Vinicius Roveda
A modernidade e inovação vêm ocupando seu espaço nas empresas de contabilidade, por meio de sistemas contábeis e automatização de processos. Para somar a este cenário, uma pesquisa realizada pelo consultor Roberto Dias Duarte com os empreendedores contábeis brasileiros em 2014 revelou que 54% das organizações contábeis utiliza sistemas no escritório e importa eletronicamente a maior parte dos dados dos clientes. Na mesma pesquisa, foi constatado que somente 11% investem em tecnologia para gerenciamento do relacionamento com o cliente. A aplicação da tecnologia é um dos personagens principais entre as tendências deste mercado, quando o assunto é o ganho de produtividade.
Com tantas inovações no mercado de contabilidade, é preciso dedicar um tempo para pensar em estratégias e ações que levarão seu escritório contábil a esta nova realidade.
Para ajudá-lo nesta mudança, listamos ações que você pode implementar para ficar sintonizado com as tendências de mercado e atender com eficiência as necessidades do contador 2.0. Será que seu escritório está preparado?
1. Aproxime-se de seu cliente
Estreitar o relacionamento com seu cliente e prestar um bom atendimento é a chave para fidelizá-lo.
Programe reuniões mensais para acompanhamento dos negócios do seu cliente. Se você está distante fisicamente, a tecnologia permite que você marque presença por meio de ferramentas de conferência como o Skype e o Google Hangouts.
Para surpreender no relacionamento, você pode desenvolver materiais educativos que ajudarão o micro e pequeno empresário na gestão da empresa. Oferecer ao seu cliente um material digital sobre a importância de analisar a performance financeira do negócio contendo dicas de como implementar esta gestão na empresa dele é uma ótima maneira de estar próximo. Veja exemplos de materiais que você pode disponibilizar ao seu cliente aqui no Blog da ContaAzul para MPEs. Vídeos e webinars levando palestras com temas relevantes para a gestão da empresa, como planejamento orçamentário, também são boas opções.
O e-mail também pode ser utilizado para transmitir comunicações objetivas, como mudanças em procedimentos de recolhimento de impostos e impacto de novas legislações para o negócio. Usar uma linguagem de fácil entendimento e exemplos práticos fará toda a diferença para manter o leitor interessado.
Outra ação muito eficaz no atendimento ao cliente é criar canais nas redes sociais, com o objetivo de ouví-los e participar de grupos que falem sobre seu mercado. No Linkedin e no Facebook você encontra grupos bem direcionados que conectam seu escritório ao mercado do seu público. Por exemplo: participar de grupos de advogados donos de escritórios ajudam você a conhecer os desafios destes profissionais enquanto gestores e, consequentemente, a oferecer serviços e atendimento mais direcionados para a realidade deste profissional.
2. Invista na capacitação do time
Muito mais do que reter talentos, a capacitação está ligada também à continuidade do seu escritório contábil. A gestão de pessoas, feita de forma estruturada, é fundamental para que seu escritório conte com pessoas motivadas e preparadas para acompanhar o crescimento do seu negócio e com habilidades para sucessão. Por isso este tema deve estar no seu radar.
Uma boa prática é mapear as habilidades e competências a serem desenvolvidas e elaborar um Plano de Desenvolvimento por Competências dos colaboradores. A partir daí, priorize e reserve um espaço no seu orçamento anual para investir em ações de capacitação de líderes e sucessores.
Novamente, a tecnologia ajuda você neste desafio. Plataformas de capacitação online como Coursera e Veduca disponibilizam gratuitamente cursos na área de Gestão e Negócios, Economia e Finanças, Gestão de Pessoas entre outros. Para cursos especializados em escritórios contábeis, o consultor e também contador Anderson Hernandes oferece uma grade que passa por temas como gestão, vendas e marketing do escritório.
3. Divulgue a sua empresa por meio do marketing digital
Para desfrutar dos benefícios da internet no seu escritório contábil, o primeiro passo é ter um bom site. É por meio dele que você será encontrado na rede. Por isso, ele deve ser feito com foco no seu público-alvo e conter uma descrição clara dos serviços que você oferece.
Manter um blog corporativo com artigos sobre contabilidade e gestão financeira vai ajudar seus clientes atuais e atrair público – seus potenciais clientes – para o seu site. Além dos artigos, você pode disponibilizar materiais ricos como vídeos, e-books e infográficos sobre temas do interesse da sua audiência, como por exemplo “Dicas práticas para fazer o orçamento em MPEs”.
As redes sociais como Twitter, Linkedin, Facebook e Slideshare servem como canal de divulgação destes materiais educativos e também dos institucionais. São excelentes meios para atrair os leitores para o seu site, bem como para divulgar sua marca.
Para complementar e divulgar mais ainda a sua empresa nos meios digitais, você pode fazer campanhas de links patrocinados no Google Adwords, trabalhando com palavras-chaves relevantes para o seu negócio e que farão você ser encontrado mais facilmente na rede.
