Como mostrar o valor do seu trabalho usando relatórios em contabilidade

Os relatórios na contabilidade direcionam a gestão da empresa e mostram o valor do seu trabalho ao cliente. Veja como usar.

Saber usar relatórios em contabilidade para ajudar e impressionar o cliente é um grande diferencial do contador consultor.

Eu, Pablo Rodrigues, posso afirmar isso porque comando a primeira empresa a ser certificada como parceira nível Diamante da Conta Azul — a ContabilizaRio.

Depois da evolução para a contabilidade digital, passei a usar o poder dos números para orientar as decisões dos meus clientes e mudar a trajetória de seus negócios. 

Hoje, vou dividir essa experiência com você e explicar como usar e apresentar os relatórios em contabilidade para apoiar seus clientes.

O conteúdo que você vai ler a seguir faz parte da formação completa da Conta Azul sobre Estratégias de valor para usar na crise, e está disponível no curso online Como usar relatórios para ajudar e impressionar seu cliente.

Leia com atenção e aprenda a mostra o valor do seu trabalho.

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Importância dos relatórios na contabilidade

Os relatórios na contabilidade são os principais facilitadores na conversa entre contadores e clientes.

Com o papel do contador consultor em alta, esses números e gráficos são essenciais para informar o cliente sobre a posição financeira da sua empresa e orientar a tomada de decisão. 

E o processo ficou muito mais rápido e prático com o avanço da tecnologia, que permite gerar os relatórios em segundos e ter toda a informação disponível em tempo real.

Na minha empresa, por exemplo, a maior dor dos contadores lá no início era lidar com a contabilidade em atraso e ter que gerar informe de rendimentos de todos os clientes na época do Imposto de Renda.

Hoje, com a plataforma da Conta Azul, temos os dados prontos para enviar ao cliente imediatamente, como a distribuição de lucro para o informe de rendimentos.

Isso poupa tempo dos contadores e permite que a equipe foque na estratégia, em vez de perder horas com tarefas repetitivas.

Por isso, os relatórios devem ser prioridade na relação com o cliente e servir como base para uma contabilidade consultiva.

Como e quando apresentar relatórios na contabilidade

Os relatórios na contabilidade devem ser apresentados conforme as necessidades dos seus clientes e estratégia do escritório.

Por exemplo, minha tática é enviar um e-mail informativo com os principais relatórios contábeis (saldo geral, fluxo de caixa, posição de contas, etc.) periodicamente de acordo com o porte da empresa.

Para as empresas menores, basta um informativo mensal para entender a performance financeira, enquanto as grandes podem receber o e-mail a cada 15 dias para ter mais regularidade na análise.

Agora, se você está prestando serviços de BPO Financeiro, é fundamental enviar os relatórios em contabilidade toda semana, para que o cliente consiga planejar suas contas com antecedência.

Em relação ao formato, é importante entender que o cliente não quer mais receber um livro-diário de 500 páginas no final do ano, um DRE e um balancete.

Se pensarmos que a maioria das empresas hoje são micro e pequenas, não faz sentido usar esses relatórios complicados que não comunicam nada ao empreendedor.

O caminho é apresentar dados visuais e intuitivos com regularidade, usando a contabilidade digital para se aproximar do seu cliente e fazer a diferença na gestão da empresa.

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Os 6 relatórios de contabilidade mais importantes

Alguns relatórios de contabilidade são indispensáveis para informar seu cliente sobre a situação da empresa e orientá-lo na tomada de decisão.

Veja quais não podem faltar na sua apresentação.

1. Fluxo de caixa diário

O fluxo de caixa diário é um dos relatórios de contabilidade mais importantes e deve ser o ponto de partida para a análise financeira da empresa.

Com ele, você consegue acompanhar as movimentações do negócio dia após dia e mostrar quais datas tiveram saldo negativo e positivo no mês.

Com uma simples visualização, você apresenta ao cliente quais foram os dias mais críticos para o caixa e consegue prever como serão os próximos.

Se a posição financeira não estiver favorável, por exemplo, você pode recomendar uma antecipação de recebíveis ou crédito para capital de giro. 

2. Fluxo de caixa mensal (previsto e realizado)

O fluxo de caixa mensal amplia a visão das finanças da empresa com as entradas e saídas de cada mês. 

Na plataforma da Conta Azul, você consegue comparar os recebimentos previstos com os efetivamente realizados, e o mesmo com os pagamentos.

Além disso, o sistema calcula o saldo previsto para os próximos meses de acordo com a movimentação da empresa, ajudando na projeção de resultados do cliente.

Ao apresentar esse relatório ao seu cliente, você oferece uma visão geral do negócio no ano e pode indicar as melhores decisões financeiras para o período, como reforçar a cobrança de inadimplentes, investir ou cortar de gastos, por exemplo. 

3. Análise de recebimentos vencidos e pendentes

O relatório de recebimentos vencidos e pendentes informa o cliente sobre as contas a receber e com data limite próxima. 

Logo, você deve usá-lo para alertar o cliente de que a empresa deve receber um depósito, transferência, efetivação de boleto ou repasse nos próximos dias.

Em relação aos recebimentos vencidos, é seu papel informar o cliente sobre os riscos da inadimplência e ajudá-lo a melhorar seu processo de cobrança.

4. Análise de pagamentos

O relatório de análise de pagamentos reúne todos os custos e despesas da empresa no mesmo documento.

Você pode usá-lo para mostrar ao cliente para onde vai cada real da empresa, separando os gastos por categoria. 

Assim, fica fácil argumentar onde cabe uma redução de custos e onde é preciso investir mais.

Um exemplo prático: eu já conquistei um cliente mostrando que suas despesas bancárias estavam muito altas e recomendando a troca de instituição.

Em um ano, o cliente economizou mais de R$ 3 mil — e não pensou mais em trocar de contador.

5. Posição de contas

Entre os relatórios em contabilidade, o de posição de contas é um dos mais indicados para tomar atitudes imediatas.

Basicamente, esse documento mostra quanto a empresa ainda tem a receber e pagar neste mês. 

Assim, você pode identificar junto com o cliente o que causou uma queda do caixa na semana, acompanhar gastos e ganhos, e ainda consegue agir para realizar cobranças e evitar atrasos antes do mês terminar. 

6. DRE Gerencial

Por fim, o DRE Gerencial (Demonstrativo Gerencial de Resultados do Exercício) é um resumo completo da posição financeira da empresa.

Ele revela se o negócio teve lucro ou prejuízo em determinado período, além de permitir projeções de crescimento e análises da evolução de custos e recebimentos.

Por ser um relatório mais amplo, o DRE pode ser usado para o planejamento anual da empresa, por exemplo, ou para uma revisão periódica das receitas, custos e despesas.

Cabe a você, contador, apresentar os números em detalhes e direcionar o cliente para o caminho certo.

Entendeu como mostrar o valor do seu trabalho com os relatórios na contabilidade?

Comente quais você já apresenta e como pretende mudar a estratégia.

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