11 dicas para abrir um escritório de contabilidade

Quer abrir um escritório de contabilidade e ser dono do seu próprio negócio? Veja como tirar sua ideia do papel.

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A primeira coisa que você deve ter em mente é que, sim, o empreendedorismo é o futuro para quem almeja se destacar na área.

E abrir um escritório de contabilidade é um sonho comum entre muitos que ainda estão na faculdade e entre contadores que hoje atuam como empregados ou autônomos.

Mas montar uma empresa contábil não é uma tarefa simples. Pelo contrário: ela é desafiadora e requer esforço e trabalho árduo.

Para facilitar sua vida, preparamos um guia completo com orientações para abrir um escritório, desde o plano de negócios à estratégia de divulgação da empresa.

Neste artigo, você também vai compreender a importância de adotar um sistema contábil integrado ao seu cliente para disparar na frente da concorrência.

Como abrir um escritório de contabilidade

A abertura do escritório de contabilidade é um assunto que já foi abordado aqui no blog, quando listamos perguntas fundamentais a serem feitas antes de criar o negócio.

Agora, vamos colocar esse plano em prática?

Confira algumas dicas para ser bem-sucedido nessa empreitada:

1. Monte um plano de negócios

Tudo começa pelo planejamento.

Provavelmente, você menciona o plano de negócios como um conselho para futuros empresários, certo?

Então, para se tornar um empresário contábil, você também não pode deixar de lado esse valioso documento.

É nessa etapa que você precisa responder qual será efetivamente o negócio que irá iniciar. Isso inclui prever:

  • Quais serviços irá prestar

  • Se o escritório será generalista ou escolherá uma segmentação

  • Qual será o seu público-alvo

  • Em qual diferencial você irá apostar para vencer a concorrência

  • Qual a viabilidade da sua proposta de empresa no mercado atual

  • Qual a necessidade de investimento inicial e sua capacidade de atendê-la.

O Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) disponibiliza um guia completo que ensina a fazer um bom plano de negócios.

Vale lembrar que, embora o plano de negócios seja fundamental para montar um escritório de contabilidade, essa ferramenta é importante também para planejar o crescimento da empresa.

2. Faça uma pesquisa de mercado

Fica claro que você precisa realizar uma pesquisa de mercado, pois necessita conhecer bem o terreno onde pisará, não é verdade?

Abrir um escritório não pode ser uma aventura, e você não precisa correr o risco de ser apenas mais um na multidão.

A pesquisa de mercado ajuda a identificar as oportunidades e riscos do mercado, as necessidades do cliente, as estratégias utilizadas pelos concorrentes e a ter uma visão abrangente da área.

Por isso, esse instrumento é obrigatório antes de montar um escritório contábil.

3. Faça um planejamento financeiro

Como já mencionamos em outro post no blog, o planejamento financeiro também é importante para concretizar uma ideia e faz parte do plano de negócios.

Mas ele merece uma atenção especial, já que aponta para as diretrizes que tornarão o seu negócio rentável em longo prazo, com fluxo de caixa sustentável e possibilidade de investimentos financeiros.

Há diferentes ferramentas que você pode utilizar nessa hora: análise SWOT, 5W2H e ciclo PDCA, por exemplo.

4. Faça um checklist

“Faça o que eu digo, mas não o que faço” ou “Em casa de ferreiro, espeto de pau” são dois ditados populares que podem ser utilizados para se referir à hipotética (e inaceitável) situação de falta de algum documento ou licença exigido para abrir um escritório de contabilidade.

Como as burocracias são muitas, faça um checklist para regularizar a sua atuação junto a todos os órgãos, sejam eles municipais, estaduais ou federais.

Por isso, a dica é entrar em contato com os órgãos relacionados à atividade: Junta Comercial, prefeitura, Secretarias da Receita Federal e Estadual.

Procure também pelos sindicatos e o Conselho Regional de Contabilidade (CRC) para receber apoio totalmente voltado às suas necessidades.

