Proposta de serviços contábeis eficiente: um guia passo a passo

 

Proposta de serviços contábeis eficiente: um guia passo a passo

Uma boa proposta de serviços contábeis é essencial não apenas para conquistar novos clientes, mas também para fazer bons negócios. Além de vender o seu serviço e apresentar o seu valor, ela precisa especificar custos extras em casos específicos e oferecer soluções para as necessidades do empresário.

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Como você sabe, encontrar a oportunidade para fazer a proposta de serviços não é tarefa simples. Por isso, quando o seu potencial cliente se mostra interessado, você tem que ser eficiente. Se essa primeira etapa de negociação não for bem executada, o fechamento fica comprometido.

Nesse primeiro contato formal, é preciso ser claro e objetivo para não confundir ou assustar seu potencial cliente. É importante também se diferenciar da concorrência e agregar valor aos serviços de sua empresa contábil.

Os micro e pequenos empresários, geralmente, têm pouca familiaridade com os aspectos contábeis do negócio e estão muito atarefados com suas empresas. Então, neste momento inicial, você precisa mostrar que sabe como ajudá-lo.

Ficou interessado? Então siga a leitura para descobrir, passo a passo, como criar propostas de serviços contábeis que são efetivas na conquista de clientes e venda de serviços.

Passo a passo para fazer proposta de serviços contábeis

Em seu curso sobre Negociação para Escritórios de Contabilidade, Anderson Hernandes, empresário contábil, palestrante e escritor, alerta que o modelo de proposta de serviços contábeis ideal para as MPEs deve ter, no máximo, três páginas com a seguinte estrutura lógica:

1. Apresentação da empresa contábil

É importante abrir o material posicionando a empresa no mercado e destacando seus diferenciais de forma breve.

Se sua empresa contábil é especialista em um nicho de mercado, como clínicas médicas e consultórios, por exemplo. Destaque na proposta que os serviços são especializados para atender aos requisitos e particularidades do Conselho Federal de Medicina. Caso tenha bastante tempo de mercado, clientes de referência ou até prêmios, explore esse diferencial.

Antes mesmo de discutir preço, o cliente precisa sentir confiança de que a sua empresa é a melhor opção, e essas são ótimas maneiras de criar esse sentimento.

Dica: uma apresentação interativa, com imagens e cores, tem um apelo moderno e facilita o entendimento do cliente. Se for possível, é recomendado contar com um profissional de design, para impactar de forma ainda mais positiva o cliente.

2. Serviços oferecidos

Ao descrever os serviços oferecidos em sua proposta contábil, fique atento aos seguintes pontos:

2.1 Seja específico

Ofereça somente o que o potencial cliente precisa, segmentando os serviços pelas áreas: contábil, fiscal, trabalhista/previdenciária e imposto de renda. Se for necessário, faça um levantamento mais aprofundado das necessidades do cliente. Envie a proposta em até 48 horas para que seu potencial cliente perceba a agilidade de sua empresa contábil.

Tenha atenção para não incluir na proposta (sem valor adicional) serviços que podem gerar muito trabalho para o escritório e que não têm muito valor na percepção do cliente. Não ofereça nada que seja preciso retirar no futuro.

Caso o cliente precise receber anualmente certidões negativas, deixe claro aqui neste capítulo quando o escritório as enviará.

Dica: a sua experiência pode mostrar que no processo de abertura de empresas, por exemplo, os clientes têm dúvidas sobre o percentual a pagar de imposto. Facilite e já coloque essa informação pronta na proposta para esse perfil.

2.2 Prazos e regras

Na sua proposta contábil, além da descrição dos serviços que serão prestados, é fundamental dizer como eles serão oferecidos, incluindo prazos e regras para a entrega dos documentos na proposta.

Estabeleça as datas para entrega de cada documento por parte do cliente à empresa contábil (e vice-versa) e deixe claro como o cliente deve disponibilizar as informações para o contador: se por documentos físicos ou em formato digital.

Dica: explicitar em quais condições os serviços podem ser suspensos e o que isso acarreta para o cliente também é importante. É uma forma do contador se proteger da inadimplência e do cliente não ficar sem serviços importantes para o funcionamento da empresa.

3. Valor dos honorários contábeis

Para estabelecer o valor do honorário do escritório de contabilidade avalie as informações colhidas no levantamento com o cliente: quanto mais complexa a estrutura fiscal, mais trabalho e mais risco para o escritório. Logo, os honorários são mais altos. Para fechar essa conta, considere como premissas para dimensionar os honorários:

  • Estrutura societária do cliente
  • Quantidade de funcionários e movimentação da folha
  • Quantidade de notas emitidas por mês
  • Regime fiscal adotado
  • Número de filiais.

Na proposta de serviços, considere também quantas pessoas serão necessárias e qual o esforço da equipe para atender o cliente em questão, afinal, o valor do honorário do contador também precisa ser avaliado em função de nível de dedicação que cada cliente demanda. E, claro, acrescente no cálculo a margem de lucro que a empresa contábil deseja.

Se você quiser identificar a média de valores adotada no mercado, o Sescon de Santa Catarina, por exemplo, disponibiliza uma tabela referencial de honorários para cada demanda. Procure o órgão do seu estado para obter essa informação.

