Delegar tarefas: o segredo do contador produtivo

 

Delegar tarefas: o segredo do contador produtivo

Você vive com a sensação de que fez muitas coisas durante o dia mas produziu muito pouco? Acha que não precisa repassar atividades porque consegue dar conta de tudo sozinho? Pois bem, esses são alguns dos sintomas típicos de líderes que não têm o costume de delegar tarefas.

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Delegar é o ato de transferir para outro a autoridade e responsabilidade para execução de uma tarefa inicialmente atribuída a você. De acordo com a coach e especialista em desenvolvimento organizacional Eliana Dutra, pesquisas de mercado sobre o perfil do executivo mostram que o brasileiro tem um dos estilos mais autoritários e centralizadores quando o assunto é repassar atribuições corporativas, dando ao país 75 pontos em uma escala de um a 100.

“Não é porque você é capaz de fazer algo que você deve fazê-lo”, ensina o coach de performance Marçal Siqueira, e complementa: “Muitas vezes, para se avançar em um projeto que vai render mais para sua empresa, vale dar uma atenção maior para este ponto e passar para outras pessoas o que é mais simples e operacional. É preciso distinguir o que precisa ser feito por você do que precisa ser feito para você”.

Se você realmente consegue resolver tudo sozinho, ótimo! Agora, responda: qual foi a última vez em que você parou para investir na sua carreira de contador do futuro, lendo livros e fazendo cursos, por exemplo? Há quanto tempo seu escritório contábil vem oferecendo aos clientes o mesmíssimo serviço, sem incluir nenhuma inovação que faça as pequenas empresas perceberem seus diferenciais perante a concorrência?

É por isso que a delegação de tarefas é vista como uma das principais estratégias que devem ser utilizadas em empresas que querem crescer e se destacar em um mercado altamente competitivo. Confira abaixo os benefícios gerados por ela:

1. Menos estresse para o contador

O trabalho do contador é crítico e de fundamental importância para o sucesso das pequenas empresas. Por isso, não é de se admirar que sua atuação decisiva traga grandes responsabilidades e também um grande estresse no trabalho. Gargalos, prazos, necessidade de estar sempre atualizado em relação às obrigações e trabalhar com concentração para não errar são apenas alguns dos desafios que fazem parte da rotina do contador e já suficientes para tirar seu sono quando a situação aperta.

Para amenizar isso, a solução é reservar um tempo para listar todas as atividades sob sua responsabilidade e avaliar se seria possível distribuir parte delas entre os funcionários do escritório. Essa aliviada na agenda ajuda a diminuir o estresse no trabalho, aumentar sua qualidade de vida e o tempo e a disposição para pensar em ações de crescimento para a empresa contábil.

2. Atendimento mais ágil e clientes mais satisfeitos

Quando o contador tem o hábito de se envolver em cada caso dos clientes, atividades importantes que só ele pode fazer acabam ficando paradas, como a contratação de novos funcionários, por exemplo. Outro efeito desfavorável dessa conduta é a lentidão no atendimento aos clientes, já que tudo precisa passar pela sua aprovação antes de ser resolvido. Isso porque, dada a extensa lista de atividades, chega uma hora em que fica difícil encaixar as solicitações de última hora.

Essa demora pode acabar até gerando insatisfação, e não é isso que você e seu escritório contábil querem, certo? Delegando tarefas e conferindo certo grau de autonomia para os funcionários tomarem decisões e resolverem problemas, o trabalho na empresa de contabilidade tem mais organização e produtividade, flui melhor e o atendimento às solicitações fica mais ágil, fazendo com que apenas os casos mais específicos e que demandem atenção especial cheguem à sua mesa.

Aqui você pode conferir quatro dicas para o contador ser mais produtivo no atendimento ao cliente — entre elas está a elaboração de guias de dúvidas frequentes, ou FAQ (Frequently Asked Questions) que abriguem informações relevantes para as pequenas empresas e agilizem as respostas às perguntas mais comuns.

3. Delegar Tarefas dá mais autonomia aos funcionários

Quando um cliente liga para seu escritório contábil para tirar uma dúvida ou solicitar a realização de um novo serviço é claro que ele prefere desligar o telefone já sabendo a resposta do que ouvir um “vou verificar e retorno mais tarde”. Certamente é o que você também sente quando precisa entrar em contato com algum fornecedor.

