Como escolher um sistema para escritório de contabilidade

Um sistema para escritório de contabilidade é de grande utilidade, não restam dúvidas. Mas com tantas opções no mercado, pode ser difícil escolher aquela que garanta o melhor custo-benefício sem deixar de oferecer as funcionalidades desejadas. Neste artigo, vamos apresentar dicas para aproximá-lo da melhor solução. Acompanhe!

Sistema para escritório de contabilidade: você precisa de um

Da mesma forma que os empreendedores que o escritório atende, um contador precisa de processos organizados e controle financeiro. Isso se chama cuidar da gestão, uma etapa inadiável para o sucesso de qualquer negócio. E, no seu caso, a solução está em um sistema para escritório de contabilidade.

Quanto mais completo ele for, mais funcionalidades terá, tornando o seu dia a dia mais simples. Esta é, inclusive, a primeira das dicas para escolher o software que ajudará você no gerenciamento do escritório.

A verdade é que o mercado mudou muito e a contabilidade teve que acompanhar esse movimento. Mudaram os clientes, que hoje têm novas necessidades, o que também modificou os serviços e a forma como eles são prestados. Como consequência, mudaram também os concorrentes, tendo que se adaptar às novas demandas.

Diante desse cenário, um sistema para escritório de contabilidade não é mais um luxo, como se costumava tratar a tecnologia há alguns anos. Hoje, ele se encaixa como uma necessidade, em especial para deixar a sua rotina mais produtiva.

Quando o levantamento de informações contábeis do cliente, cálculos e análises são realizadas manualmente, o tempo que se gasta em tais tarefas simplesmente inviabiliza o crescimento do escritório. Afinal, a não ser que tenha uma equipe gigante ao seu lado, faltam “mãos” ao contador para dar conta de tudo e ainda buscar novos clientes.

Isso sem falar no risco de não atender bem as atuais empresas que contratam os seus serviços. Sobre esse aspecto, aliás, não confunda cordialidade com eficiência. Tratar bem o cliente é o básico, mas ele deseja ir além e melhorar a empresa a partir dessa relação.

Acerte na escolha do sistema de gestão

Agora que já abordamos a importância de um sistema para escritório de contabilidade, vale refletir a respeito dos pré-requisitos que esse tipo de solução precisa ter para atender às necessidades do contador.

1. Precisa ser online

Pense a respeito da seguinte situação: você escolhe o software, instala no seu computador e tudo funciona bem. Até que o equipamento para de funcionar, seja por conta de um vírus, seja por uma pane na máquina. O técnico chega ao escritório e dá a má notícia: você perdeu tudo.

Se não existisse tecnologia superior, você até poderia lamentar o infortúnio. Porém, como não é esse o caso, você precisa de um sistema para escritório de contabilidade com armazenamento em nuvem. Isso significa que os dados não estarão guardados fisicamente na sua máquina, mas em data centers longe da sua empresa.

Outra vantagem dessa ferramenta é que todos da sua equipe podem colaborar com a atualização das informações, além de consultá-las em tempo real. Cada um com, com sua respectiva senha, pode ingressar no sistema de onde estiver e não apenas pelo computador, mas também via tablet ou smartphone.

Quer um exemplo de como a computação em nuvem é útil? Então, vamos lá: você tem um imprevisto, não vai ao escritório e fica incomunicável. Nesse dia, sem a senha que dá acesso ao sistema e só você sabe, ninguém da sua equipe consegue visualizar as informações dos clientes. Um problemão, concorda? Se você utilizasse uma sistema para escritório de contabilidade em nuvem, não teria que lidar com nada disso.

2. Deve garantir a segurança das informações

Esse aspecto já foi, em parte, abordado na dica anterior, considerando que o armazenamento físico no seu computador expõe os dados a ameaças diversas, como danos na máquina e acesso por invasores.

Sobre isso, a propósito, vale se informar sobre o golpe da moda, o ransomware, também conhecido como vírus de resgate. Ao ingressar nos computadores, cibercriminosos bloqueiam o acesso às informações e cobram para liberá-las aos seus proprietários. Não dá para correr esse risco, não é mesmo?

Essa vulnerabilidade alerta também para a questão da privacidade das informações. Em um escritório de contabilidade, usar um sistema frágil assim é ainda mais arriscado do que em uma empresa comum. Afinal, se bandidos virtuais chegarem até você, terão acesso não apenas aos seus dados, mas também aos de todos os seus clientes.

Quem utiliza uma solução em nuvem não precisa se preocupar com isso, já que a proteção e a privacidade são garantidas pelas mais avançadas tecnologias de segurança da informação.

3. Precisa se integrar ao sistema do cliente

Se você cumpriu as duas etapas anteriores, já tem um bom sistema para escritório de contabilidade. Mas ele pode fazer mais por você. Nunca pensou sobre como essa tecnologia é capaz de tornar sua rotina mais fácil? Então, precisa saber mais sobre a integração contábil.

Como o nome sugere, o processo consiste em interligar seu software de gestão ao do cliente. Isso possibilita que as informações de interesse da contabilidade sejam automaticamente importadas. Não há mais nada manual, é tudo automatizado e fácil.

Esse tipo de solução representa o fim da perda de tempo separando materiais e enviando por e-mail, ou mesmo exigindo a presença do contador. É mais tempo para você cuidar do escritório e para seu cliente se dedicar às operações da empresa.

Então, anote aí: seu sistema de gestão precisa prever a integração contábil.

Aposte na tecnologia e cresça

Armazenamento em nuvem, segurança e integração contábil são três pré-requisitos fundamentais para um bom sistema para escritório de contabilidade. Se você já conta com essa tecnologia na sua empresa, sabe o quanto ela contribui para a maior produtividade da equipe.

Mas não esqueça de checar em detalhes quais são as funcionalidades oferecidas pelo software. De nada adianta contratar um serviço que não forneça tudo aquilo que você precisa. Da mesma forma, buscar uma solução que traga funções inúteis para você é desperdiçar recursos.

Com os cuidados que aprendeu no artigo de hoje, certamente você está preparado para fazer uma boa escolha e ter o melhor sistema ao seu lado.

Você já tem um sistema para escritório de contabilidade como parceiro do seu negócio? Está buscando alguma alternativa? Comente!