Ferramentas gráficas qualificam o balanço contábil

Compreender e ser compreendido são dois desafios distintos quando o contador se debruça sobre a análise financeira de uma empresa. Nessa hora, recorrer a elementos de representação gráfica pode ajudar. Descubra neste artigo como eles qualificam e elucidam o balanço contábil e a produção de relatórios.

O uso de ferramentas gráficas na contabilidade

A frieza dos números, sozinha, nem sempre é suficiente para elucidar a real situação financeira de uma empresa. Ao menos aos olhos do dono do negócio, aquele conjunto de algarismos, por vezes, causa alguma confusão.

É natural que seja assim, pois seu cliente muito provavelmente não tem o mesmo nível de conhecimento que você e também essa não é a sua preocupação principal.

Como o foco do empresário está na parte operacional do negócio, cabe a você tornar a contabilidade menos complicada e mais acessível. E é importante que seja assim, já que há uma certa dependência das informações que ele fornece para a precisão da sua análise.

Mas vamos um pouco além. Por vezes, os dados são tão heterogêneos que até mesmo você precisa organizá-los de outra forma para ampliar sua visão e a capacidade de interpretá-los. É nessa hora que elementos gráficos podem dar uma forcinha decisiva.

Seja qual for o problema diante de seus olhos, uma representação gráfica pode ajudar, desde gráficos em linhas, barras e colunas até em forma de pizza, fluxogramas, organogramas e razonetes.

O contador que domina tais ferramentas obtém ganho duplo: chega mais rápido aos resultados de sua análise e apresenta ao empreendedor um cenário de compreensão mais fácil, o que simplifica a tomada de decisão para o futuro do negócio.

Elementos que qualificam o balanço contábil

Compreendidas as razões para apostar em ferramentas gráficas na contabilidade, vamos detalhar agora como funcionam alguns dos elementos que melhor se aplicam ao dia a dia do contador, começando por uma representação específica da atividade, a razonete.

Razonete

A razonete é uma representação gráfica simplificada do Livro Razão. Como o documento não é obrigatório para a contabilidade das empresas, muitos empreendedores e, até mesmo, contadores não o conhecem.

Em resumo, ela registra todas as movimentações de cada conta da empresa, organizando as informações relacionadas à operação, seja de compra e venda, seja de reposição de estoque.

O objetivo da razonete é demonstrar o saldo final após apurados os débitos e créditos de cada conta que forma o patrimônio da empresa no balanço contábil. Sua representação se dá na forma da letra T (por isso é também chamada de Gráfico em T), dispondo o nome da conta na área superior, os débitos à esquerda e os créditos à direita.

Assim que todos os valores são incluídos, apura-se o saldo da conta, que resulta da diferença da soma de todos os débitos pela soma de todos os créditos. Um traço horizontal na base do T, logo depois das somas, torna a informação mais clara. Abaixo dele, apenas o saldo final.

Se ficar do lado esquerdo, temos um saldo devedor. Já no lado direito, significa um saldo credor. Como se trata de uma análise individualizada por conta, é uma das melhores formas de elucidar possíveis prejuízos financeiros, pois os gráficos revelam a sua origem.

Mesmo em uma pequena empresa que não utilize o Livro Razão e não tenha muitas contas, é válido recorrer à razonete, ao menos para apurar os resultados do caixa, representando no gráfico todas as entradas e saídas.

Organograma

Um organograma é frequentemente utilizado em empresas para organização interna, dividindo-as por áreas e atribuições. Mas como isso pode se refletir no trabalho do contador?

Mesmo um negócio de pequeno porte tem algum tipo de divisão. Certamente, não será por departamentos, já que a estrutura é enxuta. Ainda assim, proporcionalmente, todos eles estarão representados, havendo as áreas operacional, administrativa, financeira, de recursos humanos, de compras, de vendas e de estoque, mesmo que uma só pessoa acumule diferentes atribuições.

Cada uma dessas áreas tem a contribuir com a contabilidade, pois gera informações que precisam constar nos relatórios, considerando que se materializam em entradas ou saídas no caixa.

Ao desenhar um mapa do cliente na forma de organograma, o contador eleva a sua compreensão sobre como a informação contábil é gerada, por onde ela passa, de quem ela depende e que obstáculos enfrenta.

Esse detalhamento permite a ele auxiliar o empreendedor que encontra alguma dificuldade em seus registros. Pode ajudá-lo a identificar, por exemplo, por onde o dinheiro tem escapado.

Fluxograma

Na contabilidade, o fluxograma pode ter função exclusiva ou complementar ao organograma, pois caracteriza as operações e seus responsáveis em um determinado processo.

Enquanto o organograma apresenta a estrutura organizacional da empresa de seu cliente, o fluxograma, como o nome indica, revela o fluxo das informações até que elas cheguem ao contador.

A venda de um produto, por exemplo, gera informação para a área financeira (receita) e também ao estoque (para a saída da mercadoria). Do estoque, pode partir a necessidade de adquirir novos produtos, o que aciona a área de compras (para o contato com fornecedores), que por sua vez gera nova informação ao financeiro (despesa).

Analisando dessa forma, pode parecer mais complicado do que realmente é. Justamente por isso, a ideia de representar o fluxo dessas informações em elementos gráficos torna o processo mais claro.

Além da simplificação para leitura e entendimento, outras vantagens do fluxograma incluem a padronização de procedimentos, a maior celeridade na execução de processos e a qualificação da análise contábil por todos os envolvidos.

Análise gráfica

Quando se fala em representação gráfica no balanço contábil, não podemos deixar de fora aqueles que são os elementos mais comuns na análise.

Quando em linhas, os gráficos são ótimos para acompanhar ou projetar o desempenho financeiro da empresa em um determinado período. Quando em barras ou colunas, são ideais para comparar resultados em períodos diferentes.

Para o contador, são importantes para qualificar a sua análise. Para o empreendedor, podem ser decisivos para que entenda a real situação financeira da sua empresa.

Capriche na apresentação dos resultados

Não há representação gráfica que substitua a capacidade de análise, interpretação e raciocínio do contador. E nem é a isso que se destinam os elementos que apresentamos ao longo deste artigo. Seu papel é outro, é de auxílio na apresentação dos resultados.

Um capricho? Talvez seja. Mas é certamente um cuidado importante para que seu cliente entenda o seu trabalho e possa valorizá-lo adequadamente.

Como dica final, a sugestão é que estude mais sobre a aplicação de gráficos e diagramas, leia a respeito e busque outras informações. Isso permitirá que use os elementos da melhor forma possível, elaborando-os adequadamente e facilitando a sua compreensão, o que é essencial para uma análise contábil qualificada.