organizar para lidar com a demanda do Imposto de Renda?
• Precificação: quanto cobrar para fazer o Imposto de Renda?
• Ferramentas que ajudam o contador na declaração do IR
• Vamos juntos enfrentar os desafios do IR?

Quais são as novidades do Imposto de Renda 2024?

A Receita Federal aumentou os limites de obrigatoriedade de rendimentos para o Imposto de Renda 2024. De acordo com as novas regras, os limites passaram para:

• Limite de rendimentos tributáveis passou para R$ 30.693,90;
• Limite de rendimentos isentos e não tributáveis passou para R$ 200 mil;
• Receita Bruta de atividade Rural passou para R$ 153.199,00.

Já a faixa de isenção para o Imposto de Renda 2024 passou a contemplar todas as pessoas com renda mensal de até R$ 2.112,00.

Para o Imposto de Renda 2024, a Receita Federal também determinou que quem possui bens e direitos no Exterior precisa declarar esses bens. Portanto, será obrigado a fazer a declaração quem:

• É titular de trust e demais contratos regidos por leis estrangeiras com características semelhantes;
• Optou por declarar bens, direitos e obrigações detidos pela entidade controlada no Exterior, como se fossem direitos retidos pela pessoa física;
• Optou pela atualização do valor de mercado de bens e direitos no Exterior.

Outra novidade é que houve algumas mudanças nas fichas de declaração. Com isso, será preciso identificar os seguintes itens:

• Tipos de criptoativos;
• Data de retorno ao país, quando não residente;
• Doações efetuadas em 2023 para Desporto, Reciclagem, Pronas e PRONON.

Leia também: O que é uma obrigação tributária e como alertar seus clientes?

Quais os prazos do Imposto de Renda 2024?

Veja abaixo quais são os prazos para entrega da declaração, pagamento de imposto devido e restituição.

Entrega da declaração

O prazo para entregar a Declaração de Imposto de Renda 2024 vai de 15 de março até 31 de maio. 

Os contribuintes que atrasarem a entrega vão ter que pagar uma multa de 1% ao mês-calendário ou fração de atraso. O valor mínimo da multa é de R$ 165,74 e o teto é de 20% do valor do imposto devido. 

Restituição do Imposto de Renda

Em 2024, a restituição do Imposto de Renda será paga em cinco lotes, com o primeiro em 31 de maio e o último em 30 de setembro. Veja abaixo todas as datas:

• 1º lote: 31 de maio;
• 2º lote: 28 de junho
• 3º lote: 31 de julho;
• 4º lote: 30 de agosto
• 5º lote: 30 de setembro.

Como se organizar para lidar com a demanda do Imposto de Renda?

No período de entrega das declarações de Imposto de Renda, a demanda costuma aumentar muito nos escritórios de contabilidade. Dessa forma, é preciso fazer um planejamento para minimizar os impactos na rotina e gerenciar o tempo de forma correta, garantindo que tanto as entregas do IR quanto as demandas do dia a dia sejam feitas nos prazos estabelecidos.

Pensando nisso, trouxemos algumas dicas do contador parceiro da Conta Azul e CEO da Confere Leão, Guto Caetano, e de Lucas Frank Vaz, também contador parceiro da Conta Azul e Diretor estratégico do Grupo MV.

Veja a seguir como organizar os processos no seu escritório durante o período de entrega da declaração do IRPF. 

Leia também: Conheça os prazos das obrigações acessórias e alerte seus clientes

Pense previamente na comunicação com o cliente

Se você tem clientes que fazem a declaração anualmente com você, já pode adiantar a comunicação e perguntar a partir de março, por exemplo, se eles irão optar por seus serviços neste ano. 

A partir daí, você também pode começar a enviar materiais informativos, com informações como os documentos necessários para fazer a declaração, as mudanças em relação ao ano anterior, prazos deste ano e quais as penalidades para quem entrega a declaração com atraso.

Pense também em qual será o canal de comunicação durante a coleta de documentos e preenchimento da declaração (e-mail, WhatsApp, telefone) e qual será o horário que você estará disponível para atender aos clientes. Não esqueça de informar tudo isso a eles.

