Vinicius Roveda
Você chega em casa depois de um dia agitado no seu escritório de contabilidade, senta no sofá e liga no jornal para relaxar um pouco com a família. Mal começam as notícias e lá está ela na pauta (de novo!): a crise. Aí você pensa: preciso blindar meu escritório nessa turbulência. Mas como?
Você já leu aqui no blog que é possível criar oportunidades em meio a crise, conheceu as formas de aproveitá-la e também percebeu que a tecnologia é uma grande aliada dos escritórios contábeis para minimizar os efeitos negativos que a crise pode trazer.
Agora, para finalizar esse assunto, você verá que uma excelente medida é adotar uma solução de integração contábil. Trata-se de uma ferramenta online que permite captar os lançamentos já conciliados do sistema de gestão do cliente (ERP) para importar no seu software contábil de forma ágil e prática.
O objetivo dessa tecnologia para escritório de contabilidade é eliminar as atividades manuais e demoradas, como o recebimento, conferência e organização de documentos dos clientes e, principalmente, a digitação dos lançamentos. Este ganho de produtividade no escritório contábil permite que você tenha mais tempo para atuar como um consultor de negócios e oferecer serviços de alto valor percebido pelos clientes, como a elaboração de relatórios financeiros e análise de demonstrativos contábeis.
O ContaAzul para Contadores é a solução ideal para o processo de integração contábil. É um software gratuito para os escritórios de contabilidade que desejam impulsionar sua produtividade e ter mais tempo para ajudar as MPEs a atravessarem a crise, garantindo assim a longevidade do negócio do micro-empreendedor. Afinal, cliente com a saúde financeira em dia, é cliente por mais tempo, não é mesmo?
O processo de fechamento contábil fica muito mais produtivo quando você escolhe a solução perfeita. Confira como uma excelente ferramenta de integração contábil deve funcionar para ajudar seu escritório a ser mais produtivo:
1. Integração com softwares contábeis
O primeiro ponto que deve ser observado em uma solução de integração contábil é a capacidade da solução se comunicar com o sistema contábil utilizado no seu escritório. Isso garante que os dados fiscais e contábeis extraídos do ERP do cliente sejam importados no seu sistema contábil no formato (layout) adequado, sem a necessidade de retrabalhar as informações depois de coletadas.
2. Agilidade no relacionamento das categorias financeiras com o plano de contas
Cada cliente classifica suas informações financeiras de diferentes formas e padronizar as nomenclaturas adotadas para fazer a conciliação contábil pode dar muito trabalho. Por isso, a solução de integração contábil ideal deve permitir que você importe o plano de contas do seu sistema contábil para dentro do sistema de integração. Assim, você pode usá-lo como base para relacionar as categorias financeiras do seu cliente com as contas contábeis existentes de forma mais prática.
Esse processo facilita a geração do arquivo de movimentação financeira a ser importado no sistema contábil, pois os dados já seguem categorizados corretamente.
Se surgirem dúvidas sobre a origem de um lançamento, é possível acessar o ERP do cliente e checar o extrato da movimentação financeira de forma bem prática.
Nesse processo automatizado, a tarefa que antes consumia cerca de um dia todo de trabalho, agora pode ser feita em apenas alguns minutos!
3. Exportação simples e completa da movimentação financeira
Depois que toda a movimentação financeira está devidamente classificada e parametrizada com o plano de contas, a geração do arquivo de movimentação financeira acontece em poucos cliques. O arquivo fica disponível para ser importado no sistema contábil e o contador pode executar a conciliação contábil e a apuração de impostos.
Com a tecnologia adequada, é possível selecionar o período a ser exportado e também personalizar a exportação dos dados para realizar os lançamentos diretamente contra as contas do ativo, passivo e resultados. Sistemas mais completos possibilitam exportação por cliente/fornecedor e exportação por provisão.
Outra vantagem é que os documentos comprobatórios ficam disponíveis online para consulta. Assim, seu cliente não precisa mais reunir e enviar mensalmente todos os documentos físicos para o escritório de contabilidade.
A exportação das movimentações financeiras de forma simples e completa permite eliminar a maior parte dos processos manuais responsáveis por roubar a produtividade do seu time. Você ganha tempo e seu cliente também.
