Equipe Conta AzulSobre o que estamos falando?
- A conciliação contábil serve para conferir se todas as movimentações financeiras feitas na empresa do cliente estão corretas com o objetivo de reduzir prejuízos;
- Para que o processo seja feito sem erros é necessário que o contador analise com calma todos os lançamentos e conte com o apoio da tecnologia. Assim, é possível garantir o pagamento das contas em dia, evitar atrasos, multas e até problemas com a Receita Federal;
- Com a Conta Azul Mais é possível gerenciar a carteira de um escritório contábil de forma assertiva, concentrando as informações em uma única plataforma. Resultado: atender mais clientes sem perder a qualidade.
A conciliação contábil é um dos processos mais importantes da contabilidade. É por meio dela que você confere se os valores de entradas e saídas estão condizentes com as movimentações registradas na empresa do cliente.
Porém, não basta apenas realizar a conferência. É preciso ir além, orientar o cliente na resolução de possíveis gargalos, bem como identificar a origem de cada um deles.
É com uma postura consultiva como essa que você sai da posição de profissional técnico para um parceiro estratégico e indispensável para o cliente. Esse é um dos caminhos para se conquistar o que todo contador busca: uma demanda recorrente e clientela satisfeita.
Continue a leitura para relembrar o conceito de conciliação contábil, a real importância desse processo e os principais erros a serem evitados. Você também verá como potencializar esse serviço, economizando tempo e entregando mais qualidade. Continue a leitura!
Aqui, confira os seguintes tópicos:
- O que é conciliação contábil?
- Qual é a importância da conciliação contábil para seus clientes?
- Tipos de conciliação contábil existentes
- Principais erros na conciliação contábil
- O que é preciso para uma boa conciliação contábil?
- Como fazer a conciliação contábil dos seus clientes?
- Precisando de ajuda com a conciliação? Conte com a Conta Azul Mais!
O que é conciliação contábil?
O processo de conciliação contábil é a conferência das movimentações financeiras do cliente feita pelo contador. Nele, verificam-se demonstrativos, relatórios financeiros, investimentos, folha de pagamento, fluxo de caixa, empréstimos, dentre outras rotinas.
É dessa forma que você entende o que entrou e saiu, possíveis erros de lançamentos e se os documentos (extratos e notas fiscais, por exemplo) conferem com os registros do balanço patrimonial.
Ao finalizar a conciliação contábil, é necessário apresentar um relatório para o seu cliente, uma espécie de diagnóstico sobre a saúde financeira do negócio.
Qual é a importância da conciliação contábil para seus clientes?
A conciliação contábil é de extrema importância porque ajuda a identificar possíveis erros de lançamentos que podem levar prejuízos financeiros aos seus clientes. Inclusive, esses erros podem vir de fraudes que precisam ser investigadas e eliminadas.
Essa prática também ajuda clientes a evitarem processos judiciais trabalhistas, por exemplo. Isso porque a conciliação contábil da folha de pagamento aponta cálculos incorretos nos lançamentos dos salários e nos valores da rescisão de colaboradores.
Em resumo, esse processo é de tanto valor que pode ser apontado como um pilar da contabilidade consultiva, modelo de negócio onde o contador consultor atua mais perto do cliente, definindo estratégias para garantir os melhores resultados.
Desvendando ainda mais a conciliação contábil, você não pode esquecer de confrontar os dados financeiros do cliente com documentos que comprovem suas movimentações.
Para facilitar o trabalho, você pode sugerir que o cliente use uma plataforma de gestão. Desse modo, toda a rotina financeira é digitalizada e automatizada. No momento da verificação, basta acessar o sistema para agilizar todas as etapas do processo.
Tipos de conciliação contábil existentes
A conciliação contábil pode ser dividida em três categorias. São elas:
- Conciliação bancária: verificação feita por meio do extrato de contas da empresa. O objetivo é entender se as entradas e saídas foram lançadas corretamente e se batem com o saldo final;
- Conciliação da folha de pagamento: análise de todas as despesas com a folha de pagamento como impostos, hora extra, adicional de salário, seguro-desemprego e férias;
- Conciliação de fornecedores e clientes: exame das movimentações financeiras advindas de contas pagas aos fornecedores e recebidas de clientes.
Como ser um contador consultor e se tornar um parceiro estratégico do cliente.
Principais erros na conciliação contábil
A conciliação contábil não é uma tarefa fácil de ser realizada. Por isso muitos contadores, principalmente quando fazem esse processo manualmente, cometem alguns erros básicos.
Entre eles, podemos destacar o fato de não:
- Inserir todas as contas bancárias do cliente;
- Analisar os pequenos valores lançados;
- Realizar o processo em tempo hábil;
- Observar fornecedores e clientes com baixo volume de movimentação financeira;
- Verificar dados básicos, mas importantes dos lançamentos como datas e histórico.
Evitar esses erros é fundamental para que a empresa não descumpra regras importantes, como as obrigações acessórias do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que são as informações contábeis (Sped Contábil) e fiscais (Sped Fiscal).
O que é preciso para uma boa conciliação contábil?