Estruture a coleta de documentos

A coleta dos documentos necessários para fazer a declaração do Imposto de Renda é uma das principais dores dos contadores nesse período. Isso porque o envio depende dos clientes, e sem esses insumos, o contador não consegue fazer seu trabalho. Para evitar atrasos e problemas de comunicação, é importante criar um processo bem estruturado.

Delegue para um ou mais colaboradores, dependendo da demanda do seu escritório, a tarefa de informar aos clientes sobre o prazo para o envio dos documentos. Aqui, é importante destacar quais são os documentos, até que prazo os clientes devem enviá-los e quais são as consequências de um envio fora desta data, como uma taxa extra, por exemplo. 

O ideal é mandar esse comunicado por e-mail ou WhatsApp, para que o combinado fique registrado de forma escrita. Deixe claro também para o cliente como deve ser o envio: todos os documentos juntos? Por e-mail? Por WhatsApp? Ele deve subir os documentos em uma pasta na nuvem? Se for o último caso, não esqueça de enviar o link da pasta e liberar o acesso para ele.

Para facilitar o processo de entrega e evitar ter que entrar em contato com o cliente para solicitar mais documentos, o escritório pode enviar para cada pessoa um checklist com todos os documentos necessários. Abaixo, disponibilizamos para download grátis um modelo que você pode editar e compartilhar com os seus clientes.

Concilie o IR com os projetos atuais e divida a operação do escritório

Um dos maiores desafios desse período para os escritórios de contabilidade é conseguir cumprir a demanda do Imposto de Renda e continuar oferecendo um atendimento de qualidade aos demais clientes. 

Uma maneira eficiente de administrar essa situação é dividir a sua equipe em times. Uma opção é separar uma equipe apenas para fazer as declarações e outra para seguir com as demandas contínuas do escritório.

Outra forma de organização é dividir a demanda entre profissionais de nível júnior, que seriam responsáveis por coletar os documentos, preencher o programa e fazer os cálculos necessários, e contadores mais experientes, que fariam a revisão do trabalho antes do envio à Receita. 

Organize a equipe e crie scripts para abordagens e processos

Após fazer a divisão da equipe, é importante comunicar aos colaboradores quem deve fazer o que, para que todos estejam cientes sobre as suas responsabilidades. Organizar fisicamente o escritório para que pessoas com a mesma estejam próximas também pode ser uma opção para agilizar as trocas entre os membros do time.

Criar scripts de processos e de atendimento também pode ser importante para otimizar o tempo. Isso porque algumas pessoas podem não estar acostumadas a lidar direto com os clientes nem conhecer com profundidade os passos necessários para executar cada função. 

Assim, além de padronizar os processos, essas orientações podem servir para que o time entenda as atividades de forma mais simples e não precise ir atrás de respostas para perguntas comuns dos clientes. 

Avalie oferecer remuneração variável e benefícios extras a seus colaboradores

Enquanto por um lado a declaração do IR é uma oportunidade de gerar receita e ampliar a carteira de clientes, por outro ele se traduz em um impacto na rotina das empresas, que muitas vezes ficam no limite da capacidade para atender todas as demandas.

Dessa forma, pode ser comum que alguns profissionais precisem trabalhar durante os finais de semana ou além do que seria o expediente normal para dar conta das tarefas.

Se esse é o caso do seu escritório, pode ser interessante oferecer alguma bonificação para os colaboradores, para recompensá-los pelo trabalho árduo e também para que eles se engajem mais nas tarefas diárias.

Considere também proporcionar outros benefícios para quem fica mais tempo no escritório, como lanches e sorteios de brindes ou vouchers. 

Use a tecnologia para facilitar e otimizar os processos

Para agilizar o trabalho relacionado ao Imposto de Renda para contadores, o ideal é contar com tecnologias que facilitem o processo de recebimento de documentos, o contato com os clientes, a organização de demandas e os cálculos tributários.

