4 planilhas para contadores e 1 maneira de abandoná-las para sempre

 

4 planilhas para contadores e 1 maneira de abandoná-las para sempre

Para os contadores, as planilhas são ferramentas muito úteis. Diante de tantos números que envolvem essa área, a organização é fundamental — e os meios eletrônicos facilitam cálculos, cruzamento de informações, manutenção dos dados e compartilhamento com os clientes.

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Com a ajuda da tecnologia, certamente a rotina de um contador se torna mais produtiva. Mas nem sempre é fácil se adaptar. Quem se graduou em tempos menos digitais sabe que o trabalho era muito diferente e que até o bloco de anotações (com rabiscos) cumpria função em algumas trocas de informações com os clientes.

Hoje, o bloco de notas mais comum é o software do computador. E as planilhas contábeis têm recursos e vantagens que superam com folga o papel e o lápis.

E você, lida bem com a tecnologia no seu dia a dia? Adota planilhas e até ferramentas mais avançadas de controle? Neste post, vamos apresentar 4 planilhas importantes para contadores e 1 solução mais completa, que pode revolucionar o seu escritório. Ficou interessado? Então siga a leitura.

Planilha de folha de pagamento e cálculo do custo de funcionários

O controle da folha de pagamento é uma tarefa que demanda muito tempo quando feita manualmente. Na grande maioria dos casos, essa atividade precisa ser realizada em períodos específicos do mês. Como consequência disso, o escritório contábil pode ficar bastante sobrecarregado, especialmente se tiver um grande número de clientes.

Ao utilizar uma planilha especializada em folha de pagamento, saiba que será possível desfrutar dos seguintes benefícios:

  • Agilidade para processar grandes volumes de dados;
  • Facilidade para inserir novas informações ou até mesmo alterá-las;
  • Redução considerável da margem de erro nos cálculos;
  • Praticidade para a consulta do histórico de empresas específicas e até mesmo de algum funcionário.

Esses são apenas alguns motivos que incentivam a utilização de planilhas para contadores. Escritórios que ainda fazem o controle por papel devem aproveitar a oportunidade para atualizar as rotinas e fazê-las com mais agilidade e eficiência.

Além disso, para ter uma contabilidade mais precisa, é muito importante calcular o custo dos funcionários, tanto para saber quanto seu cliente (ou até mesmo o seu escritório) está desembolsando no mês com cada funcionário quanto para saber se o custo realmente condiz com as atividades realizadas.

Baixe: Planilha para folha de pagamento

Planilha de controle de estoque

Uma das planilhas mais importantes para as empresas é a do controle de estoque, já que está no centro de uma rotina essencial.

Para que o negócio seja bem-sucedido, o gestor precisa saber responder questões como: quais são os produtos mais vendidos, quais estão em falta e quais não apresentaram um bom retorno. Mas o grande volume de informações, associado ao número de clientes, pode gerar ineficiência.

Por isso, é muito interessante começar a adotar planilhas que facilitam o controle desse setor. Será que o seu cliente já tem o conhecimento desse tipo de ferramenta e faz a análise e o monitoramento adequado do estoque?

A dica aqui é conversar com ele, explicar a importância desse processo para a empresa e ensinar, se necessário, a utilizar o controle adequadamente. Afinal, o valor do seu trabalho pode crescer ainda mais quando você se torna um parceiro estratégico do gestor.

Baixe: Planilha para controle de estoque

Controle de contas a pagar e a receber

Não é novidade que são as multas e os juros são altos em caso de atraso de vencimentos, especialmente das despesas com os próprios bancos, como o cartão de crédito ou o limite bancário.

Como as obrigações que precisam ser pagas para manter o funcionamento de uma empresa são altas, sem dúvida, é interessante evitar esse tipo de complicação que pode pesar bastante no orçamento final.

Entre as melhores formas de não enfrentar esse problema está manter um bom controle financeiro por meio de planilhas para o gerenciamento de contas. Com base nessa ferramenta, será muito mais fácil acompanhar quais débitos devem ocorrer ao longo de cada semana. Por se tratar de um escritório de contabilidade, ser pontual é essencial para a prosperidade do negócio.

Além disso, você também pode ajudar seus clientes disponibilizando a eles uma planilha de fluxo de caixa, tendo em vista a grande dificuldade financeira que muitas empresas têm.

Baixe: Planilha de fluxo de caixa mensal
Planilha de controle financeiro

Cálculo de custos e honorários

E, por fim, a última planilha para contador que todo escritório precisa conhecer é a de cálculo de custos e honorários. Com a concorrência cada vez mais alta no setor contábil, o diferencial para conquistar uma boa parcela do mercado pode estar na excelência da gestão dos custos.

Além disso, é preciso levar em consideração os honorários que serão definidos e calculados com base nos custos. Essa é uma boa forma de valorizar a profissão, mas sem deixar de ser justo com o cliente.

Baixe: Planilha de cálculo de honorários para a contabilidade

Como ir além das planilhas na contabilidade

Como vimos, as planilhas são ferramentas essenciais para a contabilidade. Mas é possível dar um passo além, sabia?

Existem softwares de gestão com integração contábil que cumprem o papel das planilhas apresentadas acima e ainda oferecem muitos outros recursos. Com uma solução assim, não é preciso criar várias planilhas para lidar com cada tarefa. Essa centralização fica a cargo de um sistema único, que pode ser usado tanto pelo contador quanto pelo cliente.

A plataforma ContaAzul, por exemplo, é um sistema de gestão para pequenas empresas completamente integrado à contabilidade. Assim, pequenos empresários e contadores ganham tempo e informação para se dedicarem ao que realmente importa: o crescimento e o sucesso das suas empresas.

Para o empresário, a plataforma tem uma série de funcionalidades, como sistema ERP (com integração bancária, gestão de vendas), financeiro (relatórios, boletos, centro de custos, fluxos de caixa, notas fiscais), controle de estoque e integração completa com o escritório de contabilidade.

Para o contador, o software facilita a organização das informações dos clientes, permite a integração do financeiro com o sistema contábil e apresenta relatórios gerenciais que valorizam seu trabalho.

Você pode começar testando a plataforma gratuitamente para ter todos os dados dos seus clientes integrados para facilitar seu fechamento mensal. Vela a pena conferir!

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