Gestão contábil: 9 desafios e suas soluções

 

Gestão contábil: 9 desafios e suas soluções

O contador tem exercido um novo papel junto ao cliente, pois cada vez mais se posiciona como aliado para que as empresas qualifiquem seus resultados. Mas como diz aquele velho ditado, “casa de ferreiro, espeto de pau”. Como você tem cuidado da gestão contábil do seu próprio escritório? Neste artigo, vamos apresentar uma reflexão a respeito.

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Você é um bom gestor?

Vamos começar com uma provocação: você se considera um bom gestor? Então, responda às seguintes perguntas:

  • Você analisa periodicamente o balanço da sua empresa e faz análise dos indicadores financeiros?
  • Tem um bom controle financeiro do seu negócio e sabe exatamente quanto lucra mensalmente?
  • Consegue identificar quais são os principais problemas da sua empresa e tem um plano de ação para resolvê-los?
  • Seus funcionários têm um bom desempenho e você aproveita ao máximo o potencial de cada um?

Se você respondeu “não” para alguma dessas perguntas, certamente precisa dar mais atenção à gestão contábil da sua própria empresa.

9 desafios e soluções da gestão contábil

Para ajudar você nessa missão, confira quais são os principais desafios do contador enquanto empresário e também as soluções possíveis para cada um:

1. Falta de conhecimento em gestão contábil

Vamos começar falando sobre um dos principais problemas que os donos de escritório encontram: falta de conhecimento para gerenciar o seu negócio.

O contador possui uma boa bagagem no que diz respeito à análise, especialmente para mensurar os resultados das empresas com base nos relatórios gerenciais, mas a gestão vai muito além disso.

Para efetivamente gerenciar o seu escritório contábil, é necessário ter conhecimento em diversas áreas da empresa, além de conseguir liderar a sua equipe.

Como solução ao desafio, o empreendedor contábil deve buscar conhecimento em assuntos ligados à gestão empresarial, empreendedorismo e, especialmente, colocar em prática o que foi aprendido.

Veja a seguir algumas formas de aprimorar seus conhecimentos em gestão contábil:

  • Faça cursos de gestão empresarial;
  • Participe de grupos de mentoria;
  • Leia livros sobre gestão empresarial;
  • Consuma conteúdos gratuitos, como os que oferecemos no nosso blog;
  • Busque ajuda do Sebrae;
  • Procure conteúdos de sites especializados em empreendedorismo, como o da Endeavor.

2. Controle financeiro

Com certeza você orienta seus clientes sobre a importância do controle financeiro empresarial, não é mesmo? Mas a grande questão é: você também realiza uma boa gestão dos recursos no seu escritório contábil?

Para que seu negócio seja rentável, é necessário analisar e ter controle de todas as despesas e receitas empresariais. Somente dessa forma será possível saber se seu preço está condizente com a realidade da sua empresa. Sim, você provavelmente sabe muito bem disso. Mas como aplicar?

A solução, nesse caso, é abandonar as planilhas eletrônicas e usar um bom sistema de gestão. Dessa forma, todos os dados de movimentação de dinheiro serão informados dentro do sistema, sendo integrados automaticamente com o módulo financeiro.

Dê preferência aos sistemas que possuem fluxo de caixa integrado, pois assim será possível ter informações automatizadas, facilitando ainda mais o seu controle financeiro.

Se necessário, contrate também um funcionário específico para cuidar das contas empresariais. É um investimento para que você possa utilizar seu tempo cuidando da gestão contábil e, dessa forma, reduzir seus trabalhos operacionais.

3. Definição do preço da prestação de serviço

Definir o preço do seu serviço mensal de contabilidade pode ser algo complicado para muitos profissionais. Afinal, quanto vale a sua hora?

Para solucionar esse problema e definir o valor da sua prestação de serviço, além de pensar no valor da sua hora, é essencial saber quais são todos os gastos fixos e variáveis da sua empresa.

