Como adotar a videoconferência no escritório de contabilidade

A videoconferência para escritório de contabilidade é o novo padrão de comunicação durante a pandemia. Confira 5 ferramentas.

A videoconferência para escritório de contabilidade é o novo padrão de comunicação após a crise do coronavírus.

Com o distanciamento social, os contadores precisam buscar na tecnologia as soluções para se manter próximos de seus clientes e continuar apoiando seus negócios — mesmo à distância. 

No novo normal, pós-crise, especialmente, é fundamental ter uma ferramenta para apresentar relatórios, fazer reuniões online e manter uma relação de confiança com as empresas. 

Para ajudar você a escolher, vamos mostrar as principais ferramentas utilizadas no mercado e seus prós e contras.

Siga a leitura e adote a videoconferência na contabilidade. 

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Uso da videoconferência para escritório de contabilidade na pandemia

A videoconferência para escritório de contabilidade se tornou a forma de comunicação oficial durante a pandemia do coronavírus.

Com a necessidade do distanciamento social, as reuniões presenciais foram substituídas por chamadas de vídeo, que permitem manter contato com os clientes sem riscos. 

Como resultado, o uso das ferramentas de webconferência disparou no mundo todo, principalmente entre as empresas.

De acordo com um relatório da empresa de análise de mercado App Annie, publicado em 2020, os aplicativos de videoconferência atingiram 62 milhões de downloads durante março de 2020 — um recorde histórico que representa 90% de crescimento na procura. 

Nas empresas contábeis, a situação não é diferente, pois mais do que nunca é preciso estar próximo dos clientes e orientá-los para enfrentar esse momento crítico.

Por isso, mesmo quem não estava habituado a conversar pela tela do computador ou celular teve que se adaptar ao “novo normal” dos escritórios. 

Esse novo comportamento deve perdurar e até se acentuar nos próximos anos, então é importante que você se adapte a essa nova realidade. 

Vantagens da videoconferência para escritório de contabilidade

A videochamada ganha de outras ferramentas de comunicação pela interação única entre empresa e cliente.

No caso da videoconferência para escritório de contabilidade, as principais vantagens são:

  • Capta o foco do cliente durante a reunião, sem dividir atenção com outras tarefas como em conversas por chat ou voz
  • Permite compartilhar links e até mesmo a própria tela do computador em tempo real
  • Facilita a apresentação de relatórios e demonstrativos contábeis importantes em detalhes
  • Possui recursos de gravação e histórico que ajudam a documentar as reuniões e tarefas
  • Possibilita conversas mais francas e enriquece o diálogo com a linguagem corporal
  • Permite uma conexão mais humana com o cliente e facilita a fidelização
  • Proporciona mais segurança em tempos de distanciamento social 
  • Possibilita reuniões em grupo, incluindo os sócios e outras pessoas do time
  • Reduz os custos com deslocamento e preparação das reuniões presenciais.

Relatórios obrigatórios para apresentar na videoconferência

Na hora de realizar a videoconferência para escritório de contabilidade, é importante incluir os principais relatórios contábeis na pauta da reunião. 

Essa é uma das principais vantagens da ferramenta: poder apresentar os demonstrativos ao cliente e explicar todos os detalhes, fazendo a contabilidade consultiva à distância.

Um dos relatórios que não podem faltar é o fluxo de caixa mensal, que traz todas as entradas e saídas financeiras da empresas e o saldo em caixa no período.

Com os recursos da Conta Azul, por exemplo, você consegue filtrar as informações por ano, contas bancárias e pagamentos previstos e realizados, além de contar com um gráfico visual e intuitivo para mostrar ao cliente.

Outro demonstrativo obrigatório é o balancete, que permite visualizar débitos, créditos e saldo das contas. 

Com ele, você pode orientar o cliente sobre a evolução de suas receitas e despesas e alinhar metas financeiras, além de oferecer uma visão clara sobre a situação patrimonial da empresa. 

Outros relatórios úteis que podem ser apresentado por videoconferência no escritório de contabilidade são o DRE, fluxo de caixa mensal, balanço patrimonial, relatório de posição de contas, análise de pagamentos e recebimentos.

Quando mais informações estratégicas você levar até o cliente nesse momento, melhor, e a distância não pode ser um obstáculo para um serviço de excelência

5 ferramentas de videoconferência comuns em escritórios de contabilidade 

Não faltam opções de ferramentas online de videoconferência para escritórios de contabilidade. 

Conheça as mais populares e seus prós e contras.

