Segurança da informação: como proteger os dados na sua empresa contábil

Quer entender melhor o que é segurança da informação e como garantir a proteção dos dados na sua empresa contábil? Veja nosso guia.

Quer entender melhor o que é segurança da informação e como garantir a proteção dos dados na sua empresa contábil?

Tente lembrar: é possível que você já tenha passado pela experiência de perder documentos, sejam eles físicos ou digitais.

Foi um grande problema, certo?

Imagine, então, perder informações de um cliente.

A segurança da informação é uma ótima medida para preservar dados importantes, sejam eles do cliente ou da empresa.

Este artigo vai explicar o que é a segurança da informação e a importância de aplicá-la no seu cotidiano.

Como bônus, vamos listar algumas dicas para garantir maior segurança à informação que está sob sua responsabilidade.

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O que é segurança da informação

Segurança da informação é o conjunto de ações, métodos e processos aplicados para proteger dados contra o acesso não autorizado, além de garantir sua integridade e disponibilidade.

Essa estratégia também previne riscos de roubo, perdas e danos em sistemas, redes, servidores e dispositivos.

Em uma organização, as informações representam poder.

Elas têm grande valor e devem ser protegidas.

Caso contrário, será preciso administrar os prejuízos causados por causa da exploração de uma vulnerabilidade.

Por isso, é fundamental que os dados sejam controlados e bem armazenados.

Importância da segurança da informação

Mas por que a segurança da informação é importante?

Marcos Sêmola, em Gestão da Segurança da Informação (Elsevier, 2014), afirma que informação é um ativo cada vez mais valorizado na sociedade do conhecimento em que vivemos.

Outro autor, Edison Fontes, em Praticando a Segurança da Informação (Brasport, 2018) reforça a ideia de que informação é um dos ativos mais importantes de uma empresa.

E como proteger esses dados?

Essa é a preocupação de muita gente.

Em 2018, a pesquisa LifeLock Cyber Safety Insights Report mostrou que, no mundo, 58% dos consumidores entrevistados têm algum receio de sofrer ataques cibernéticos.

Outro dado expressivo na pesquisa: 95% acreditam que é importante exigir das empresas maior controle sobre os dados pessoais de seus clientes.

E como é o cenário no Brasil?

Um estudo promovido pela Accenture em 13 países mostra que o cidadão brasileiro é quem sente maior insegurança em relação à proteção de dados.

Entre os entrevistados, 77% demonstra preocupação pela forma que as empresas utilizam suas informações pessoais.

E 76% teme que dados como raça, etnia, opinião política, religiosa e orientação sexual possam estar desprotegidos em eventuais ações de hackers.

Em 2017, outro relatório da Norton informou que o país está em segundo lugar no ranking mundial de crimes virtuais.

Naquele ano, conforme a pesquisa, o prejuízo com o roubo de informações atingiu 22 bilhões de dólares e prejudicou 62 milhões de pessoas.

Está convencido sobre a importância de investir em segurança da informação?

Se sente preparado para administrar os transtornos que a empresa e seus negócios estão sujeitos por dependerem de dados?

A seguir, vamos apresentar dicas para proteger as informações dos seus clientes na empresa.

Como garantir maior segurança à informação

Já falamos que informação é poder.

Portanto, segurança da informação é assunto sério e não pode ser negligenciado.

No Brasil, a legislação está sendo estruturada para fortalecer essa área.

Em 2018, o Congresso Nacional aprovou a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (Lei nº 13.709).

Ela deve entrar em vigor em 2020 e servirá para regulamentar o uso de informações pessoais nas empresas.

Desta maneira, as responsabilidades das organizações tendem a aumentar.

Por isso, vale a pena se antecipar e implantar ações para garantir a segurança das informações.

Confira algumas dicas:

Registros de logins e senhas

Uma recomendação corriqueira, mas ainda eficiente.

O uso de logins e senhas fortes para acessar os sistemas da empresa são válidos para dificultar a ação de hackers.

Uma boa prática é misturar letras, números, letras maiúsculas e minúsculas — de preferência, em uma sequência aleatória, sem relação com sua vida pessoal ou profissional.

Além disso, esteja atento aos acessos ao e-mail realizados fora do horário de expediente.