5. Defina sua localização

Um escritório contábil não se beneficia da instalação em um shopping, tampouco em uma zona rural, você concorda?

Em linhas gerais, o cenário ideal para o seu novo negócio depende muito do público que espera atingir.

Mas como regra básica, o contador não deve estar muito distante dos centros comerciais, para que possa ser acessado com facilidade por novos e antigos clientes.

Ao definir sua localização, considere também a necessidade de deslocamento, tanto para atendimento a empresas em suas sedes quanto para visitas a órgãos oficiais, como secretarias da Fazenda, delegacias da Receita Federal e Junta Comercial.

Quanto menos tempo perder nessas tarefas, melhor.

6. Pense no espaço que você precisa

Outro aspecto importante que acaba afetando a escolha do local para instalar o seu escritório está na estrutura que você pretende montar para ele.

No seu plano de negócios, você deve ter chegado a um número ideal de clientes que espera atender no mercado no qual irá atuar, certo?

Essa informação dará embasamento para definir o porte da sua empresa.

O próprio tipo de serviço que irá prestar influencia na necessidade ou não de delimitação de espaços, contratação de funcionários e aquisição de equipamentos, por exemplo.

É interessante prever ao menos uma recepção, uma sala para reuniões e uma sala para cada contador, já que as atividades demandam foco e concentração.

Se você optar por um sistema informatizado e seus clientes integrarem informações com o escritório por meio da tecnologia, poupará espaço, pois dispensará a reserva de uma sala exclusiva para armazenamento de documentos em papel.

Ainda sobre estrutura, embora não exista uma norma técnica brasileira específica para a montagem de um escritório de contabilidade, há várias outras que contemplam aspectos de segurança.

O Sebrae lista as principais delas neste link.

7. Capriche na montagem do time

De quantos profissionais você precisará no dia a dia?

Quais atividades poderão ser terceirizadas?

Ao prever a montagem da equipe, seja criterioso para garantir que haverá tranquilidade para o trabalho de todos.

Não vale dar a largada já sobrecarregando colegas ou mesmo contratando pessoas que acabarão com mão de obra ociosa ou utilizada em outra função.

Mas fique atento: conforme o negócio for crescendo, você não poderá mais acumular tarefas, como recepcionar clientes e atender o telefone.

Depois, não terá mais como responder a todas as demandas contábeis sozinho.

E, se o futuro for promissor, precisará de profissionais para cuidar da gestão financeira e administrativa.

8. Comece padronizando tarefas

Entre as dicas para abrir um escritório de contabilidade, sempre que possível, é indicado criar um método de trabalho.

Isso significa ter um calendário de rotinas e também um modus operandi para a realização de tarefas comuns.

Como as demandas tendem a ser muitas, e com prazos diferentes, a organização é fundamental para estar com tudo em dia. Não há como ter sucesso na sua empreitada se falhar com um cliente e fazê-lo pagar uma multa por isso, por exemplo.

9. Foque na qualidade dos serviços de contabilidade

É bastante provável que você inicie seu escritório sedento por clientes. Afinal, quanto mais, melhor, certo?

Nem sempre é assim que funciona.

Quando o assunto é construir um negócio sólido, você precisa conhecer a sua real capacidade de atendimento, dentro de um padrão mínimo de qualidade dos serviços de contabilidade.

A concentração em quantidade de clientes não demora a sobrecarregar a demanda de trabalho e ela pode ser pesada, abreviando a sua jornada pelo empreendedorismo.

A melhor forma de crescer, sem dúvidas, é conquistando o cliente com soluções eficientes, o que passa por agilidade, qualidade e preço justo.

10. Elabore uma estratégia de marketing

Desde os primeiros passos do seu escritório e durante toda a existência dele, é preciso se preocupar com a divulgação do negócio.

Em outras palavras, você precisa ter uma estratégia de marketing, por mais que tenha resistência ao tema.

