Gabriel ManesO que é um termo de responsabilidade na contabilidade e qual é a sua importância? Veja dicas e um modelo para usar.
Quer entender melhor o que é um termo de responsabilidade na contabilidade e qual é a sua importância para o contador?
Neste artigo, vamos esclarecer essas e outras questões importantes para a sua atividade profissional e oferecer um modelo de termo de responsabilidade para sua empresa contábil.
Termo de responsabilidade: vale a pena fazer um?
Um termo de responsabilidade, como o nome indica, é um documento no qual se definem atribuições e responsabilidades.
No caso da atividade contábil, é importante se guiar pela legislação.
Segundo a Lei n°10406/02, art. 1177 do Código Civil, o profissional contábil é responsável juntamente com seu cliente por atos dolosos, ou seja, que causem danos a terceiros.
É a chamada responsabilidade solidária.
Não necessariamente erros por parte do cliente serão cometidos por má-fé. Independente da motivação, é imprescindível que o contador tenha no termo um meio de proteção.
Entre situações que podem vir a provocar problemas ao profissional, podemos citar o não envio de uma documentação dentro do prazo, uma informação inserida de modo incorreto na folha de pagamento ou notas fiscais com valores diversos da compra.
Então, o principal objetivo de um termo de responsabilidade é estabelecer limites e diretrizes para incentivar o cliente a manter uma regularidade absoluta em todas as suas questões fiscais e tributárias.
Para que o profissional contábil tenha como se proteger judicialmente, outras medidas precisam ser associadas à adesão do termo pela sua empresa, como veremos a seguir.
Importância do termo de responsabilidade para contadores
Ao assinar juntamente com o contrato de prestação de serviços um termo indicando que o contador não será conivente com práticas ilegais, ou que tenham a ver com a falta de compromisso do empresário quanto ao cumprimento de suas obrigações, o cliente fica ciente dos termos que nortearão tal relação de negócios.
Isso pode servir como um inibidor de práticas indevidas.
Também faz com que um cliente que deseja manter seus negócios dentro da lei seja mais parceiro da empresa contábil.
Dessa forma, irá procurar com mais frequência o auxílio do contador para realizar as atividades de forma regular.
Uma observação importante é que o termo de responsabilidade, sozinho, não garante uma proteção judicial para o contador.
Junto a ele, algumas medidas somadas podem evitar problemas futuros:
- Garanta uma cláusula contratual que informe que, no caso de quebra das condições preestabelecidas no termo, os serviços contábeis serão suspensos até que o empresário regularize a situação
- Protocole os documentos recebidos do cliente e, se fizer uso de um sistema de integração contábil, busque maneiras eficientes de arquivamento digital de tais documentos.
- Caso perceba indícios de crime por parte do cliente, como lavagem de dinheiro, por exemplo, denuncie. A identidade do denunciante é sigilosa, mesmo quando há a comprovação do crime.
- Existem muitas empresas idôneas no mercado e dispostas a arcar com suas obrigações, então não hesite em encerrar o contrato com um cliente se você perceber a intenção dele em persistir com práticas irregulares.
- Além do termo de responsabilidade, sua empresa pode ainda contratar um seguro de responsabilidade civil. Afinal, se mesmo com essas precauções, você tiver problemas, o seguro protege seu patrimônio.
Para reforçar ainda mais a regularidade de todos os processos e comunicações entre sua empresa e os clientes, é importante implementar ações de conscientização.
Uma ideia é criar um documento com boas práticas para auxiliar o seu cliente.
Também vale a pena deixar mais de um canal de comunicação aberto e até ampliar o escopo da troca de mensagens, como em aplicativos como o WhatsApp.
Além disso, você pode fazer pequenas apresentações sobre o universo contábil que se encaixem na realidade do seu cliente.
Estas práticas somadas garantem que o contador, mesmo que por lei seja responsável solidariamente com o empresário, se proteja tanto de clientes relapsos com a administração de seus negócios, quanto de empresas que possuem intenção de realizar práticas irregulares ou ilegais.
Como criar um termo de responsabilidade contábil
Pode não ser difícil encontrar um modelo de termo de responsabilidade adaptável às suas necessidades.
Mas o ideal é que o contador redija seu próprio documento, levando em conta as características da sua atuação, do seu modelo de negócio e de seu perfil de clientes.
De qualquer forma, há pontos em comum em qualquer tipo de termo de responsabilidade.
São aspectos que não podem ficar de fora. Veja alguns deles:
- Informar ao cliente que o escritório contábil não se responsabiliza pela perda dos prazos legais para envio de documentações fiscais
- Que o escritório não se responsabiliza pela má administração dos recursos financeiros do empreendimento
- O escritório se isenta por danos causados a terceiros, como fornecedores e funcionários, nos casos de má administração dos recursos do negócio
- Também por informações incorretas ou incompletas nos documentos necessários para a realização correta do trabalho contábil
- O termo de responsabilidade pode ainda trazer uma cláusula que isenta o contador de responsabilidade nos casos de má-fé do empresário ou de qualquer funcionário de sua empresa.
É importante também inserir a informação, tanto no termo, quanto no contrato de prestação de serviços, de que o descumprimento pode levar à suspensão dos serviços contábeis até a regularização por parte da empresa.
Esse ato, por si só, já trará a possibilidade de agregar valor legal ao termo junto à Justiça, nos casos em que a empresa do cliente causa dolo a terceiros, pois a suspensão dos serviços já será atestado da não conivência do contador.
Modelo de termo de responsabilidade
Para os profissionais contábeis que atendem o segmento de escrituração contábil das micro e pequenas empresas, a boa notícia é que a carta de responsabilidade da administração já resolve o problema.
Para os demais profissionais é possível seguir algumas linhas desse documento e formalizar o termo a ser utilizado pela sua empresa contábil. Além disso, inclua também:
- Dados da empresa contábil que está prestando o serviço, como razão social, CNPJ, etc.
- Dados da empresa para a qual se está prestando o serviço, razão social, CNPJ, etc.
- Período de abrangência do termo, o ideal seria a renovação do mesmo com a mudança de cada ano calendário.
E para tornar a sua tarefa ainda mais fácil, disponibilizamos para download um modelo de termo de responsabilidade.
O ideal é que o utilize como base para construir seu documento.
Baixe agora e proteja a sua empresa contábil.
Sua empresa já faz uso de algum termo de responsabilidade? Comente!
Equipe Conta Azul