Não é indicado expor o preço de cada serviço na proposta, apenas o valor total do pacote. Caso contrário, você cria um espaço para o cliente selecionar serviços, o que torna a negociação pouco eficiente.

Também é importante constar nesse capítulo como os valores serão corrigidos: se por um índice atrelado à inflação, como o IGPM, ou pela variação do salário mínimo, por exemplo.

Dica: apresentar um comparativo simplificado entre três “planos” que se enquadram na necessidade do cliente para que ele tenha facilidade de visualizar cada pacote de serviços. Veja o exemplo abaixo:

exemplo de planos de serviços contábeis para constar na proposta

Vale incluir uma observação explicando que é possível migrar de plano se o volume de serviço prestado pelo escritório aumentar ou diminuir.

4. Serviços extraordinários (não inclusos no plano)

Se a proposta contábil não for clara sobre o que está dentro do pacote de serviços contratados e o que são serviços extras, o cliente pode achar que tem direito a tudo dentro da mensalidade. Então, esse é o momento de deixar bem claro que seu escritório pode atender necessidades adicionais ou pontuais, mas que elas serão cobradas à parte.

Exemplos de serviços extras mais comuns são: alterações societárias (como alteração de contratos, abertura de filiais), certidões negativas diversas, homologações sindicais e controle de imobilizado.

Dica: a lista de serviços cobrados separadamente não pode ser maior do que a lista dos inclusos no pacote para o cliente não ter a sensação visual de que o valor da mensalidade não cobre a maior parte das atividades.

5. Tecnologia

Apoiar o cliente e conduzi-lo aos melhores resultados vai fidelizar sua carteira e ampliar a rentabilidade do escritório, além de viabilizar a longevidade da MPE. Para isso, você pode sugerir no seu modelo de proposta de serviços da empresa contábil um pacote de horas para fazer o acompanhamento da adoção de um sistema de gestão.

Com um bom software de gestão, simples de usar, com preço acessível e integrado ao escritório contábil, seu cliente consegue ter a empresa “na mão” para tomar decisões mais assertivas e, consequentemente, ter mais sucesso no negócio e crescer de forma organizada.

Pelo sistema, ele lança as contas a pagar e a receber, assim como as pagas e recebidas, faz a conciliação bancária, categoriza seus lançamentos, controla o estoque, emite notas fiscais e deixa os dados preparados para a exportação da empresa contábil.

Assim, além de o cliente conquistar melhor desempenho, o escritório de contabilidade também ganha produtividade no processo de integração contábil, podendo atuar como um consultor de negócios, ampliando a percepção de valor dos serviços do contador pelo cliente. É um recurso que beneficia os dois lados, para que ambos foquem na rentabilidade e longevidade de seus negócios. 

A ContaAzul é um exemplo de solução que pode ser oferecida, pois dá ao empreendedor ferramentas de controle e organização sobre a empresa, além de ser fácil de usar e financeiramente acessível.

Esta solução também proporciona agilidade na obtenção das informação que a empresa contábil precisa para fazer o processo de fechamento contábil, pois é facilmente conectada com ContaAzul para Contadores – software de integração contábil gratuito para os escritórios de contabilidade que desejam impulsionar sua produtividade e ajudar as MPEs a crescerem de forma organizada.

6. Validade da proposta de serviços contábeis

Este capítulo é bem breve e existe para destacar por quanto tempo seu escritório consegue manter os valores e condições apresentadas. Os prazos, geralmente, variam entre 15 e 30 dias.

Importante: nunca é demais reforçar que erros de ortografia em materiais profissionais causam uma péssima impressão. Se você não estiver seguro, busque um revisor para ajudá-lo. O modelo de proposta de serviços do contador deve ser impecável.

Depois da proposta aceita, é imprescindível elaborar um contrato, que é o documento com validade jurídica, seguindo a resolução do Conselho Federal de Contabilidade. Nele você deve ser bem detalhista para proteger seu escritório e seu futuro cliente.

O segredo de uma boa proposta de serviços é o mesmo de uma boa conversa: a outra parte precisa entender o que você quer dizer e sentir-se confortável para seguir adiante e interagir. Quanto mais simples e direta, melhor o seu efeito sobre o potencial cliente e maior a taxa de conversão para a sua empresa contábil.

8 erros em uma proposta de serviços contábeis

Na sua proposta, um pequeno deslize pode comprometer toda a sua negociação. Por isso, fique atento aos seguintes pontos:

  1. Material com erros e mal estruturado pode trazer uma péssima impressão
  2. Não fazer uma reunião para entender as reais necessidades do cliente antes de apresentar a proposta
  3. Enviar a proposta por e-mail e não conversar com o cliente para esclarecer as possíveis dúvidas
  4. Demorar para apresentar a proposta
  5. Não questionar as reais necessidades e demandas do cliente
  6. Apresentar uma proposta genérica ou que não está dentro das necessidades do cliente
  7. Oferecer aquilo que não pode cumprir
  8. Jogar o preço lá no alto ou lá no chão, sem um planejamento adequado de seus custos, do montante de trabalho e da concorrência.

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