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Organização Do Ambiente Contábil: Como Estruturar A Empresa

Equipe Conta Azul Equipe Conta Azul | Atualizado em: 30/08/2023 | 7 mins de leitura | ← voltar

Você já pensou em como a organização do ambiente contábil impacta sua produtividade? Veja como ganhar eficiência no escritório.

Você já pensou em como a organização do ambiente contábil impacta sua produtividade?

Estamos falando de todos os aspectos do seu escritório, desde a divisão de salas até a relação dos colaboradores com o espaço e suas ferramentas de trabalho.

Tanto no ambiente físico quanto no virtual, sua organização determina a eficiência dos processos e engajamento dos contadores, mesmo que você não perceba no dia a dia.

Por isso, vamos ajudar você a criar a estrutura perfeita para impulsionar o desempenho e melhorar a colaboração na empresa.

Continue lendo e saiba como transformar seu ambiente de trabalho com foco em resultados.

Importância da organização na contabilidade

A organização do ambiente contábil é uma das principais vantagens competitivas que uma empresa pode conquistar nesse mercado.

Basta pensar na própria natureza da contabilidade: manter o controle do patrimônio, garantir a saúde financeira da empresa e atender às obrigações legais e tributárias.

Essas rotinas contábeis envolvem uma série de dados, processos e documentos importantes, que precisam ser organizados da forma mais ágil e eficiente possível.

Assim, a empresa precisa se destacar no quesito organização, desde o aspecto mais simples como a disposição dos móveis no escritório até a gestão de pessoas e documentos.

Quanto mais organizado for o espaço, maior será o nível de produtividade e engajamento dos colaboradores.

Em 2018, a contabilidade esteve entre as seis profissões de nível superior que mais contrataram no Brasil, com quase 17 mil vagas preenchidas, segundo dados do CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) publicados no site do CFC (Conselho Federal de Contabilidade).

Os números mostram que a carreira está em alta, e as empresas contábeis precisam se preparar para gerenciar seu capital humano e recursos para atender às novas demandas do mercado.

Basicamente, você deve pensar na organização do ambiente contábil em duas principais dimensões: física e virtual.

Será que o seu escritório segue os padrões de excelência ou tem espaço para melhorias?

Vamos descobrir nos próximos tópicos.

Organização física do ambiente contábil

A dimensão física do seu ambiente contábil abrange todo o espaço do escritório, divisão dos departamentos, disposição dos móveis e estações de trabalho.

Além disso, determina onde seus colaboradores atuam e como circulam pela empresa para cumprir suas tarefas.

Confira algumas dicas de como se organizar para melhorar seus resultados.

Defina a estrutura da empresa

Para ter sucesso na organização do ambiente contábil, você precisa definir qual será o modelo estrutural da empresa e seu fluxo de trabalho.

Geralmente, os escritórios menores optam pela estrutura por cliente, na qual cada contador fica responsável por atender uma conta específica e cuidar de todas as tarefas.

Em empresas maiores, é mais comum dividir o trabalho por função, criando departamentos separados para cada serviço (Ex.: departamento de legalização, fiscal, contábil e pessoal).

Ao decidir qual a melhor estrutura, você já pode pensar melhor no espaço físico e suas implicações no dia a dia.

Organize seu arquivo

A contabilidade digital está, aos poucos, eliminando o papel dos escritórios — para o bem das pessoas e do meio ambiente.

No entanto, ainda é preciso ter um arquivo para guardar documentos impressos essenciais, especialmente aqueles que têm um período obrigatório de armazenamento.

Esse local deve ser de fácil acesso para todos e organizado nos mínimos detalhes, para que qualquer documento seja encontrado rapidamente.

Conecte os colaboradores 

Uma das principais tendências em organização de escritórios é apostar em espaços mais amplos e de fácil circulação, sem barreiras que dificultam a comunicação entre os colaboradores.

A ideia é facilitar a integração entre as áreas, principalmente na contabilidade, em que a troca de informações é crucial para prestar serviços de qualidade aos clientes.

Assim, os colaboradores devem ser posicionados de forma estratégica, de modo que fiquem próximos e possam compartilhar informações rapidamente.

Para isso, você deve evitar as portas fechadas e criar espaços de convivência que estimulem o diálogo, além de flexibilizar as estações de trabalho.

Crie um ambiente mais produtivo

A organização do ambiente contábil pode impulsionar a produtividade dos seus colaboradores, mas para isso é preciso investir no espaço.

Você pode, por exemplo:

  • Melhorar a qualidade e ergonomia dos móveis para aumentar o conforto
  • Implementar uma iluminação mais baixa e indireta para reduzir o cansaço visual
  • Investir em uma decoração inspiradora para estimular os profissionais
  • Utilizar estantes abertas para deixar todos os materiais organizados e sempre à vista.

Essas pequenas medidas podem transformar seu escritório em um espaço muito mais agradável e acolhedor, capaz de engajar e motivar os contadores.

Organização virtual do ambiente contábil

Na dimensão digital, a organização do ambiente contábil é decisiva para garantir a agilidade dos processos.

Teoricamente, é mais fácil organizar arquivos no computador do que no espaço físico, mas você precisa do apoio da tecnologia para isso.

Confira nossas dicas para se sair bem nessa área.

Digitalize seu arquivo

O primeiro passo para se organizar virtualmente é digitalizar os documentos do seu arquivo.

Para isso, você precisa definir um servidor confiável ou mesmo optar por um software que ofereça funções de armazenamento em nuvem e backup automático.

Se for guardar os arquivos em servidor próprio, crie um esquema para classificação com nomes, códigos, pastas e subpastas que facilite o acesso.

Padronize o formato digital

Para implementar a organização do ambiente contábil virtual, você precisa eliminar as impressões ao máximo e padronizar o formato digital dos documentos.

Uma boa dica é investir em um Certificado Digital, que oferece segurança jurídica para extinguir de vez os documentos físicos e assinar contratos online.

Centralize as informações em um único software

A escolha do software de gestão é um dos pontos mais importantes da organização do ambiente contábil.

Por isso, você só tem a ganhar escolhendo um sistema que centraliza todas as informações da empresa, como a Conta Azul Mais: uma solução contábil gratuita 100% em nuvem que conecta você aos clientes e facilita sua gestão.

Com ela, você agiliza todas as rotinas contábeis e tem acesso aos documentos e dados financeiros do cliente em tempo real, com funções de integração bancária, importação automática de notas fiscais e relatórios completos.

Além disso, ainda pode gerenciar sua empresa contábil pelo módulo de gestão, controlando desde o fluxo de caixa até a emissão de boletos e NFS-e.

Tudo isso na segurança da nuvem e com direito à consultoria personalizada gratuita para contadores parceiros da Conta Azul.

Quer saber como aproveitar essas vantagens e otimizar a organização do ambiente contábil?

É só se tornar um contador parceiro gratuitamente: ligue para 0800 600 0921 ou se cadastre aqui.

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