1. Zoom 

O Zoom é uma das ferramentas de videoconferências para escritórios mais populares do mundo, que cresceu ainda mais durante a quarentena. 

O funcionamento do Zoom é simples: basta o administrador criar uma sala e enviar o convite via e-mail ou link para os participantes, que não precisam ter conta no site.

Sua principal vantagem é a possibilidade de fazer reuniões com até 500 participantes e webinars com públicos de até 10 mil pessoas, além de recursos como chat em tempo real, transferência de arquivos, gravação das reuniões e compartilhamento de tela.

Já a desvantagem é a limitação do plano gratuito, que permite reuniões em grupo de no máximo 40 minutos e 100 participantes (não há restrições para chamadas com apenas duas pessoas). 

Além disso, o Zoom foi alvo de denúncias por falta de segurança e vazamento de dados, o que pode comprometer a confidencialidade das reuniões.  

2. Google Meet

O Google Meet promete substituir o Google Hangouts nas videoconferências, voltado especificamente para o público corporativo.

A ferramenta é gratuita para todos desde maio de 2020 (antes, era exclusiva dos assinantes do G-Suite) e permite videochamadas com até 250 usuários, além de transmissões ao vivo para até 100 mil pessoas.

O mais interessante sobre o Google Meet é a integração com outras aplicações do Google: as chamadas podem ser gravadas diretamente no Google Drive, os convidados acessam pelo Gmail e as reuniões ficam marcadas na Google Agenda. 

O problema é que os convidados precisam de uma conta no Gmail para participar — o que pode limitar o acesso à ferramenta. 

Além disso, as contas gratuitas só permitem 100 pessoas por chamada, e o Google já anunciou (TecMundo) que vai reduzir o tempo limite das reuniões para 60 minutos a partir de setembro de 2020.  

3. Microsoft Teams

O Teams é a solução da Microsoft para videoconferências corporativas e várias outras atividades que conectam equipes.

Conhecida como um hub de colaboração completo, a ferramenta permite criar videochamadas com até 300 pessoas e oferece espaço de 10 GB para arquivos da equipe (e mais 2 GB por usuário). 

Entre seus recursos, estão o compartilhamento de tela e edição colaborativa de documentos do Microsoft Word, PowerPoint e OneNote.

A vantagem do Microsoft Teams é a variedade de recursos no plano gratuito, além da ausência de limite para aplicativos integrados.

No entanto, alguns usuários reclamam da dificuldade em organizar arquivos, já que o sistema é pensado para encontrar os itens em buscas em vez de procurar na pasta.

4. Skype

O Skype é o mais famoso dos mensageiros de videochamadas, que pode ser utilizado por app ou no próprio computador.

Na versão tradicional, o programa permite reuniões online com até 50 convidados, mas não possui recursos mais avançados para uso empresarial.

Por isso, é recomendado utilizar a versão Skype for Business, que permite até 250 participantes, transmissões para até 10 mil pessoas e integração como pacote Office.

Porém, a versão mais robusta só está disponível para assinantes do Office 365 Enterprise, e a tendência é que o Microsoft Teams substitua o Skype for Business em breve.

5. Join.me

O Join.me é uma alternativa ágil para realizar sua videoconferência para escritório de contabilidade.

O software fez sucesso justamente por ser muito fácil de usar: basta criar uma conta, abrir uma sala e convidar qualquer pessoa para entrar, de forma rápida e totalmente personalizável.

Além disso, a plataforma garante a segurança dos usuários, estabilidade das chamadas e áudio e vídeo de alta qualidade.

No entanto, as facilidades têm um preço: R$ 41 mensais para ter até 5 participantes, R$ 67,00 para ter 250 participantes e R$ 102,00 mensais para ter recursos avançados. 

Por que não usar o WhatsApp na videoconferência em contabilidade

Sentiu falta do WhatsApp na lista de ferramentas de videoconferência para escritório de contabilidade?

O app de mensagens mais famoso do Brasil ficou de fora porque não é a melhor opção para fazer videochamadas em empresas. 

Para começar, ele permite chamadas de vídeo em grupo com no máximo oito pessoas (na nova versão beta, o limite foi estendido para 50 pessoas), comparado às ferramentas profissionais que permitem até 300 pessoas por reunião.

Além disso, o WhatsApp não oferece funções importantes, como o compartilhamento de tela, gravação das reuniões e edição colaborativa de arquivos.

E então, já escolheu sua ferramenta de videoconferência para escritório de contabilidade?

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