Esse não é um gasto desnecessário, afinal, se não houver divulgação planejada, como atrair clientes?

O sucesso de uma campanha de marketing depende do foco na persona, que nada mais é do que um retrato fiel do seu público-alvo.

É preciso saber como ele gosta de ser acessado para que o investimento tenha o melhor retorno possível.

Em um artigo para o blog da agência Disruptive Advertising, a especialista em social media Ana Gotter afirma que ter um entendimento sólido da audiência e de suas motivações é essencial para uma estratégia digital.

“Isso será essencial porque irá te ajudar a avaliar em quais plataformas de marketing pode encontrar as personas, como elas estão interagindo com elas e o que elas querem ver de você”, pontua.

Tudo depende de estratégia, seja nas redes sociais, ao montar seu site de contabilidade, seja na criação e na alimentação de um blog, por exemplo.

Independentemente da sua estratégia, não esqueça de atender às normas de contabilidade, que estabelecem regras específicas para o marketing de escritórios contábeis.

Dependendo do seu perfil de cliente, também pode ser interessante apostar em ações de marketing offline, como anúncios em jornais e revistas empresariais, folders e panfletos.

11. Fique de olho nas oportunidades

Uma das melhores dicas para abrir um escritório de contabilidade e crescer é não perder nenhuma oportunidade de vista.

O bom posicionamento no mercado não combina com estagnação.

Busque parcerias e marque presença em eventos de entidades de classe na sua cidade ou região, como associações empresariais.

Essa é uma maneira de fazer uma boa rede de contatos que você poderá acionar no futuro.

Também faça sua adesão à Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis (Fenacon), mantenha-se atualizado e acompanhe a movimentação do Conselho Federal de Contabilidade (CFC) e suas regionais.

Além disso, sempre que houver a oportunidade de inovar, aposte nessa prática.

Em um artigo para a revista Inc., o coach de negócios Gordon Tredgold dá quatro razões para inovar: favorece o crescimento, dá um diferencial perante a concorrência, satisfaz as necessidades do consumidor e atrai os melhores talentos.

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Conselhos de quem já abriu seu escritório de contabilidade

Que tal aproveitar os conselhos de profissionais que já passaram pelo desafio de montar um escritório de contabilidade?

A página da Conta Azul Mais no Facebook instigou seus seguidores a registrarem um conselho para quem ainda vai se formar na área contábil.

Apesar de a ação não ter sido proposta com qualquer caráter de pesquisa de opinião, chama a atenção como determinadas palavras e expressões aparecem repetidamente entre as dicas.

Amor pela profissão, ética, moral, coragem, dedicação, conhecimento e atualização são dicas bastante comuns entre aqueles que já estão trabalhando na profissão que escolheram.

Mas mesmo entre eles, há muitos que talvez desejam deixar a atuação como autônomos e busquem dicas para abrir um escritório de contabilidade.

Afinal,  tornar-se um empresário contábil agrega ao contador o cargo (e as responsabilidades) de empreendedor.

Elencamos abaixo alguns dos melhores conselhos dos seguidores no Facebook:

1. Conheça a responsabilidade

“Nessa profissão, o mais importante é amar o que faz, porque é muita responsabilidade, os prazos e as multas não são brincadeira, então, você fica com o sistema nervoso abalado. Mas eu amo o que faço e, graças a Deus, tive a certeza disso já na época em que fazia faculdade.”

O que a Rosy de Paiva diz faz todo o sentido.

Abrir um escritório de contabilidade aumenta ainda mais essa pressão por resultados que, às vezes, parte do cliente e, em outras, do próprio contador.

Esteja ciente dessa responsabilidade antes de ter seu negócio próprio na área.

2. Agregue valor ao cliente

“Ofereça valor, seja companheiro, estude sempre, inove e, o principal, tenha amor ao que se propõe a fazer. Dinheiro é consequência do seu dia a dia.”

Em uma só frase, Geovani Scalioni deu dois conselhos que já mereceram abordagem especial aqui no blog, sobre agregar valor ao cliente e sobre a necessidade de inovar na contabilidade.