Pode ser o sinal que alguém tentou invadir sua conta.

Ainda falando em e-mail, certifique-se que a empresa tem uma política de acesso e boas práticas.

Também é importante fornecer permissões apenas a dispositivos previamente autorizados, controlar os acessos, além de possuir um bom firewall, devidamente configurado.

Duplo fator de autenticação

Uma maneira de reforçar a segurança do acesso a e-mails e sistemas online é usar sempre o duplo fator de autenticação.

Essa é uma medida que leva o sistema a exigir uma confirmação de sua identidade a partir de um segundo dispositivo ou plataforma, como um token ou SMS.

Dessa forma, a chance de uma invasão se torna muito menor.

Cofre de senhas

Para administrar tantas senhas diferentes, há uma solução bem interessante, que é o cofre de senhas.

Esse tipo de recurso usa o duplo fator de autenticação (dê uma lidinha no tópico anterior) e armazena todas as suas senhas para diferentes plataformas, sites, sistemas e dispositivos.

Assim, de uma maneira centralizada e criptografada, você acessa todo o seu repertório de senhas com total segurança.

Backups

Esta dica é tão importante quanto as demais: tenha sempre cópias de segurança, também chamadas de backups.

O backup é essencial para armazenar informações e evitar dor de cabeça em caso de pane no sistema, crime cibernético ou perda de dados.

Os arquivos vitais podem ser guardados em dispositivos físicos ou na “nuvem”, como um “plano B”.

Por precaução, tenha cópias de segurança armazenadas em locais diferentes.

Assinatura digital e criptografia

Grande parte dos documentos na rotina contábil migrou para os meios virtuais.  

A assinatura digital usa a criptografia para garantir a integridade e a segurança de documentos e transações eletrônicas.

Ela dá segurança e autenticidade para validar contratos e outros conteúdos.

O artifício comprova que o documento foi verificado e o remetente realmente é quem diz ser.

Por fim, a criptografia se tornou uma das medidas mais eficazes contra o acesso à informações particulares.

Profissional especializado

Por mais que todas as dicas acima sejam executadas, é fundamental ter o apoio de uma equipe de segurança da informação.

Por isso, outra dica importante é: sempre conte com o suporte de uma empresa especializada ou profissional capacitado em segurança da informação.

Esse profissional possui qualificação para implementar as dicas listadas neste artigo, além de resolver outros problemas de segurança que poderiam trazer impactos diversos aos negócios de sua empresa.

Além disso, profissionais e empresas especializadas estão sempre conectados às novidades da área e podem implementar soluções específicas e eficazes para sua empresa..

Treinamento dos colaboradores

Comunique-se efetivamente com os colaboradores da empresa contábil para que todos saibam de suas responsabilidades em relação à segurança das informações.

Algumas dicas básicas, como tomar cuidados ao fornecer dados pelo telefone (para evitar técnicas de engenharia social, por exemplo), são essenciais e podem reduzir riscos como o de vazamento de informações.

Outro tema bastante relevante neste treinamento aos colaboradores é a formulação de senhas fortes em todos os dispositivos com acesso aos dados da empresa.

Para isso, o cofre de senhas é um excelente recurso, como já mencionado neste artigo.

Nuvem, nuvem e nuvem

Se você fizer menos downloads, correrá menos riscos de infectar seu computador.

Pode parecer uma afirmação genérica, mas ela leva a uma conclusão importante: a nuvem é a sua aliada na segurança da informação.

Com sistemas robustos, devidamente configurados e controlados, você protege os dados da sua empresa e dos seus clientes de forma muito melhor e mais prática.

Além disso, essas plataformas facilitam funções como criar documentos de textos, editar planilhas, armazenar fotos e montar apresentações.

E nessa jornada rumo à digitalização e conexão total, a Conta Azul também pode marcar presença.

Com a contabilidade na nuvem, você tem acesso direto às notas e movimentações financeiras dos seus clientes e pode fazer o fechamento contábil em poucos minutos — com total segurança, privacidade e praticidade.

E então, gostou das nossas dicas?

Agora você pode aplicá-las nas suas rotinas contábeis e preservar as informações que são vitais para o seu trabalho.

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