Como saber quando é hora de demitir um cliente do seu escritório contábil

Pensando em demitir um cliente que causa dor de cabeça ou que não está nos planos estratégicos do seu escritório contábil? Veja como decidir.

Pensando em demitir um cliente que causa dor de cabeça para o seu escritório contábil?

Ou por ele não se encaixar em sua nova estratégia de negócios?

Se ele atrasa pagamentos com frequência, não tem alinhamento com os valores da empresa, quer controlar o seu trabalho ou não é mais o seu foco de trabalho, talvez seja a hora de discutir esse relacionamento.

Mas é claro que essa decisão não é simples, principalmente porque ninguém quer perder clientes, e sim ampliar a carteira do escritório e gerar mais lucro, certo?

Então, como saber se um cliente específico é, de fato, prejudicial ao negócio?

Esse é um assunto delicado que demanda uma análise consistente do comportamento do cliente, da lucratividade do negócio e da sua capacidade de encontrar soluções.

Para ajudar, preparamos este guia com orientações sobre a demissão, critérios que devem ser levados em conta e cuidados fundamentais. Boa leitura.

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Por que demitir um cliente para a sua empresa contábil

Há muitas razões para você querer “demitir” um cliente.

Vamos tratar, a seguir, de duas possibilidades:

Ele é um mau cliente

Ninguém gosta de recusar trabalho, mas o custo-benefício de certos clientes é bastante questionável, não é mesmo?

Antes de tomar uma decisão, lembre que demitir um cliente requer cuidado, planejamento e avaliação crítica sobre a relação entre o escritório e quem contrata o serviço.

Mas quando a relação só traz danos ao escritório, é hora de bater o martelo.

É o caso, por exemplo, de clientes que trazem mais desgaste do que rentabilidade para a empresa.

Ou daqueles que prejudicam a credibilidade do escritório no mercado, fazendo propaganda negativa sobre os serviços que você oferece.

E não pense que recusar trabalho cabe apenas às empresas de grande porte, que já estão estabelecidas no mercado.

Em um artigo para a revista Forbes, a empreendedora serial Nellie Akalp afirma que a demissão de um cliente que gera desgaste emocional, físico e mental também é válida para quem está começando um negócio.

Afinal, se você não consegue manter um bom relacionamento com ele, o desgaste pode impedi-lo de aproveitar o trabalho, causando impacto negativo nas atividades efetuadas para outros clientes.

“Às vezes, a melhor maneira de expandir seus negócios é deixar de lado os clientes que estão impedindo o seu avanço”, afirma.

Ele não é o tipo de cliente que você quer

Talvez o seu cliente não seja mau — apenas não seja o tipo de cliente que você deseja atender.

A segmentação contábil é uma tendência atual e aposta em nichos de mercado.

Dessa forma, você vai se especializar em um tipo específico de empresa para atender ainda melhor e se destacar no mercado.

Veja alguns dos possíveis benefícios de se concentrar em uma única área de atuação:

  • Ganho de escala: com a padronização do seu tipo de serviço, você pode atender a um número maior de clientes.
  • Credibilidade: ao atender a um tipo específico de cliente, você ganha a fama e o reconhecimento de fazer um bom trabalho nesse mercado.
  • Fortalecimento do aspecto consultivo: essa dedicação a um nicho pode trazer uma especialização maior naquele assunto ou naquela área e favorecer uma contabilidade mais consultiva e estratégica, com maior percepção de valor. 

Dessa forma, você poderá investir nos clientes certos desde o fechamento do contrato e atender apenas um segmento específico, aumentando as chances de criar relacionamentos duradouros e positivos com quem contrata os seus serviços e atraindo outras empresas do setor.

Como decidir sobre a demissão do cliente

Mas, afinal, como ter certeza de que o cliente deve ser demitido do seu escritório contábil?

Lembre-se de que não é um mero desentendimento que justifica a eliminação dele da sua carteira de clientes.

A opção pela demissão deve ser bem pensada para que você não se arrependa da decisão ou reduza o faturamento no fim do mês a ponto de prejudicar o negócio.

Para ajudar, elencamos abaixo alguns critérios que pesam a favor da demissão de um cliente. Confira.

Se o cliente gera mais trabalho do que lucro

O primeiro indício de que você precisa demitir um cliente é o fato de ele gerar mais trabalho e dedicação do que lucro para o escritório. 

Claro que existem exceções, como projetos temporários que não rendem lucro imediato, mas que oferecem oportunidades de crescimento no longo prazo.