Estas ações, de preferência, devem ser feitas sob a orientação de profissionais especializados e dentro das regras do CRC, para terem um alto nível de eficiência e qualidade. Avalie seu orçamento de marketing considerando esta diretriz. Lembre-se que você pode começar investindo cifras modestas, desde que as ações sejam feitas seguindo as boas práticas do marketing digital.
4. Automatize os processos manuais
Conforme pesquisa feita pelo consultor e palestrante sobre contabilidade Roberto Dias Duarte, 40% das empresas contábeis brasileiras digitam a maioria dos dados dos seus clientes. Um tempo precioso da sua equipe que pode ser otimizado com ferramentas tecnológicas.
A tecnologia é uma forte aliada do contador 2.0 na busca da produtividade. Implementar sistemas que integrem as informações do cliente com o sistema contábil do escritório traz segurança, agilidade e organização ao processo. Além das movimentações, é possível conferir e baixar também os documentos hábeis digitalizados, facilitando a guarda dos mesmos. Um exemplo de solução gratuita que oferece este recurso da integração contábil é o ContaAzul para Contadores.
Um segundo passo na automatização é implementar tecnologia para fazer o gerenciamento de atividades do escritório contábil, ajudando você e seu time a priorizar tarefas e não perder datas de entrega. Aqui vale – e muito! – utilizar soluções com recursos colaborativos que permitam você interagir com seu cliente enviando, por exemplo, alertas de vencimento de prazos. Confira as ferramentas que nós da Conta Azul já testamos que poderão ajudá-lo neste processo.
5. Busque alternativas seguras para guardar as informações do escritório e do cliente
Novamente a tecnologia está presente para oferecer a você e seus clientes recursos de segurança avançados, dando proteção às informações e documentos.
O modelo de computação em nuvem é a forma mais eficiente de garantir segurança às informações. Você pode começar a levar seu escritório contábil para a nuvem pelo email. Para isso, você pode adotar um destes dois caminhos: o Google, Yahoo ou Hotmail que possuem serviços corporativos ou ainda contar com empresas provedoras de serviços em nuvem, como a Amazon.
Em paralelo, adote sistemas de compartilhamento de arquivos, como Dropbox e Google Drive. Por meio destas ferramentas você terá recursos para receber e enviar documentos dos seus clientes, como recibos digitalizados, contratos de prestação de serviços, notas fiscais e cópias dos documentos dos sócios.
Levar o seu sistema de gestão para a nuvem também é um passo na direção da produtividade e da mobilidade. Com estes recursos, o nível de produtividade dos serviços aumenta, pois você tem garantia de disponibilidade das informações para entregar escriturações contábeis como o SPED e fazer o processo de fechamento contábil dos seu escritório. Procedimentos que eram manuais, como por exemplo a emissão de notas fiscais de serviço eletrônicas, passam a ser automatizados e integrados com o sistema da prefeitura. O ContaAzul é um exemplo de sistema que oferece este modelo tecnológico e é gratuito para escritórios contábeis.
6. Atue como consultor de negócios
Com a produtividade do escritório contábil otimizada, você e seu time podem dedicar mais tempo para atuar como um consultor de negócios do micro e pequeno empreendedor. Para isso, o ideal é você criar serviços com este objetivo.
Se o seu cliente está com problemas de disponibilidade de caixa, comece oferecendo um diagnóstico financeiro, com o intuito de identificar qual a causa do problema. Estoque em excesso? Pagamentos descasados dos recebimentos? Lance mão de ferramentas como demonstrativos contábeis por linha de receita e cálculo de indicadores como ciclo financeiro e necessidade de capital de giro.
Um outro serviço que você pode estruturar é a análise mensal da performance econômica e financeira do seu cliente. Sugira e defina junto ao seu cliente indicadores financeiros que darão a ele uma fotografia do desempenho da empresa: margem operacional, retorno sobre o patrimônio, endividamento sobre o patrimônio, liquidez corrente, giro de caixa, giro de estoque e retorno sobre ativos são exemplos de índices para começar.
Apresente mensalmente estes dados por meio de gráficos e, se possível, faça comparações com a média do mercado em que seu cliente atua. Para ficar ainda mais elaborado, você pode acrescentar análises e sugestões de ação para índices que representarem um risco para os sócios. Por exemplo, um índice elevado de endividamento sobre o patrimônio dificulta o levantamento de financiamentos e impacta negativamente a geração de caixa. Cabe aqui uma recomendação de redução de custos para preservar o caixa.
Inicie a implementação de inovações no seu escritório contábil e você, seus colaboradores e clientes gradativamente perceberão o aperfeiçoamento acontecer. Inovar é a melhor forma de estar preparado para atender as demandas do mercado, que está em constante mudança também.
Equipe Conta Azul
