Os relatórios na contabilidade direcionam a gestão da empresa e mostram o valor do seu trabalho ao cliente. Veja como usar.
Saber usar relatórios em contabilidade para ajudar e impressionar o cliente é um grande diferencial do contador consultor.
Eu, Pablo Rodrigues, posso afirmar isso porque comando a primeira empresa a ser certificada como parceira nível Diamante da Conta Azul — a ContabilizaRio.
Depois da evolução para a contabilidade digital, passei a usar o poder dos números para orientar as decisões dos meus clientes e mudar a trajetória de seus negócios.
Hoje, vou dividir essa experiência com você e explicar como usar e apresentar os relatórios em contabilidade para apoiar seus clientes.
O conteúdo que você vai ler a seguir faz parte da formação completa da Conta Azul sobre Estratégias de valor para usar na crise, e está disponível no curso online Como usar relatórios para ajudar e impressionar seu cliente.
Leia com atenção e aprenda a mostra o valor do seu trabalho.
Importância dos relatórios na contabilidade
Os relatórios na contabilidade são os principais facilitadores na conversa entre contadores e clientes.
Com o papel do contador consultor em alta, esses números e gráficos são essenciais para informar o cliente sobre a posição financeira da sua empresa e orientar a tomada de decisão.
E o processo ficou muito mais rápido e prático com o avanço da tecnologia, que permite gerar os relatórios em segundos e ter toda a informação disponível em tempo real.
Na minha empresa, por exemplo, a maior dor dos contadores lá no início era lidar com a contabilidade em atraso e ter que gerar informe de rendimentos de todos os clientes na época do Imposto de Renda.
Hoje, com a plataforma da Conta Azul, temos os dados prontos para enviar ao cliente imediatamente, como a distribuição de lucro para o informe de rendimentos.
Isso poupa tempo dos contadores e permite que a equipe foque na estratégia, em vez de perder horas com tarefas repetitivas.
Por isso, os relatórios devem ser prioridade na relação com o cliente e servir como base para uma contabilidade consultiva.
Como e quando apresentar relatórios na contabilidade
Os relatórios na contabilidade devem ser apresentados conforme as necessidades dos seus clientes e estratégia do escritório.
Por exemplo, minha tática é enviar um e-mail informativo com os principais relatórios contábeis (saldo geral, fluxo de caixa, posição de contas, etc.) periodicamente de acordo com o porte da empresa.
Para as empresas menores, basta um informativo mensal para entender a performance financeira, enquanto as grandes podem receber o e-mail a cada 15 dias para ter mais regularidade na análise.
Agora, se você está prestando serviços de BPO Financeiro, é fundamental enviar os relatórios em contabilidade toda semana, para que o cliente consiga planejar suas contas com antecedência.
Em relação ao formato, é importante entender que o cliente não quer mais receber um livro-diário de 500 páginas no final do ano, um DRE e um balancete.
Se pensarmos que a maioria das empresas hoje são micro e pequenas, não faz sentido usar esses relatórios complicados que não comunicam nada ao empreendedor.
O caminho é apresentar dados visuais e intuitivos com regularidade, usando a contabilidade digital para se aproximar do seu cliente e fazer a diferença na gestão da empresa.
Os 6 relatórios de contabilidade mais importantes
Alguns relatórios de contabilidade são indispensáveis para informar seu cliente sobre a situação da empresa e orientá-lo na tomada de decisão.
Veja quais não podem faltar na sua apresentação.
1. Fluxo de caixa diário
O fluxo de caixa diário é um dos relatórios de contabilidade mais importantes e deve ser o ponto de partida para a análise financeira da empresa.
Com ele, você consegue acompanhar as movimentações do negócio dia após dia e mostrar quais datas tiveram saldo negativo e positivo no mês.
Com uma simples visualização, você apresenta ao cliente quais foram os dias mais críticos para o caixa e consegue prever como serão os próximos.
Se a posição financeira não estiver favorável, por exemplo, você pode recomendar uma antecipação de recebíveis ou crédito para capital de giro.
2. Fluxo de caixa mensal (previsto e realizado)
O fluxo de caixa mensal amplia a visão das finanças da empresa com as entradas e saídas de cada mês.
Na plataforma da Conta Azul, você consegue comparar os recebimentos previstos com os efetivamente realizados, e o mesmo com os pagamentos.
Além disso, o sistema calcula o saldo previsto para os próximos meses de acordo com a movimentação da empresa, ajudando na projeção de resultados do cliente.
Ao apresentar esse relatório ao seu cliente, você oferece uma visão geral do negócio no ano e pode indicar as melhores decisões financeiras para o período, como reforçar a cobrança de inadimplentes, investir ou cortar de gastos, por exemplo.
3. Análise de recebimentos vencidos e pendentes
O relatório de recebimentos vencidos e pendentes informa o cliente sobre as contas a receber e com data limite próxima.
Logo, você deve usá-lo para alertar o cliente de que a empresa deve receber um depósito, transferência, efetivação de boleto ou repasse nos próximos dias.
Em relação aos recebimentos vencidos, é seu papel informar o cliente sobre os riscos da inadimplência e ajudá-lo a melhorar seu processo de cobrança.
4. Análise de pagamentos
O relatório de análise de pagamentos reúne todos os custos e despesas da empresa no mesmo documento.
Você pode usá-lo para mostrar ao cliente para onde vai cada real da empresa, separando os gastos por categoria.
Assim, fica fácil argumentar onde cabe uma redução de custos e onde é preciso investir mais.
Um exemplo prático: eu já conquistei um cliente mostrando que suas despesas bancárias estavam muito altas e recomendando a troca de instituição.
Em um ano, o cliente economizou mais de R$ 3 mil — e não pensou mais em trocar de contador.
5. Posição de contas
Entre os relatórios em contabilidade, o de posição de contas é um dos mais indicados para tomar atitudes imediatas.
Basicamente, esse documento mostra quanto a empresa ainda tem a receber e pagar neste mês.
Assim, você pode identificar junto com o cliente o que causou uma queda do caixa na semana, acompanhar gastos e ganhos, e ainda consegue agir para realizar cobranças e evitar atrasos antes do mês terminar.
6. DRE Gerencial
Por fim, o DRE Gerencial (Demonstrativo Gerencial de Resultados do Exercício) é um resumo completo da posição financeira da empresa.
Ele revela se o negócio teve lucro ou prejuízo em determinado período, além de permitir projeções de crescimento e análises da evolução de custos e recebimentos.
Por ser um relatório mais amplo, o DRE pode ser usado para o planejamento anual da empresa, por exemplo, ou para uma revisão periódica das receitas, custos e despesas.
Cabe a você, contador, apresentar os números em detalhes e direcionar o cliente para o caminho certo.
Entendeu como mostrar o valor do seu trabalho com os relatórios na contabilidade?
Comente quais você já apresenta e como pretende mudar a estratégia.