Home office e contabilidade na nuvem: a fórmula contra o coronavírus nas empresas

Já começou a funcionar em home office utilizando contabilidade na nuvem? No cenário de todos unidos para prevenir a disseminação do coronavírus, esse caminho já está funcionando bem para muitos escritórios contábeis. 

Mas nem todas possuem os recursos e tecnologias necessários para manter a produtividade.

Nos escritórios contábeis, quem não tiver um sistema digital confiável e 100% online para gerenciar o trabalho a distância pode ter problemas para enfrentar esse momento de crise.

Por isso, vamos ajudar você a se preparar para o home office compulsório usando a contabilidade na nuvem.

Leia até o fim e faça sua parte para combater o coronavírus sem prejudicar seu negócio.

Por que fazer home office e usar a contabilidade na nuvem nessa crise? 

O home office e a contabilidade na nuvem formam, juntos, a estrutura que você precisa para trabalhar com segurança e fazer sua parte no combate à disseminação do coronavírus.

Em 18 de março, o número de casos no mundo todo já ultrapassava os 200 mil, com mais de 8 mil vítimas fatais, de acordo com o Rastreador do COVID-19, um mapa da pandemia criado pela Microsoft e disponível online

Com a rápida proliferação do vírus, está claro que é preciso um esforço coletivo para conter a doença e proteger as pessoas do grupo de risco — idosos, indivíduos com a imunidade comprometida e portadores de doenças crônicas como diabetes e pressão alta.

Por isso, uma das principais recomendações da OMS, além de lavar bem as mãos e proteger o rosto ao espirrar, é evitar aglomerações e reduzir ao máximo o contato social para interromper a transmissão do coronavírus. 

Logo, a solução encontrada pelas empresas foi adotar o home office, ou trabalho remoto, além de adiantar férias e até instituir férias coletivas, no caso das indústrias.

Até agora, mais de 130 empresas de tecnologia já colocaram o trabalho a distância no seu plano de contingência, incluindo Adobe, Google, Facebook, Mercado Livre, Oi e Visa, de acordo com os dados divulgados pela Computerworld em 17 de março de 2020. 

Com os profissionais trabalhando de casa, é mais fácil prevenir a contaminação e evitar a temida sobrecarga no sistema de saúde, além de proteger os mais vulneráveis. 

Mas, para que esse modelo de trabalho funcione nos escritórios contábeis, é essencial contar com as ferramentas certas — como os sistemas de contabilidade na nuvem.

A dificuldade em adotar o home office 

Diante da necessidade do home office na crise do coronavírus, as empresas se depararam com dois obstáculos: falta de recursos e processos de trabalho adequados.

Embora as organizações já estivessem inclinadas a adotar o trabalho remoto — o home office bateu recorde no Brasil em 2018, com 3,8 milhões de pessoas trabalhando no regime, segundo dados do IBGE publicados no G1 —, elas não estavam preparadas para uma pandemia como essa.

Segundo a consultora Amélia Caetano, do Instituto Trabalho Portátil (empresa que cria programas de trabalho remoto), a procura pelo home office cresceu 50% com a crise do coronavírus, mas faltam equipamentos e protocolos de compartilhamento de dados. 

Em entrevista ao Uol de 2020, ela conta que há uma corrida pela locação de notebooks e confusão na hora de definir os processos para atuar em casa, o que leva a problemas na organização do trabalho e até incidentes de segurança da informação

Por isso é tão importante ter um software pronto para o trabalho remoto, como as soluções de contabilidade na nuvem, que garantem a padronização dos processos e segurança no compartilhamento de informações. 

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5 vantagens de usar a contabilidade na nuvem para fazer home office

Se você ainda não possui um sistema de contabilidade na nuvem, precisa conhecer as vantagens que essa tecnologia traz para o home office — não apenas em tempos de crise, mas em qualquer situação.

Confira os benefícios de utilizar esse tipo de software.

1. Padronização de processos

A vantagem mais evidente de usar a contabilidade na nuvem para fazer home office é contar com a padronização de processos que esses sistemas oferecem.

Em vez de criar um fluxo de trabalho do zero e perder tempo com troca de e-mails e mensagens, é muito melhor ter um software com todas as tarefas predeterminadas.

2. Disponibilidade e segurança da informação

Com um sistema de contabilidade na nuvem, você pode fazer home office com total disponibilidade e proteção dos dados dos clientes.

Com o trabalho remoto, aumenta a preocupação com ataques cibernéticos e vazamento de dados — daí a importância de ter um software que atenda aos padrões da segurança da informação. 

Além disso, é fundamental ter acesso às informações a qualquer hora e lugar, em um sistema 100% online e estável. 

3. Conexão com os clientes

Outra vantagem de usar a contabilidade na nuvem é estar sempre conectado aos clientes e ter acesso a todas as informações necessárias.

Assim, é possível integrar os dados financeiros das empresas com o sistema contábil a distância, sem problemas de compatibilidade.

Inclusive, o compartilhamento de documentos fica muito mais fácil na nuvem.

4. Automação das rotinas

Os softwares de contabilidade na nuvem também possuem recursos para cumprir tarefas em poucos cliques e automatizar rotinas contábeis como cálculo e emissão de guias de impostos, emissão de notas fiscais e fechamento de folha. 

Além disso, seu home office vai ficar mais produtivo com as notificações e alertas das plataformas, que avisam sobre qualquer movimentação dos clientes. 

5. Controle de acesso 

Por fim, a contabilidade na nuvem permite o acesso controlado para cada usuário do sistema, facilitando a organização da equipe em home office.

Aliás, os recursos de multiusuário são essenciais nesse momento de crise do coronavírus, pois ajudam a gerenciar os papéis e permissões para cada membro do time no sistema remoto. 

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Conta Azul Mais: sua contabilidade na nuvem para dominar o home office

Agora que você conhece as vantagens da contabilidade na nuvem para garantir um home office produtivo, só falta escolher um software para enfrentar a crise atual e continuar rendendo no trabalho remoto. 

Com a plataforma completa Conta Azul Mais, você fecha a folha dos seus clientes, importa notas fiscais, gera a DRE e muito mais em um sistema 100% na nuvem, sem precisar instalar nada no seu computador.

O software também proporciona integração dos processos de folha às outras rotinas do escritório, usando a mesma base de dados para aumentar sua produtividade e eliminar o retrabalho.

Além disso, você pode cuidar das rotinas fiscais e contábeis em um único lugar — e ainda ganha acesso a um módulo de gestão para sua empresa.

Por isso, a Conta Azul Mais é a solução ideal para o seu escritório, e não apenas em tempos de crise. 

Entendeu como o home office pode ser mais eficiente com a contabilidade na nuvem?

Então, faça sua parte para conter o coronavírus e aproveite para digitalizar seus serviços.

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