Desvendando as vantagens da cloud computing para contadores

A adoção da cloud computing, ou computação em nuvem, vem crescendo de forma sólida no Brasil. A consultoria Frost & Sullivan divulgou uma pesquisa afirmando que esse mercado deve crescer 30% no país até 2017 e movimentar cerca de um bilhão de dólares. Ou seja: o empresariado brasileiro já definiu que precisa da flexibilidade e do baixo custo da nuvem para seguir em frente com produtividade e qualidade.

Na sua vida pessoal não é diferente. A computação em nuvem já faz parte do seu cotidiano, mesmo que você não perceba isso. Para acessar seu e-mail via celular, você usa a nuvem. Enviar e receber arquivos via tablet? Nuvem. Internet banking a qualquer hora e lugar? Nuvem de novo! Viu como essa tecnologia facilitou sua vida até agora?

E no seu escritório contábil, como essa tendência está sendo absorvida? Se você ainda está pensando sobre o assunto, saiba que o contador do futuro precisa tomar à frente e assumir a tecnologia como sua grande parceira de negócios, superando os medos mais comuns na adoção da nuvem. Veja quais são eles e como superá-los:

Medo 1: Segurança das informações dos clientes

Apesar de muitas pessoas acreditarem que a nuvem é um lugar pouco seguro para armazenar dados, sabe-se que tanto os documentos físicos quanto os dispositivos eletrônicos são passíveis de perdas de diversas formas. Já imaginou como seria perder todos os XMLs e PDFs de notas fiscais de seu cliente devido a um problema no seu HD ou no escritório por furto, incêndio, alagamento ou algo do tipo?

Uma das grandes vantagens da cloud computing é a capacidade de manter seus arquivos intactos, sem a necessidade de backups manuais e a garantia da segurança e a disponibilidade da informação do seu cliente. No modelo cloud, as cópias de segurança são feitas periodicamente e há configurações de permissão de acesso para cada pessoa que precisa lidar com as informações. Dessa forma, você evita que pessoas não autorizadas acessem arquivos confidenciais de escriturações contábeis e documentos comprobatórios, por exemplo.

Além disso, os dados salvos na nuvem podem ser acessados por outros dispositivos, onde quer que você esteja. Então, se você estiver fora do escritório para participar de um evento de contabilidade, por exemplo, você não perde o dia de trabalho. Pode acessar as informações normalmente e atender seus clientes nos intervalos.

Medo 2: Vai caber no orçamento?

Para gerenciar um grande volume de documentos você precisaria investir em um servidor para o escritório, sujeito aos incidentes citados acima (furto, incêndio ou alagamento, por exemplo). Nesse caso, é importante contar com um seguro que cubra sua eventual perda e, de qualquer forma, o transtorno será imenso. Além disso, existe o custo da manutenção e atualização do equipamento, que vai demandar (ainda que pontualmente) um especialista em tecnologia da informação. Outro ponto relevante é a questão do espaço disponível no servidor: se você adquire uma máquina com muita capacidade de memória, ela pode ficar ociosa e isso significa dinheiro jogado fora.

Usando soluções em nuvem, o investimento em segurança fica a cargo do fornecedor, que certamente conta com um plano contra desastres e links redundantes para garantir disponibilidade. Ele também fica com a responsabilidade de oferecer pessoal constantemente treinado e capacitado para manter a infraestrutura funcionando com qualidade.

Soma-se a isso a flexibilidade do modelo cloud: você só paga por aquilo que usa. Se em um momento de maior demanda no escritório você precisar de mais espaço de armazenamento, ou a liberação de mais acessos ao sistema, você pagará uma taxa extra e, no mês seguinte, voltará a pagar o valor padrão do contrato.

Medo 3: Migrar para cloud computing e não impulsionar a competitividade

O objetivo dos sistemas hospedados em nuvem é promover uma administração mais simples do seu negócio, facilitando a implantação de novas soluções e automatizando tarefas, como a integração contábil. A nuvem ajuda a impulsionar a competitividade da sua empresa contábil, quando adotada de forma estratégica.

Veja um exemplo de como “amarrar” essa estratégia e garantir um diferencial competitivo: seu escritório pode incentivar as pequenas empresas a adotarem um ERP na nuvem (software de gestão empresarial) já na proposta comercial, pois isso facilitará a rotina administrativa tanto da sua equipe quanto do empreendedor. Se de um lado o cliente pode economizar até 20 horas de trabalho por mês, reduzindo o tempo dedicado à conciliação bancária e garantindo mais organização da vida financeira da empresa, de outro, seu escritório ganha com a agilidade na integração contábil.

Por meio de soluções de integração contábil gratuitas, como a ContaAzul para Contadores, você pode exportar as informações contábeis do seu cliente e importar diretamente no seu software de contabilidade na nuvem, eliminando a digitação dos lançamentos. Essa estratégia torna sua equipe muito mais produtiva, porque um trabalho que consumia dias pode ser realizado em poucos minutos, permitindo que seu escritório atenda mais clientes sem precisar contratar novos colaboradores e, ainda, reduzindo drasticamente as chances de erros por digitação manual.

O cliente também pode anexar aos lançamentos os respectivos documentos hábeis digitalizados e você importa este conjunto de informações de forma organizada no seu software de contabilidade na nuvem, eliminando a troca física dos documentos.

Isso significa produtividade máxima na pequena empresa e também no seu escritório contábil. Menos tempo dedicado aos trabalhos manuais e mais tempo para pensar no negócio!

Medo 4: Será que terei suporte adequado?

Quando se fala em tecnologia de ponta como um serviço na nuvem, logo se pensa: “Ok, mas se eu tiver um problema, vou ser atendido por um computador? Quero falar com uma pessoa que me ajude de verdade!”, não é mesmo?

Por isso, escolher bem o seu parceiro é fundamental para eliminar esse medo da lista. A tecnologia não pode suprimir o contato humano quando ele é necessário. Então, não deixe de buscar uma equipe de atendimento acima da média, que garanta uma excelente experiência de uso. Isso fará com que a adoção da cloud computing seja um sucesso na sua empresa de contabilidade.

Como você viu, segurança da informação, redução de custo, impulso à competitividade e suporte são medos derrubados com a apresentação das vantagens da cloud computing para os contadores do futuro! Quanto antes sua empresa vencer esses medos e encontrar o parceiro ideal, antes ela aproveitará todos esses benefícios. Pense nisso!