Transformação digital: como seguir a tendência certa para não se tornar obsoleto - por Gestta

A transformação digital na empresa de contabilidade não está somente na contratação de um software contábil, mas em cada pequena ação da rotina. Chegou a hora de revisar cada processo e entender como a tecnologia pode transformar a realidade de seus negócios.

Quando você pensa em transformação digital, o que vem a sua mente? Computadores superpotentes e softwares modernos? Inteligência Artificial? Bom, esses exemplos fazem parte da revolução digital atual, mas não é exatamente deles que estou falando. Aliás, de nenhuma tecnologia ou ferramenta apenas.

A transformação digital é a união de ferramentas às boas práticas no escritório contábil. Significa mudar a forma como você se relaciona com os clientes e realiza atividades, utilizando para isso as ferramentas. Por fim, a transformação digital está intimamente ligada a como você enxerga o mercado.

Continue a leitura e entenda melhor sobre como essa transformação pode mudar a realidade da sua contabilidade.

• A Kodak produzia e comercializava filmes fotográficos, já chegou a dominar 90% do mercado nos E.U.A. Quando as máquinas digitais surgiram, a Kodak decidiu continuar investindo nos filmes e não desenvolveu nenhuma tecnologia digital para competir no mercado. Obviamente, foi “atropelada” pela concorrência.

• Com a Blockbuster não foi diferente. As locadoras de vídeo reinaram no mercado do entretenimento audiovisual por muitos anos, e a maior delas era a Blockbuster. Mas duas coisas foram essenciais para o declínio da marca: a popularização do streaming de vídeo e a falta de inovação, a tal ponto que atualmente a Blockbuster não existe mais.

• Já a Blackberry, que também faliu recentemente, padeceu por apostar em uma característica (segurança de e-mails a nível empresarial) quando o mercado inteiro investia em outra (telas touchscreen).

Percebeu algo em comum entre as histórias? Todas as empresas (de mercados totalmente distintos) perderam espaço por não se beneficiarem da transformação digital, ou seja, elas não olharam o que acontecia ao redor e acabaram obsoletas. É por isso que sua empresa contábil precisa investir em uma revolução tecnológica.

Como a transformação contábil impacta no relacionamento com o cliente
Se você perguntar a uma pessoa que não seja do ramo contábil como ela imagina a rotina em um escritório contábil, é bem provável que palavras, como burocracia, papelada, formalidade, apareçam. E há alguns anos, de fato, os escritórios contábeis possuíam essas características.

É claro que muita coisa mudou. O computador e a internet se popularizaram, mas, mesmo assim, é comum que escritórios, nos dias atuais, operem em um modelo mais tradicional. Algumas empresas ainda não utilizam a digitalização de documentos, nem a automação de processos… O problema é que os clientes mudaram.

Um escritório contábil que investe em transformação digital é capaz de atender muito mais clientes (sem precisar de uma grande equipe) e ainda fidelizá-los pela qualidade no atendimento.

Por exemplo: você tem um cliente que precisa entrar um contato para esclarecer uma dúvida. As chances de ele ser fidelizado são muito maiores se, em vez de ligar ou ir até seu escritório contábil, ele puder:

• mandar uma mensagem via Facebook;
• enviar áudios pelo WhatsApp;
• acessar a plataforma da contabilidade e ser atendido virtualmente;
• realizar reuniões online;
• receber documentos por e-mail.

Assim, ele enxerga valor e facilidade nos serviços oferecidos por um escritório. Ele não perde tempo e ainda resolve os problemas durante uma viagem de táxi, por exemplo.

Os benefícios da transformação digital para o escritório
Como a revolução tecnológica é uma via de mão dupla, o escritório obtém benefícios próprios com ela. Isso significa que, além de atender melhor seus clientes, ele com certeza vai otimizar a forma como trabalha. Alguns dos principais benefícios que escritórios têm com a transformação digital são:

• otimização do tempo;
• padronização de tarefas;
• agilidade na entrega com qualidade;
• segurança;
• economia financeira.

Transformação digital não significa exatamente instalar softwares e scanners nos computadores do escritório, mas a mudança que essas ferramentas podem causar nos processos contábeis, o quanto sua empresa se torna digital utilizando essas ferramentas. Os benefícios citados acima podem ser alcançados, por exemplo, quando:

1- Você utiliza um gestor de tarefas contábeis como o Gestta
O Gestta tem auxiliado diversas empresas do segmento contábil a transformar a forma como realizam as tarefas. Isso porque, com ele, é possível visualizar todos os processos e tarefas em execução, em tempo real.

Ou seja, você acompanha o desempenho de cada um dos seus colaboradores, enxerga prazos e identifica possíveis atrasos, consegue inclusive mensurar quanto cada cliente consome de tempo em seu escritório.

2- Você integra seu escritório com as empresas e clientes utilizando a Conta Azul
A Conta Azul Mais é outra ferramenta essencial na transformação digital. Com ela, é possível, por exemplo, reduzir em até 90% o tempo gasto com fechamento contábil de clientes. Além disso, fica muito mais fácil auxiliar na organização financeira dos seus clientes.

Isso porque, ao integrar-se com eles, você colhe informações diretamente do banco de dados deles. Em vez de perder tempo digitando, as informações são enviadas automaticamente da plataforma dele para a sua.

Percebeu que não se trata somente de utilizar tecnologia? É preciso ir além, transformar metodologias tradicionais em prol da eficiência. Assim você consegue atender mais clientes, com mais qualidade e agilidade e com uma equipe enxuta. Portanto, se você não quer que sua empresa tenha uma história semelhante às apresentadas ali em cima, é muito importante estar atento e praticar a transformação digital.