Primeiro, você deve ter todas as contas pagas, para só então receber uma parcela do lucro do seu escritório. Então, para definir o preço dos honorários de uma forma que seja competitivo e que gere lucro para a sua empresa, primeiramente, analise as seguintes informações:

  • Quanto tempo o cliente demandará mensalmente da sua empresa;
  • Qual é o custo do funcionário que trabalhará para esse cliente, considerando salário, férias, 13º, encargos e, até mesmo, quantas horas extras ele precisará fazer para cumprir o escopo de trabalho;
  • Analise o total de custos que o cliente demandará, como motoboy, papel e impressoras, por exemplo;
  • Verifique também quanto você gasta mensalmente para manter sua empresa operando, como aluguel, energia elétrica, internet e sistemas;
  • Por fim, defina a margem de lucro esperada.

4. Definição de metas e ações

Muitos empresários contábeis não possuem metas claras para o seu negócio. Alguns apenas têm o objetivo de conseguir mais clientes, aumentar seu faturamento ou melhorar a imagem da empresa. O problema é que não definem uma estratégia para que isso ocorra. Dessa forma, prejudicam a gestão contábil.

A solução é utilizar ferramentas que ajudem no planejamento e na concretização dessa meta. Esse é o caso da 5W2H, por exemplo. Ela ajuda a estabelecer uma sequência de ações planejadas para a realização da meta. Para tanto, responda às seguintes perguntas:

  • O que? - a meta a ser cumprida;
  • Por que? - as razões para atingir a meta;
  • Onde? - o local em que as ações serão realizadas;
  • Quando? - os prazos de cada ação;
  • Quem? - as pessoas que serão envolvidas no projeto e qual deve ser a atividade de cada membro da equipe;
  • Como? - as ações que serão realizadas para atingir a meta;
  • Quanto? - monetariamente, quanto será gasto na realização do projeto.

5. Destacar seu escritório contábil

Em meio a tantos escritórios, muitos empreendedores contábeis têm dificuldade em encontrar um diferencial para o seu negócio. Além disso, é essencial sempre buscar inovação nos processos.

A tecnologia é um fator essencial para posicionar o seu negócio um nível acima dos demais. Enquanto muitos contadores ainda não utilizam tudo o que ela oferece, você pode começar a se destacar agora mesmo, oferecendo o serviço de contabilidade digital.

Além disso, você também pode criar os seus diferenciais, como:

  • Canais de atendimento para facilitar a comunicação com o cliente;
  • Uma consultoria financeira gratuita ao fechar o contrato de prestação de serviços;
  • Envio mensal de relatórios adicionais;
  • Reuniões anuais com seus principais clientes para ajudá-los a traçar metas para a sua empresa.

Enfim, verifique quais são as suas principais habilidades e, especialmente, quais são os principais problemas dos seus clientes. Assim, você poderá oferecer verdadeiras soluções como diferenciais.

6. Melhorar o atendimento ao cliente

Não podemos falar sobre gestão contábil e não mencionar o atendimento ao cliente, afinal, ele é a alma do negócio.

É essencial pensar a respeito. Além de conquistar um cliente, é necessário mantê-lo. Havendo mal atendimento e demora no retorno de suas dúvidas, ele pode ficar insatisfeito e buscar a concorrência.

Para que isso não ocorra, o ideal é ter uma pessoa responsável pela política de pós-venda. Além disso, é válido utilizar um sistema de CRM. A tecnologia, mais uma vez, ajuda a monitorar todos os contatos e facilita a comunicação.

Caso você tenha um site, é possível adicionar um chat online para facilitar a comunicação com os usuários. Com um atendimento mais ágil, você terá mais chances de convencer esse visitante a se tornar um cliente.

7. Definição dos processos da sua empresa

Caso um colaborador seja desligado do seu escritório contábil, quem o substituir saberá exatamente o que deve ser feito e as etapas do trabalho? Reflita a respeito.

É bastante provável que seja necessário realizar um treinamento para o novo membro da equipe. Porém, ao definir os processos da empresa, você ganhará clareza nas atividades e mais produtividade, além de atuar na gestão de erros.

Vamos dar um exemplo para que você entenda como solucionar esse desafio. Pense: qual é o processo para a emissão do balancete de verificação do seu cliente? Você pode criar um documento detalhado que defina o passo a passo do recebimento ao envio do balancete mensal do cliente.

Uma sugestão:

  1. Recebimento da documentação mensal;
  2. Lançamento no sistema;
  3. Conciliação;
  4. Ajustes e demais solicitações ao cliente;
  5. Análise dos dados;
  6. Assinatura do balancete;
  7. Envio ao cliente ou arquivamento.