Para deixar o cliente satisfeito e com a sua gestão contábil organizada, é importante que a conciliação contábil tenha algumas informações essenciais. A seguir, falaremos sobre cada uma delas:
Valores das movimentações financeiras
Os dados de movimentações financeiras se referem às entradas e saídas da empresa. Com os valores em mãos, você pode verificar se eles conferem com o documento comprobatório como a nota fiscal de uma compra.
Prazos de pagamento ou recebimento
Parece que não, mas as datas de pagamento e recebimento são informações essenciais para o sucesso da conciliação contábil. Por isso, merecem atenção especial. Um simples erro no lançamento do dia, mês ou ano pode ocasionar impactos negativos na gestão contábil do cliente, causando um efeito dominó.
Histórico dos lançamentos contábeis
O histórico de lançamentos contábeis é como um roteiro a ser seguido para chegar ao seu destino. Assim, você precisa analisar com cuidado a origem de cada movimentação financeira para comprovar sua veracidade.
Contas de débito e crédito registradas
Essa etapa envolve a verificação das contas contábeis: débito e crédito. A finalidade é realizar um confronto entre as informações existentes nos documentos e as registradas nas contas contábeis.
Não é difícil encontrar divergências durante o balanço, pois é comum que os clientes cometam erros no momento de cadastrar pagamentos e recebimentos manualmente.
Como fazer a conciliação contábil dos seus clientes?
Na hora de colocar a mão na massa, você ou o seu escritório de contabilidade precisam seguir algumas estratégias para que a conciliação bancária seja um sucesso.
Veja quais são as melhores ações a serem aplicadas:
Tenha um bom controle financeiro
Uma boa organização financeira é a receita para a eficiência da conciliação contábil. Tudo o que envolve as finanças deve ser registrado e categorizado com cuidado à medida que as movimentações acontecem.
Acompanhe todas as contas bancárias
Outra prática importante é listar todas as contas bancárias do cliente (identificadas por agência, número e tipo da conta) e acompanhar de perto os registros feitos nos extratos. Essa análise pode ser feita com intervalo de alguns dias e ajuda a resolver problemas que só seriam vistos no momento da conciliação contábil.
Defina a frequência da conciliação
O ideal é que a conciliação contábil seja realizada conforme o volume de movimentações financeiras do cliente. Essa verificação pode ser mensal, trimestral ou semestral. Não é recomendado um espaço de tempo muito longo como o anual, visto que alguns desajustes podem prejudicar a saúde financeira do negócio.
Compare todos os valores listados
O contador deve fazer a comparação de valores e de informações com base nos documentos originais das movimentações. Vale lembrar que esses valores devem ser debitados no dia do pagamento, mesmo aqueles quitados em atraso.
Arrume o que estiver divergindo
Uma vez identificados os erros, faça as correções imediatamente. Outra ação importante é investigar o que gerou as falhas. Depois, você pode documentar e arquivar os detalhes sobre os erros e as correções. Desse modo, é mais fácil agir em casos de reincidências.
Registre as observações no processo
Além dos erros, o contador precisa documentar qualquer observação que considere importante para a conciliação contábil. Esse tipo de relatório também deve ser enviado para o cliente. O objetivo é conhecer de perto o perfil contábil da empresa e tomar as melhores decisões para o decorrer do processo.
Envie a conciliação para seu cliente
O contador sempre deve enviar o resultado da conciliação contábil para o cliente após finalizada. É importante que você simplifique o máximo que puder o resumo do processo para que o cliente faça uma leitura rápida e compreensível.
Relacionamento com o cliente é um forte diferencial para o contador
Fique sempre atento ao cronograma
Faça um cronograma com a data do início, finalização, entrega e cumprimento de pendências e que também deve ser de conhecimento do cliente. Os prazos devem ser respeitados para que o processo flua com tranquilidade, organização e transparência.
Conte com o apoio da tecnologia
Existem muitas ferramentas digitais que ajudam contadores e empresas na realização da gestão contábil. Quando usadas, essas tecnologias reduzem erros, otimizam o tempo e melhoram a eficiência da conciliação contábil.
Uma delas é a Conta Azul Mais. Entenda mais sobre essa ferramenta no próximo tópico!
Precisando de ajuda com a conciliação? Conte com a Conta Azul Mais!
Para melhorar a experiência na conciliação contábil, por que não contar com uma plataforma que automatiza o processo e ainda agiliza outras etapas da contabilidade?
Com a Conta Azul Mais, você tem uma visão geral sobre toda a sua carteira de clientes, podendo listar, filtrar e exportar dados e até registrar as interações direto na plataforma.
Outra vantagem é receber notificações das rotinas e pendências dos clientes, para não perder os prazos de pagamento. Com a Conta Azul Mais, o contador também pode gerar o DAS individual ou em lote, a DRE, emitir do Livro Razão e acessar o balancete em poucos cliques.
Pela Conta Azul Mais, você também pode controlar os honorários e emitir notas fiscais, o que ajuda bastante na gestão financeira do escritório de contabilidade.
Além de tudo isso, se o seu cliente utilizar a Conta Azul Pro, o contador terá acesso a todos os lançamentos da empresa em tempo real, acelerando o processo, evitando erros de digitação e retrabalho para corrigi-los.
Para estimular o uso da Conta Azul Pro, você pode oferecer descontos na mensalidade a sua clientela e ainda ganha uma bonificação a cada cliente conectado.
