Organização do ambiente contábil: como estruturar a empresa para ganhar eficiência

Você já pensou em como a organização do ambiente contábil impacta sua produtividade? Veja como ganhar eficiência no escritório.

Você já pensou em como a organização do ambiente contábil impacta sua produtividade?

Estamos falando de todos os aspectos do seu escritório, desde a divisão de salas até a relação dos colaboradores com o espaço e suas ferramentas de trabalho.

Tanto no ambiente físico quanto no virtual, sua organização determina a eficiência dos processos e engajamento dos contadores, mesmo que você não perceba no dia a dia.

Por isso, vamos ajudar você a criar a estrutura perfeita para impulsionar o desempenho e melhorar a colaboração na empresa.

Continue lendo e saiba como transformar seu ambiente de trabalho com foco em resultados.

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Importância da organização na contabilidade

A organização do ambiente contábil é uma das principais vantagens competitivas que uma empresa pode conquistar nesse mercado.

Basta pensar na própria natureza da contabilidade: manter o controle do patrimônio, garantir a saúde financeira da empresa e atender às obrigações legais e tributárias.

Essas rotinas contábeis envolvem uma série de dados, processos e documentos importantes, que precisam ser organizados da forma mais ágil e eficiente possível.

Assim, a empresa precisa se destacar no quesito organização, desde o aspecto mais simples como a disposição dos móveis no escritório até a gestão de pessoas e documentos.

Quanto mais organizado for o espaço, maior será o nível de produtividade e engajamento dos colaboradores. 

Em 2018, a contabilidade esteve entre as seis profissões de nível superior que mais contrataram no Brasil, com quase 17 mil vagas preenchidas, segundo dados do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) publicados no site do CFC (Conselho Federal de Contabilidade).

Os números mostram que a carreira está em alta, e as empresas contábeis precisam se preparar para gerenciar seu capital humano e recursos para atender às novas demandas do mercado. 

Basicamente, você deve pensar na organização do ambiente contábil em duas principais dimensões: física e virtual.

Será que o seu escritório segue os padrões de excelência ou tem espaço para melhorias?

Vamos descobrir nos próximos tópicos.

Organização física do ambiente contábil

A dimensão física do seu ambiente contábil abrange todo o espaço do escritório, divisão dos departamentos, disposição dos móveis e estações de trabalho.

Além disso, determina onde seus colaboradores atuam e como circulam pela empresa para cumprir suas tarefas. 

Confira algumas dicas de como se organizar para melhorar seus resultados.

Defina a estrutura da empresa

Para ter sucesso na organização do ambiente contábil, você precisa definir qual será o modelo estrutural da empresa e seu fluxo de trabalho.

Geralmente, os escritórios menores optam pela estrutura por cliente, na qual cada contador fica responsável por atender uma conta específica e cuidar de todas as tarefas.

Em empresas maiores, é mais comum dividir o trabalho por função, criando departamentos separados para cada serviço (Ex.: departamento de legalização, fiscal, contábil e pessoal).

Ao decidir qual a melhor estrutura, você já pode pensar melhor no espaço físico e suas implicações no dia a dia. 

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Organize seu arquivo

A contabilidade digital está, aos poucos, eliminando o papel dos escritórios — para o bem das pessoas e do meio ambiente.

No entanto, ainda é preciso ter um arquivo para guardar documentos impressos essenciais, especialmente aqueles que têm um período obrigatório de armazenamento.

Esse local deve ser de fácil acesso para todos e organizado nos mínimos detalhes, para que qualquer documento seja encontrado rapidamente. 

Conecte os colaboradores 

Uma das principais tendências em organização de escritórios é apostar em espaços mais amplos e de fácil circulação, sem barreiras que dificultam a comunicação entre os colaboradores.

A ideia é facilitar a integração entre as áreas, principalmente na contabilidade, em que a troca de informações é crucial para prestar serviços de qualidade aos clientes.

Assim, os colaboradores devem ser posicionados de forma estratégica, de modo que fiquem próximos e possam compartilhar informações rapidamente.

Para isso, você deve evitar as portas fechadas e criar espaços de convivência que estimulem o diálogo, além de flexibilizar as estações de trabalho. 

Crie um ambiente mais produtivo

A organização do ambiente contábil pode impulsionar a produtividade dos seus colaboradores, mas para isso é preciso investir no espaço.

Você pode, por exemplo:

  • Melhorar a qualidade e ergonomia dos móveis para aumentar o conforto
  • Implementar uma iluminação mais baixa e indireta para reduzir o cansaço visual
  • Investir em uma decoração inspiradora para estimular os profissionais
  • Utilizar estantes abertas para deixar todos os materiais organizados e sempre à vista.

Essas pequenas medidas podem transformar seu escritório em um espaço muito mais agradável e acolhedor, capaz de engajar e motivar os contadores.

Organização virtual do ambiente contábil

Na dimensão digital, a organização do ambiente contábil é decisiva para garantir a agilidade dos processos.

Teoricamente, é mais fácil organizar arquivos no computador do que no espaço físico, mas você precisa do apoio da tecnologia para isso.

Confira nossas dicas para se sair bem nessa área.

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Digitalize seu arquivo

O primeiro passo para se organizar virtualmente é digitalizar os documentos do seu arquivo.

Para isso, você precisa definir um servidor confiável ou mesmo optar por um software que ofereça funções de armazenamento em nuvem e backup automático.

Se for guardar os arquivos em servidor próprio, crie um esquema para classificação com nomes, códigos, pastas e subpastas que facilite o acesso.

Padronize o formato digital

Para implementar a organização do ambiente contábil virtual, você precisa eliminar as impressões ao máximo e padronizar o formato digital dos documentos.

Uma boa dica é investir em um Certificado Digital, que oferece segurança jurídica para extinguir de vez os documentos físicos e assinar contratos online. 

Centralize as informações em um único software

A escolha do software de gestão é um dos pontos mais importantes da organização do ambiente contábil.

Por isso, você só tem a ganhar escolhendo um sistema que centraliza todas as informações da empresa, como a Conta Azul Mais: uma solução contábil gratuita 100% em nuvem que conecta você aos clientes e facilita sua gestão.

Com ela, você agiliza todas as rotinas contábeis e tem acesso aos documentos e dados financeiros do cliente em tempo real, com funções de integração bancária, importação automática de notas fiscais e relatórios completos. 

Além disso, ainda pode gerenciar sua empresa contábil pelo módulo de gestão, controlando desde o fluxo de caixa até a emissão de boletos e NFS-e.

Tudo isso na segurança da nuvem e com direito à consultoria personalizada gratuita para contadores parceiros da Conta Azul.

Quer saber como aproveitar essas vantagens e otimizar a organização do ambiente contábil?

É só se tornar um contador parceiro gratuitamente: ligue para 0800 600 0921 ou se cadastre aqui.

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