Essa autonomia dada aos funcionários, além de aumentar a satisfação e melhorar o fluxo de trabalho, passa aos clientes a segurança de que as coisas funcionam bem sem depender do dono do escritório. A imagem de organização e produtividade, por sua vez, características básicas de negócios que têm tudo para crescer, fica fortalecida. Outra questão importante aqui está associada à motivação da equipe: uma pesquisa realizada pela consultoria Fellipelli mostrou que 58% dos profissionais brasileiros precisam ter liberdade no ambiente de trabalho e se sentem mais à vontade para trabalhar de forma independente.

4. Consultoria contábil

Organizar o escritório de contabilidade por meio da delegação de atividades ajuda o contador a tirar do papel um projeto que tem tudo a ver com a nova realidade das empresas mais competitivas do setor contábil: o de ser muito mais para a pequena empresa do que simplesmente um contabilista de impostos, oferecendo serviços de maior valor agregado e capazes de contribuir para aumentar as chances de sucesso do cliente, ou seja, se tornar para ele um verdadeiro consultor de negócios.

Uma forma de começar a adotar essa postura é montar periodicamente relatórios personalizados de análise financeira para as pequenas empresas, os quais podem ajudar o cliente a direcionar melhor seus investimentos, por exemplo. Você pode fazer isso utilizando dados de referência do software de integração contábil. Para fazer essas análises e mostrar o quanto você se interessa pelo crescimento e desenvolvimento da empresa dele, no entanto, você precisa dispor de tempo e energia.

5. Mais negócios para o escritório

Adotar a postura de consultor de negócios vai, naturalmente, trazer novas oportunidades para o escritório contábil. Isso porque o contador terá maior disponibilidade para assumir essa nova oferta e descobrir oportunidades para prestar serviços de consultoria que gerem receita adicional para sua empresa de contabilidade. E, aí, quem vai começar a delegar atividades de confiança para o contador é o cliente, e você precisa estar preparado para isso!

Envolver mais os funcionários nos processos vai fazer com que também tenham condições de sugerir novos serviços (que podem vir a ser excelentes oportunidades), encontrar soluções para problemas e propor mudanças de organização e produtividade para que os processos sejam mais eficientes e rentáveis.

Muito se falou até agora sobre a importância de dividir suas atividades com os demais funcionários do escritório contábil. As tarefas a ser compartilhadas normalmente são mais simples e operacionais e extremamente importantes para o bom funcionamento do escritório, porém, de baixo valor agregado. Alguns exemplos de atividades que você poderia delegar são:

  • Compra e controle de insumos, como materiais de escritório em geral, e contratos de serviços como de limpeza e manutenção;
  • Atendimento inicial de solicitações de clientes com base nas FAQs;
  • Elaboração de documentação para admissão e demissão de funcionários do escritório;
  • Preparação e impressão de folhas de pagamento do escritório.

Outras tarefas operacionais como digitação dos lançamentos contábeis, importação dos documentos comprobatórios e geração de arquivos para envio à Receita Federal também podem ser delegadas: à tecnologia!

Um sistema de integração contábil ajuda na organização e formalização do workflow dentro do escritório, indicando também quem é o responsável por cada etapa do processo. O cálculo dos impostos a recolher dos clientes, por exemplo, é composto por três etapas: o cálculo em si (feito pelo analista contábil), a aprovação do cálculo (responsabilidade do contador) e a disponibilização das guias para o cliente, que volta para o analista contábil. Dessa forma, o contador tem em suas mãos um procedimento para controlar a execução das atividades e organizar o escritório de contabilidade.

Mas antes de sair por aí dividindo tarefas com seu time, vale a pena destacar aqui a importância de delegar as atividades certas para as pessoas certas. Você não pode pedir para o funcionário A, por exemplo, que tem um desempenho excelente na área fiscal, mas pouca habilidade e paciência para explicar procedimentos, que faça o atendimento inicial de novas solicitações ou cobranças de envio de documentos. Ao mesmo tempo, você pode pedir para a funcionária B, que tem capacidade de concentração, organização e produtividade de sobra, para coletar e digitar informações que vão ajudar na elaboração daquele relatório de análise financeira que você vai apresentar ao cliente na próxima reunião.

Uma das principais inseguranças das pessoas que não costumam delegar tarefas é o medo de que não sejam realizadas da forma correta e no prazo devido, o que é perfeitamente compreensível vindo de um profissional que zela sempre para que o cliente tenha ótimas experiências com seu atendimento.

A arte de delegar pode parecer difícil no começo, mas quando os primeiros resultados começam a aparecer e você percebe que pode acompanhar tudo de fora e interferir a qualquer momento com ajuda da tecnologia, ficará mais tranquilo e seguro. Afinal, quem disse que atividades relaxantes como ler, dormir e passar tempo com a família e os amigos também não são essenciais para garantir o ótimo desempenho do escritório contábil?

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