Home office para contadores: passo a passo para adaptar seu escritório na crise

O home office para contadores é obrigatório para superar a crise do coronavírus. Veja como adaptar sua empresa passo a passo.

O home office para contadores se tornou obrigatório para deter o avanço do coronavírus, seguindo o exemplo de outros setores. 

Por isso, nós nos baseamos na experiência da Conta Azul com a migração online de parceiros para apoiar você nessa transição, contemplando os principais desafios de um escritório contábil

Se você foi pego de surpresa e não sabe muito bem como migrar sua operação para o trabalho remoto, este artigo pode ser muito útil.

Continue lendo e estruture sua contabilidade online com nosso guia de home office para contadores.

Home office para contadores e o combate ao coronavírus

O home office para contadores é uma medida fundamental para combater a disseminação do coronavírus no país.

Em 19 de março, o Brasil já somava 621 casos de Covid-19 e 7 vítimas fatais, de acordo com os dados do Ministério da Saúde publicados no G1. 

Com o avanço da pandemia, negócios, sonhos e o sustento de muita gente estão em risco.

Por isso, o momento exige ação rápida, pois março e abril serão os meses mais críticos —  um período de isolamento bastante difícil para todos. 

De acordo com o Ministério da Saúde, vai levar de 60 a 90 dias para que o número de casos estabilize no país, conforme dados publicados no Uol. 

Com o fechamento do comércio e medidas de contingência, as empresas já estão sendo atingidas e o clima é de incerteza em relação à economia. 

No caso dos escritórios contábeis, os efeitos serão sentidos com os impactos financeiros de seus clientes e mudanças na rotina. 

5 desafios da pandemia para os contadores

Muito além do home office, a crise do coronavírus traz inúmeros desafios para os escritórios contábeis.

Veja quais são os principais pontos de atenção nesse momento. 

1. Manter a rotina de cuidados

O primeiro desafio é manter seus cuidado pessoais com saúde, alimentação e sono, respeitando a rotina e a convivência familiar.

Lembre-se que uma situação como essa exige que você esteja bem antes de tudo — e com a saúde preservada

2. Dar atenção à equipe

Nesse momento, você precisa olhar para a equipe com o dobro de atenção e cuidado

Afinal, são essas pessoas que vão garantir a sobrevivência e continuidade do seu negócio.

Logo, é preciso garantir que estejam livres de risco e mais unidos que nunca. 

3. Informar os clientes

O próximo desafio do coronavírus é manter seus clientes informados sobre as medidas e mudanças na relação com o escritório.

É muito provável que eles estejam ansiosos e preocupados, sem saber como vão manter suas rotinas contábeis e financeiras.

4. Oferecer apoio imediato

Esse também é o momento de se antecipar, oferecendo ajuda imediata a seus clientes para evitar o pior.

Você pode fazer perguntas como:

  • Você tem caixa para o mês e para os próximos?
  • Você tem suprimentos para manter a produção / entregas?
  • Você vai ter clientes e pedidos nesse período? 
  • Consegue falar com eles para garantir pagamentos ou continuidade dos pedidos?

6 passos para estruturar o home office para contadores

O home office para contadores será parte essencial do plano de contingência para deter o avanço do coronavírus, e sua empresa precisa estar preparada para essa nova realidade. 

Mas, como estruturar um escritório para funcionar de forma remota?

É o que vamos aprender em alguns passos. 

1. Comece pela preparação interna

Para que o home office funcione no seu escritório contábil, comece pela preparação interna, que deve incluir os seguintes aspectos:

    • Organizar os setores e departamentos: verificar quem já pode trabalhar de casa e quem precisa de mais recursos ou mudanças de processos para atuar remotamente
    • Providenciar a tecnologia necessária: levantar quais configurações, locações de equipamentos e instalações precisam ser feitas para garantir o acesso seguro dos colaboradores (VPN, acesso remoto ao servidor e sistemas na nuvem, por exemplo)
    • Garantir a qualidade do atendimento: analisar o que precisa ser mudado para manter a qualidade do atendimento e relacionamento com o cliente. 

Depois disso, você já pode partir para o plano de ação.

2. Mapeie os processos-chave e seus responsáveis

Seu plano de ação deve começar com os mapeamento de processos-chave da organização.

Basicamente, você terá que listar as atividades que podem ser feitas remotamente e quais ainda precisam ser adaptadas. 

Além disso, é importante nomear um responsável por cada processo-chave, e então dividir os profissionais em dois grupos: aqueles que já estão 100% prontos para trabalhar de casa e os que ainda precisam de ajustes. 