4. Resumo das informações coletadas
Como contador, você tem uma atenção especial aos detalhes e é bastante criterioso com a gestão das informações dos seus clientes, certo? Por isso, a solução precisa transmitir segurança total. Visualizar um quadro-resumo das informações colhidas é fundamental para garantir essa segurança e isso pode ser feito de forma muito prática.
Além disso, se notar qualquer necessidade de ajuste no momento da conciliação ou precisar acessar os documentos hábeis, a solução deve permitir que você faça isso pelo quadro resumo.
5. Painel de controle
O fornecedor ideal da tecnologia para o processo de integração contábil deve conhecer profundamente a rotina e as necessidades dos escritórios de contabilidade para superar suas expectativas e oferecer serviços que vão além da integração.
Disponibilizar um painel de controle, por exemplo, é um recurso extra para o seu escritório e deve ser valorizado no momento da escolha.
Nesse painel você tem uma visão ampla da sua carteira de clientes, e pode identificar facilmente as informações sobre:
- Status das rotinas contábeis de cada cliente;
- Quais já tiveram seus dados captados e quais estão na “fila”;
- Acesso aos documentos e movimentação financeira.
Se precisar de mais detalhes, é possível acessar o perfil do cliente pelo painel de controle e acompanhar os pagamentos feitos por ele, como das contas de água, luz, fornecedores e compras, por exemplo. Todas essas informações permitem um acompanhamento detalhado das rotinas contábeis para apoiar seus clientes de forma rápida e eficiente.
Outro diferencial que este painel pode oferecer é a funcionalidade de “Lembretes de Rotinas Contábeis”. Este recurso permite agendar o envio de alertas para os clientes sobre as atividades que eles precisam executar (como fazer a conciliação bancária ou enviar documentos à Receita Federal). Receber esse tipo de aviso é muito importante para que as MPEs possam se organizar e realizar as tarefas dentro do prazo, evitando multas e juros desnecessários.
Quando o cliente insere as informações corretamente em seu ERP e respeita os prazos com a ajuda do lembrete, o contador também consegue ser muito mais ágil na conciliação.
6. Envio de NF-e por email
Todas as empresas devem armazenar os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas, porque a ausência deles pode resultar em multas e outras penalidades legais.
O fornecedor da tecnologia que oferece esse diferencial, mesmo que esse recurso não faça parte do processo de integração contábil, permite que o cliente, ou mesmo o contador, envie todos os PDFs e XMLs das notas fiscais emitidas para um e-mail do escritório.
Com esse trâmite digitalizado, fica mais rápido encontrar as notas fiscais no seu escritório contábil. Se um cliente estiver em processo de auditoria ou fiscalização, por exemplo, a agilidade para encontrar os documentos facilitará muito o trabalho das equipes envolvidas.
A tecnologia ideal para o contador também ajuda as MPEs!
Sua experiência mostra que, por mais que o time do seu escritório de contabilidade se esforce, o cliente precisa colaborar disponibilizando as informações de forma correta, completa e dentro do prazo, certo?
A organização e o controle que o micro e pequeno empresário tem sobre a empresa é um fator crucial para o sucesso do negócio. Por isso, é bom saber que uma excelente solução de gestão empresarial, como o ContaAzul, além de super fácil de usar e financeiramente acessível, pode fazer uma diferença fenomenal nos resultados dos seus clientes.
Quando o cliente do escritório contábil adota um bom software de gestão, o contador consegue dar mais apoio nas questões estratégicas que impactam seu dia a dia, atuando como um grande consultor de negócios. A agilidade na obtenção de dados corretos, viabiliza uma análise mais profunda e aumenta muito sua capacidade de contribuir com o sucesso do empreendedor. Quanto mais clientes conectados, mais produtividade você terá no seu escritório e melhores resultados seus clientes terão também.
Para que o entrosamento do seu escritório com o dia a dia do cliente seja total, a ContaAzul oferece aos escritórios de contabilidade o software de gestão gratuitamente! Usando sem custo o mesmo sistema adotado por seus clientes, a ContaAzul entende que será muito mais fácil para seu escritório orientá-los e também garantirá uma rotina mais dinâmica e organizada para as duas partes. Essa atitude da ContaAzul tem o objetivo de ajudar as MPEs a aumentarem suas chances de sucesso. Solicite seu cadastro de contador!
Conte com a ContaAzul para blindar seu escritório de contabilidade contra os efeitos negativos da crise! No vídeo abaixo você entenderá um pouco mais sobre essa equipe, acompanhe:
Equipe Conta Azul
