Você faz reunião de sócios? - por Pedro Nery

Uma reunião de sócios não é algo para cumprir tabela. A excelência na gestão de negócios não virá por meio do automático, tampouco a assertividade das decisões tomadas será resultado de um procedimento feito “porque todos fazem”. Com este artigo, a sua reunião de sócios nunca mais será a mesma!

A melhor resposta possível para a pergunta do título é muito mais do que um simples “sim”. De que forma? 

É sobre isso que vamos falar neste texto. Além de realizar reuniões com sócios, é importante também estar atento à periodicidade dessa agenda e a qual roteiro ela estará submetida.

Uma reunião de sócios não é algo para cumprir tabela. A excelência na gestão de negócios não virá por meio do automático, tampouco a assertividade das decisões tomadas será resultado de um procedimento feito “porque todos fazem”. 

Continue lendo e saiba que a reunião de sócios aí na sua empresa nunca mais será a mesma, pode apostar!

Quer conhecer uma história que sirva de exemplo? 

Há alguns anos, tínhamos uma empresa no segmento de administração de condomínios. Então nossa família também criou uma imobiliária, para realizar as atividades de venda e locação de imóveis, já que o ramo imobiliário fazia muito sentido para nós. Administrávamos condomínios com vários imóveis desocupados, com proprietários querendo vender ou alugar.

Tínhamos também um sócio que cuidava especificamente dessa área imobiliária. Montamos, então, uma boa estrutura para essa empresa. Estruturamos uma sede específica, inclusive a minha sala e a do meu sócio ficavam uma de frente para a outra.

Certo dia, me deparei com a seguinte situação: passamos um ano inteiro juntos, “nos esbarrando” na empresa, conversando sobre a rotina de trabalho, mas, para além disso, nesse período, não fizemos nenhuma reunião de fato. Ficamos apenas na conversa de corredor, nada de encontro formal com início, meio e fim, criado a partir de uma agenda prévia de diagnósticos a fazer e decisões a tomar. 

Nessa mesma época, o mercado imobiliário passou por uma reviravolta: início da crise econômica, aumento da desconfiança das pessoas para investir e, por fim, crise financeira. Isso levou a uma desestabilização da nossa sociedade, que culminou no seu fim.

Dentre outros motivos, acabei perdendo um sócio pelo simples fato de que não nos reuníamos. Veja bem, não estou sendo burocrático ou meramente protocolar. A questão é que não alinhávamos expectativas, não discutíamos a opinião de cada um, não elaborávamos diagnósticos daquele contexto que sufocava nosso negócio cada vez mais. 

Essa foi uma lição bastante dura e severa, mas que acabou oferecendo um aprendizado definitivo. O tempo passou e hoje faço reunião de sócios todos os meses. E, ainda mais, minha experiência acabou se transformando numa coisa nova: agora ela não é mais só minha, mas, através da consultoria que prestamos, ensinamos sobre o valor da reunião de sócios e como ela deve ser feita para os nossos clientes. 

O meu aprendizado veio pela dor, mas o seu não precisa ser assim. E é justamente por isso que estou aqui para te ajudar! Vamos lá, então?

Três temas indispensáveis para a reunião de sócios
Ao se reunir com seus sócios, é importante que a pauta desse encontro seja elaborada de maneira propositiva, organizada e com foco no que precisa ser decidido. Três temas são indispensáveis:

1 – Análise econômica
Esse é o momento de analisar as finanças da empresa: 

• Como foi o desempenho da empresa no mês anterior?
• Houve evolução nas receitas?
• Como cada produto ou serviço se comportou?
• Os custos e as despesas estão aumentando ou diminuindo?
• Quanto de dinheiro os sócios tiraram do negócio?
• Está havendo sustentabilidade nessa retirada?

Faça uma análise, por fim, do fluxo de caixa da sua empresa. 

Se sua empresa estiver mais avançada nesse sentido, então a hora é a de analisar a contabilidade gerencial, com índices contábeis de endividamento, lucratividade e tesouraria.

O controle orçamentário também não pode ficar de fora da sua pauta, pensando, sobretudo, sobre a comparação entre as receitas e despesas previstas e as efetivamente realizadas, compreendendo os motivos de eventuais desvios orçamentários.

2 – Análise mercadológica
Como anda o desempenho de vendas da sua empresa? Elas estão aumentando ou diminuindo? Se a reunião entre sócios acontece todos os meses, é bom que esse momento seja o de comparar o mês anterior com o que veio antes dele.
Concentre-se, primordialmente, em duas questões que, uma vez identificadas, precisam ser resolvidas com certa urgência: 

• Você sabe dizer se sua empresa está perdendo clientes?
• Há algum concorrente novo na praça, ou até mesmo um produto que anda chamando muito a atenção do seu público-alvo?

É fundamental que os sócios consigam medir, monitorar e melhorar as atividades comerciais direcionadoras, ou seja, aquelas que direcionam os resultados, e não somente os indicadores de resultado (como as vendas). É preciso acompanhar quantas ligações telefônicas foram feitas, quantas visitas foram realizadas e quantas propostas foram enviadas. São essas atividades comerciais que vão aumentar as chances de conquistar mais clientes.

3 – Análise operacional
Faça um debate sincero sobre a qualidade da entrega daquilo que você promete. O nível qualitativo dos produtos ou serviços, mais cedo ou mais tarde, impactará na receita da empresa e também na maneira como o cliente final se relaciona com a sua marca.

Avalie, ainda, os processos internos. Como eles estão? Estão funcionando com eficácia? As pessoas envolvidas nesses processos, da chefia aos demais colaboradores, estão todos cumprindo com suas metas e cientes de suas responsabilidades? 

Os sócios são responsáveis pelo funcionamento de toda a máquina. E, se há uma distância entre como ela está e como deveria estar, cabe à gestão máxima da empresa operar os ajustes necessários.

Ações preventivas e corretivas precisam ser feitas, na hora certa e do jeito certo. É assim que tem sido na sua empresa?

Todas essas questões, extremamente importantes, serão respondidas e esclarecidas na medida em que os sócios estejam alinhados, em diálogo, e em constante contato. 

E isso só pode ser feito a partir de reuniões periódicas realizadas para esse fim. Conversas esporádicas, de corredor, não possuem o foco e a finalidade que sua empresa precisa ou até mesmo merece.

A sociedade da sua empresa pode ser muito mais do que a soma de cada sócio individualmente. Isso é sinergia, quando 1 + 1 não é 2, é 11! 

Veja este conteúdo com dicas extras no vídeo abaixo:

Este artigo fez sentido para você? Então envie-o para seus sócios! E já aproveito para fazer uma pergunta: quando será a próxima reunião de sócios da sua empresa?