Se você deseja ter um escritório, pense nisso!

3. Cogite a especialização

“Se tiver a oportunidade de entrar para a carreira de auditoria, será muito bom, pois além de você ver sua evolução no conhecimento e carreira, você vê a contabilidade em sua essência e nos mais diversos mercados.”

A dica de Victor Manuel Duarte Junior é específica sobre o ramo da auditoria contábil, que certamente é uma das excelentes oportunidades para abrir um escritório de contabilidade no Brasil.

E para o profissional já estabelecido e que deseja crescer, especializar-se em outra área e segmentar sua atuação pode render bons frutos.

4. Estude e atualize-se

“Leia e estude as NBC desde o 1° semestre.”

Apesar de ser um conselho curto e direto, o que Ellen Priscylla fala tem grande importância.

As normas brasileiras de contabilidade são constantemente atualizadas.

Dessa forma, não há como abrir um escritório e oferecer um bom serviço ao cliente sem conhecer em detalhes o que esses regulamentos preveem.

5. Mantenha-se firme em atendimento às normas éticas

“Muitos chegarão à sua esquerda e tentarão lhe induzir a fazer coisas erradas, mas seja forte que tu não serás induzido.”

Abrir um escritório contábil, por vezes, coloca o empreendedor diante de obstáculos para manter clientes.

Como lembraram Salmeiron Júnior e outros seguidores no Facebook, nem sempre a empresa atendida deseja fazer tudo certo e sequer compreende ou dá valor à informação contábil.

Manter-se firme eticamente é um dever!

E estimular seu cliente a fazer o mesmo é o desafio.

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Adote um sistema para escritório de contabilidade

Hoje em dia, ter um sistema para escritório de contabilidade que dê apoio ao trabalho do contador é essencial.

Afinal, os contadores não precisam mais gastar tempo com tarefas burocráticas de pouco valor agregado.

O ideal é que esse profissional esteja centrado na análise de dados e na criação de estratégias contábeis e financeiras para as empresas que atende.

E para isso, a Conta Azul acaba de lançar uma plataforma inédita no mercado brasileiro: a Conta Azul Mais.

Trata-se de um novo conceito de plataforma que conecta, em tempo real, o contador, o cliente e todo o ecossistema financeiro, como fintechs e bancos.

Toda troca de informações contábeis é feita de forma automatizada, permitindo que o contador e o cliente trabalhem com dados atualizados a todo instante por meio da nuvem.

O conceito de Contabilidade em Tempo Real, que é funcionalidade exclusiva da Conta Azul Mais, representa o aumento da produtividade em serviços de contabilidade.

Com o sistema, os dados ficam mais organizados e assertivos para que o contador mantenha foco total na análise estratégica dos clientes.

Imagine montar um escritório de contabilidade com essa plataforma de antemão.

Não apenas você terá um diferencial competitivo, como poderá entregar um trabalho de altíssimo valor para os seus clientes.

Pronto para abrir seu escritório de contabilidade?

Neste artigo, você viu algumas valiosas dicas para abrir um escritório de contabilidade.

Se você ainda está estudando ou pretende ter um negócio próprio, não deixe de colocar essas recomendações em prática.

Lembre-se: o caminho do empreendedorismo não é fácil.

Mas ele é enriquecedor  — e não somente no sentido financeiro, mas nas oportunidades que se abrem junto com a empresa.

Com um bom planejamento de como será o negócio, uma estratégia de divulgação, atualização constante e um atendimento qualificado, as chances de ter sucesso no escritório de contabilidade são ainda maiores!

E se a Conta Azul puder ajudar de alguma forma com seus produtos e serviços, ficaremos felizes em contribuir.

Agora, que tal compartilhar sua experiência nos comentários deste artigo?

Vale contar o que está planejando para o seu novo escritório de contabilidade ou suas principais dúvidas para a abertura do negócio.

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