3. Cuide da segurança da informação

O próximo passo é verificar os riscos de segurança da informação e garantir senhas fortes, antivírus, logins seguros e mecanismos para proteção de dados dos clientes (ex: certificado digital). 

Também é importante organizar as permissões e acessos e educar a equipe para que não tenha que recorrer ao TI e suporte técnico com frequência — apenas nos acessos necessários. 

4. Crie uma agenda de reuniões

Para que a equipe esteja sempre em contato e os feedbacks sejam contínuos, é importante criar uma agenda de reuniões para o período home office.

Você pode, por exemplo, planejar reuniões online “one-to-one” entre líderes e liderados, departamentos e colaboradores em geral.

O importante é que essas reuniões de check-in ocorram semanalmente para deixar todos alinhados. 

5. Liste os impactos da mudança para os clientes

O próximo passo é listar os impactos que o home office terá na rotina dos seus clientes.

Por exemplo, você deve registrar mudanças no processo de entrega de documentos, envio de guias de pagamento e apresentação de relatórios.

6. Comunique os clientes

Por fim, é importante que você comunique os clientes de forma proativa e explique que a empresa está funcionando em home office, mesmo que isso não faça diferença nos serviços de contabilidade.

Além disso, o atendimento deve ser adaptado às necessidades do período, levando em conta o tipo de ajuda que seu cliente precisa nesse momento. 

Ferramentas para o home office contábil

Para ajudar na transição do escritório para o home office, você pode contar com várias ferramentas na nuvem.

Elas não precisam ser instaladas e podem ser acessadas por todos os membros, facilitando a interação e compartilhamento de informações online. 

Lembrando que o intuito é padronizar ao máximo os softwares utilizados para unificar os processos.

Veja algumas das ferramentas mais utilizadas para cada função.

Ferramentas para compartilhar documentos

Se o cliente precisa enviar um documento para o escritório, pode ser uma oportunidade de incentivá-lo a adotar a Conta Azul para compartilhar arquivos na nuvem com total segurança e comodidade.

Além de enviar qualquer documento online, o cliente pode usar a plataforma para lançar seu extrato, emitir nota fiscal e várias outras funções que facilitam as rotinas.

Se for preciso compartilhar documentos com outros departamentos, também é possível usar ferramentas como o G Suite do Google ou o Dropbox, que também armazenam arquivos na nuvem em pastas separadas para cada cliente. 

Ferramentas para organizar tarefas e processos

Se a dificuldade do seu escritório está na gestão de tarefas e processos, há ferramentas online completas para gerenciar cada etapa do trabalho em equipe.

O Trello, por exemplo, organiza projetos em quadros, listas e cartões, permitindo que todos colaborem online e acompanhem cada tarefa pendente, concluída e em desenvolvimento.

Já o Todoist organiza as tarefas em checklists práticos e intuitivos, enquanto a Gestta é especialmente dedicada à gestão da empresa contábil. 

Ferramentas para se comunicar com clientes e equipe

Outro desafio constante do home office é a comunicação com clientes e equipe, que deve ser suficiente para resolver qualquer pendência e manter o alinhamento.

Para facilitar a conexão, você pode usar estas ferramentas:

  • WhatsApp: é ideal para mensagens rápidas e urgentes, mas deve ser usado com moderação (dificulta o acompanhamento de conversas em grupo)
  • Whereby: permite a realização de reuniões por videoconferência com clientes e equipe
  • Zoom: é semelhante à Whereby, mas um pouco mais robusta, viabilizando reuniões maiores por videoconferência
  • Loom: permite a gravação de vídeos ao lado da tela para apresentação de processos passo a passo. 

Checklist: plano de contingência para o home office contábil

Por fim, temos um modelo de checklist para ajudar você no processo de transição para o home office no seu escritório contábil.

modelo-de-checklist

Clicando no link acima, além do checklist, você encontra um modelo de Termo de Responsabilidade para empréstimo de equipamentos para realização de teletrabalho.

Dessa forma, vai ficar mais fácil migrar para o trabalho remoto com menor margem de erro e com alta eficiência.

Esperamos que o passo a passo tenha sido útil para manter seu escritório ativo e garantir um home office bem-sucedido.

E lembre-se: nós, da Conta Azul, estamos à disposição para ajudar no que for preciso.

Com uma rede de apoio fortalecida, vamos passar por essa fase com mais segurança e fazendo nossa parte. 

Deixe seu comentário contando como está sendo a migração na sua empresa e aproveite para compartilhar o texto com quem precisa. 

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