Mas, de modo geral, não adianta permanecer com um cliente que apenas prejudica o crescimento financeiro do seu negócio. 

Se o cliente controla o seu trabalho

Lembre-se de que os serviços contábeis demandam conhecimento técnico e prático, atualização constante e métodos bem definidos. 

Quando o cliente quer controlar o seu trabalho, não deixando que você empregue o papel de contador especializado, pode acabar prejudicando não apenas o andamento dos processos, mas sua credibilidade no mercado. 

“Quando se trata do trabalho real envolvido, você conhece as estratégias e as melhores práticas necessárias para fazer um bom trabalho”, destaca Jayson DeMers, em artigo para a revista Entrepreneur. 

De acordo com ele, se o cliente acaba gerenciando seu trabalho ou rejeitando suas recomendações, talvez o relacionamento não valha a pena. 

Se não existe comunicação com o cliente

A eficiência do escritório contábil depende, em grande medida, da capacidade de se comunicar com o cliente.

Afinal, informações e documentos devem ser entregues pelo cliente periodicamente para que você possa efetuar a contabilidade.

Quando o cliente não responde às suas solicitações, não gera feedback e não está disposto a conversar, há um indício de que ele não deve estar na sua carteira.

Se não há alinhamento de valores

Outro sinal de que você tem um mau cliente é quando falta alinhamento de valores entre ele e o seu escritório.

É o que acontece quando o cliente pede por uma atitude ilegal ou antiética da sua parte para favorecê-lo de alguma forma, por exemplo.

Quando se trata da área contábil, essa falta de alinhamento é ainda mais prejudicial, já que o contador precisa atuar dentro de uma série de requisitos legais.

Se o cliente sempre atrasa pagamentos

Mais uma vez, aqui entra a questão do dinheiro.

Um atraso esporádico pode até ser tolerado, e você tem maneiras de oferecer condições mais flexíveis ou fazer acordos com os clientes devedores.

Mas, quando os atrasos são recorrentes, o escritório não recebe pelo serviço realizado, e o tempo gasto poderia ser empregado para outros clientes.

Se o cliente fala mal do seu serviço

Tenha em mente que o cliente deve ser um parceiro do seu negócio, fazendo propaganda positiva do seu serviço bem prestado a outros clientes em potencial.

Quando ele fala mal do seu serviço e prejudica a sua imagem no mercado, então, ele não é um parceiro  — bem pelo contrário.

Nesse caso, vale considerar a demissão do cliente.

Se o cliente não se encaixa no segmento

Esse último caso é aquele tratado no tópico anterior, da dedicação a um nicho específico.

Nessa situação, a única dúvida é como conversar com ele e explicar essa transição para um modelo de contabilidade mais focado em outra área.

Assim, vale a pena explicar claramente qual é o seu posicionamento e indicar outras empresas que podem oferecer a ele um bom serviço.

Quais são os cuidados necessários antes de demitir um cliente

Agora que você conhece os critérios que indicam uma possível demissão do cliente, é hora de conferir alguns cuidados essenciais nessa hora.

Primeiro tenha em mente que é preciso analisar o cenário por completo.

Ou seja: quantos desses comportamentos inadequados são praticados pelo cliente?

Será que ele está, de fato, trazendo prejuízo para o seu escritório?

O problema em questão pode ser resolvido com alguma iniciativa sua, como a proposta de uma conversa franca com o cliente?

Essas hipóteses devem ser avaliadas com cautela, pois há chances de você solucionar o problema ao propor soluções ao cliente.

Avaliar indicadores, como índice de lucratividade, também deve fazer parte da sua rotina de gestão de clientes.

Mas, se você notar que o cliente é realmente prejudicial para o seu negócio, ou já tentou encontrar soluções sem sucesso, é hora de deixá-lo.

Nesse momento, a sinceridade e o profissionalismo são fatores cruciais para não prejudicar a sua imagem.

Se for necessário, demonstre que o comportamento do cliente não condiz com os valores ou políticas de relacionamento do escritório, ou que a falta de pagamento viola o contrato. 

Em outras palavras, sempre justifique a demissão com parâmetros claros e bem definidos.

Dependendo do tipo de desentendimento que provocou esse mal-estar, você pode até indicar outros escritórios contábeis para o cliente, mostrando profissionalismo e cautela.

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E aí, você tem lidado com muitos clientes que afetam o seu negócio?

Deixe a sua experiência nos comentários e indique estratégias que você utiliza para driblar esses conflitos.

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