Dentro desses passos, você pode detalhar quem é o responsável por cada etapa, quais módulos do sistema são utilizados, quais procedimentos devem ser adotados em casos de erro e diversas outras particularidades.

8. Melhora da comunicação

Você tem problemas dentro da empresa devido à falta de comunicação entre os funcionários ou até mesmo pela falta de clareza?

Como exemplo, vamos destacar a entrega da declaração de Imposto de Renda. Vamos supor que você decide fazer uma ação de marketing para aumentar a quantidade de clientes, mas não alinha com seus colaboradores a possibilidade de fazer horas extras. Nesse caso, se tiver um grande fluxo de pedidos, não conseguirá entregar as declarações no prazo.

Ou ainda, vamos imaginar que você sempre precisa revisar e solicitar as mesmas alterações nos balancetes dos clientes. O problema é que não explica ao colaborador quais são as falhas para evitar o retrabalho.

Também podem ocorrer falhas na comunicação até mesmo com regras da empresa. Um exemplo: a criação de um procedimento para receber os atestados sem que sejam comunicados todos os colaboradores.

A solução para esse problema passa por utilizar ferramentas de comunicação interna, que podem ser:

  • Intranet: uma rede interna na qual todos os funcionários podem ter acesso e ficar por dentro das atualizações da empresa;
  • Quadro de avisos: pode ser colocado na entrada da empresa ou próximo ao relógio ponto, garantindo que todos os funcionários visualizem;
  • Envio de e-mails periódicos: newsletters, por exemplo;
  • Feedback: prática que deve ser constante com os colaboradores;
  • Manual do colaborador: criado para que todos fiquem cientes das regras da empresa, especialmente os novos colaboradores;
  • Reuniões periódicas: para alinhar informações entre departamentos.

9. Automatização de processos

Muitos contadores têm facilidade em trabalhar com planilhas eletrônicas. O problema é que, por esse motivo, não possuem processos automatizados, pois as informações da empresa estão em arquivos diferentes.

A solução para esse problema é muito simples: utilize um sistema de gestão para o seu escritório, não apenas para os seus clientes. Esse tipo de software ajuda muito. Ao recorrer a um ERP, o empresário ganha em produtividade e reduz a probabilidade de ocorrerem erros.

Veja, por exemplo, a facilidade para realizar uma cobrança. Para tanto, você deverá apenas informar no sistema o nome do cliente e o valor. Assim, todas as seguintes tarefas serão realizadas de forma automática:

  • O boleto será gerado automaticamente;
  • A nota fiscal será emitida automaticamente;
  • Os lançamentos contábeis ocorrem no mesmo momento da emissão da nota fiscal;
  • É gerado um contas a receber no módulo financeiro, facilitando seu controle;
  • O fluxo de caixa é atualizado automaticamente;
  • Quando o cliente realizar o pagamento, a baixa será realizada automaticamente no módulo financeiro por meio da importação dos dados bancários. Assim, os lançamentos contábeis ocorrerão no mesmo momento.

Em apenas um processo, você conseguiu perceber como a automatização pode ajudar a otimizar o tempo e reduzir a chance de erros?

Torne a gestão contábil mais eficaz

Além de ajudar os clientes a gerenciarem suas empresas, é muito importante dar atenção à gestão contábil. O sucesso do seu negócio depende primeiramente do seu comprometimento. Por isso, a recomendação é que busque ainda mais conhecimento sobre o tema que vimos neste artigo.

Além disso, é essencial definir metas e fazer um plano de ação com prazos e tarefas para atingi-las. Caso seu escritório ainda não tenha um controle financeiro rigoroso, fique atento. Sem dúvidas, essa deve ser uma das primeiras metas: organizar as finanças da empresa contábil.

Você também conferiu ao longo da leitura que é importante definir o preço dos seus honorários, identificar os diferenciais da sua empresa, melhorar o atendimento ao cliente, estabelecer organização nos processos e automatizá-los.

Para encerrar, vale registrar uma última, mas não menos importante, dica: todo conhecimento é válido, mas você só conseguirá obter resultados se colocar em prática o que aprender ao longo da sua jornada. Então, use toda a sua sabedoria para conduzir sua empresa contábil no rumo certo.

Você também tem uma dica para qualificar a gestão contábil nos escritórios? Comente!

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