Ao contar com essas ferramentas, será possível atender um número maior de clientes com qualidade e eficiência, sem deixar de lado as outras demandas do escritório de contabilidade.

Além de ferramentas de gestão e acompanhamento de IR voltadas a contadores, que apresentaremos mais abaixo, há outras que você pode utilizar para a organização do trabalho. 

Serviços de armazenamento na nuvem, como o Google Drive, podem ser usados para receber e centralizar os documentos dos clientes. Já aplicativos de agenda são úteis para organizar o tempo e separar os horários em que o contador vai trabalhar na declaração de cada cliente.

Precificação: quanto cobrar para fazer o Imposto de Renda?

É fundamental que o contador estabeleça um preço justo para o seu trabalho, já que se trata de uma tarefa importante e de grande responsabilidade. Considerando esse fato, estabeleça um valor mínimo por declaração e não cobre menos do que isso. 

Porém, esse preço pode variar de acordo com a cidade e região em que você presta seus serviços. O indicado para não cobrar muito a mais ou a menos é que você faça uma pesquisa entre os escritórios de contabilidade próximos para saber se o que você deseja cobrar está muito diferente dos valores praticados pelos concorrentes.

Uma alternativa para equilibrar os preços entre declarações mais ou menos complexas é oferecer planos de acordo com o volume de trabalho. Ou seja, quanto mais informações houver para preencher, mais tempo você terá que dedicar a ela e mais caro será o serviço.

Considere também agregar outros serviços e cobrar a mais por eles. Por exemplo, você pode oferecer um pacote mais caro ao fazer simulações para mostrar ao cliente em que situações ele pode pagar menos imposto de forma legal. Ou até oferecer um acompanhamento pós-declaração, alertando sobre o pagamento da DARF.

Além disso, é importante fazer um diagnóstico sobre o cliente para entender o quanto de trabalho você terá. Olhe a declaração do ano anterior para descobrir, por exemplo, se ele precisa declarar ganho de capital e livro caixa, e se esses cálculos já estão prontos ou você terá que fazê-los.

Você também pode fazer uma entrevista com o cliente, para não ser surpreendido por fatos que influenciam na complexidade declaração apenas quando já tiver fechado um valor pelo serviço e receber os documentos. Por exemplo, se ele negocia imóveis, o processo exigirá mais tempo de você.

Por último, mas não menos importante, é necessário organizar o processo de cobrança. Estabeleça quando e como os clientes vão pagar pelos serviços prestados e faça um controle de quem já pagou ou não.

Ferramentas que ajudam o contador na declaração do IR

Existem muitas ferramentas que podem ajudar no trabalho dos contadores que precisam fazer várias declarações de Imposto de Renda. Veja a seguir algumas delas:

• Confere Leão: possibilita o acompanhamento das declarações, faz a gestão das restituições, realiza análise do caixa e tem integração com a Conta Azul;
• Sieg IR: faz a automatização de rotinas, centraliza os documentos, possibilita o monitoramento das declarações e tem integração com a Conta Azul;
• IR Blindado: facilita a declaração dos contribuintes que fazem operações na bolsa de valores;
• ConferIR: faz o gerenciamento de pendências, armazena o histórico de declarações, permite o envio de checklists personalizados para os clientes e automatiza processos burocráticos. 

Vamos juntos enfrentar os desafios do IR?

O período de Imposto de Renda para contadores não é fácil, afinal, a demanda do escritório de contabilidade aumenta muito e os profissionais precisam se planejar bem para realizar todas as tarefas da melhor maneira possível e atender bem os clientes.

Por isso, é fundamental organizar os processos da empresa, delegar tarefas e investir em tecnologias para deixar esse trabalho mais eficiente e não sobrecarregar demais os colaboradores da empresa.

Para ajudar você ainda mais nesse período, preparamos uma série de conteúdos sobre Imposto de Renda para contadores com informações muito úteis para quem precisa lidar com uma alta demanda de trabalho nessa época do ano. Continue no blog da Conta Azul e confira todos os materiais disponíveis.