10 perguntas fundamentais para contratar ou migrar de sistema contábil

Depois de entender a importância de um sistema contábil, quais são as perguntas básicas a serem respondidas para contratar a melhor solução? Quando é hora de migrar e encontrar uma solução mais adequada?

Se você não utiliza um sistema contábil ou está pensando em migrar para outra ferramenta, este artigo é pra você. Nele abordaremos as principais perguntas que devem ser feitas (e respondidas) antes de tomar uma decisão importante como essa.

Reserve algum tempo com sua equipe para encontrar as respostas e você estará muito mais apto a escolher uma nova ferramenta. Com as informações que você terá a seguir, terá muito mais propriedade na hora de avaliar a qualidade das diversas ferramentas disponíveis no mercado. Boa leitura!

Para facilitar a sua pesquisa, confira abaixo 4 dos problemas mais comuns em escritórios contábeis:

• Falta de visibilidade;
• Baixa produtividade;
• Comunicação descentralizada;
• Dificuldade para definir prioridades.

A identificação dos problemas é essencial na hora de escolher um sistema contábil eficiente, aliás é sobre isso que falaremos no próximo tópico: como saber se um sistema contábil é adequado para as suas necessidades. 

2- O que esperar de um sistema contábil?
Você já sabe quais problemas precisa resolver, mas ao solucioná-los, o que espera que uma plataforma de gestão faça pelo seu escritório? É importante ter isso claro para que você consiga inclusive extrair ao máximo aquilo que a ferramenta pode oferecer.

Alguns objetivos que podem ser elencados são: saber quanto custa cada funcionário por projeto, ter controle sobre os fluxos de trabalho, otimizar a gestão, realizar uma divisão de tarefas mais justa, evitar ruídos de comunicação e centralizar o armazenamento de dados para facilitar tomadas de decisão e criação de relatórios.

Antes de fechar negócio, esclareça suas dúvidas e descubra se a plataforma contábil escolhida pode te ajudar a alcançar os objetivos esperados.

3- Como a ferramenta protege os dados armazenados?
Uma contabilidade lida com informações relacionadas a patrimônio e finanças de terceiros. Isso significa que boa parte da informação é extremamente confidencial e de acesso restrito.

Por isso, é fundamental que sua empresa possa oferecer aos clientes toda a segurança necessária para o armazenamento dessas informações.

É interessante que a plataforma contábil possua segurança reforçada em relação ao banco de dados e que ofereça permissionamento de acesso, ou seja, que algumas pessoas possam visualizar e editar, outras possam apenas visualizar etc. 

4- Há possibilidade de integração facilitada?
Atualmente, a tecnologia já permite que um software se integre a outros por meio de API’s, que são uma espécie de “ponte” entre ferramentas.

O Gestta, por exemplo, é um ótimo exemplo. Ele é um sistema de gestão contábil que utiliza API’s e por isso pode ser integrado a diversas outras ferramentas.

Além de ser uma excelente opção para as empresas que desejam ganhar visibilidade e automatizar processos, otimizando assim as tomadas de decisões, o Gestta pode trabalhar em conjunto com ERPs e outras plataformas utilizadas no ramo contábil.

E falando em integração…

5- O sistema contábil otimizará os processos do escritório?
Não basta atender a todas as suas necessidades, um sistema contábil de respeito precisa fazer isso no menor tempo possível, ou ajudar sua equipe para que ela gaste menos tempo em processos e consiga focar mais em análises.

Por exemplo, o tempo gasto com o fechamento contábil de seus clientes pode ser reduzido em até 90% com a Conta Azul Mais.

Isso é possível porque essa plataforma integra (lembra do tópico anterior?) os sistemas do escritório com o financeiro do cliente. Com isso, todas as informações são inseridas automaticamente e seu time pode se dedicar a atividades mais estratégicas. Incrível, não? 

6- O suporte é de qualidade?
Imagine que sua empresa tenha encontrado o sistema contábil ideal: preço acessível, funcionalidades compatíveis, intuitivo, mas com um suporte de baixa qualidade… Sempre que você precisa de um suporte fica um tempão no telefone e as vezes o problema nem é resolvido de fato, o que não vale a pena.

É por isso que, embora seja ignorado, o suporte ao cliente precisa ser levado em consideração. Costumo dizer que a qualidade do suporte é um reflexo da qualidade do produto. Se transmite confiança, o produto também transmite, mas o oposto também é válido. Portanto, muita atenção com esse detalhe. 

7- É possível realizar teste grátis?
Aqui temos uma questão muito polêmica. Algumas ferramentas oferecem um período de testes sem compromissos para que o cliente conheça aquilo que está contratando, mas há outros sistemas que não contam com esse “benefício”. A polêmica surge justamente porque não necessariamente o período de testes é reflexo de qualidade. 

Por exemplo, um sistema de gestão contábil que seja capaz de auxiliar o cliente com a automatização de tarefas, além de dar visibilidade sobre processos do escritório, não pode ser avaliado em um teste de 30 dias, justamente porque ele precisa ser implantado no escritório. Para ficar mais claro, acompanhe a analogia a seguir.

Uma pessoa que sempre dirigiu carros manuais e antigos pode odiar a experiência de um carro automático se ela não passar por um processo de adaptação. Para isso, ela precisa de alguém que a ensine, até que atinja o nível de usabilidade esperado.

Com um sistema o processo é parecido. Ferramentas simples até podem ser vendidas com períodos de teste, mas softwares mais avançados e com mais vantagens (como as plataformas contábeis de gestão) podem não conseguir transmitir todos os seus benefícios em um simples período de teste. 

8- O sistema é SaaS?
Há resumidamente dois modelos de softwares, os SaaP e os SaaS. Os SaaP são softwares vendidos sob licença, como os pacotes de escritório com editores de texto e planilhas. Nestes casos, você adquire a licença e poderá utilizar o produto instalando-o em um computador.

Embora você pague pela ferramenta uma única vez, fica restrito a somente poder utilizá-lo quando estiver com aquele computador específico e apenas com um usuário por licença.

Já os softwares SaaS são ferramentas com armazenamento em nuvem, vendidos em forma de serviço, ou seja, você paga uma mensalidade (o preço é geralmente muito menor do que o cobrado pela aquisição de softwares SaaP) e pode acessá-lo de qualquer computador, bastando apenas uma conexão com a internet.

Esse é o modelo de software mais indicado para sistemas contábeis de gestão porque permite a integração com outras ferramentas que mencionei anteriormente, além de funcionar 100% online. Ou seja, você pode estar viajando a negócio e utilizando a ferramenta.

Por fim, há a garantia de que você esteja utilizando a versão mais atual da ferramenta, o que não acontece com os softwares SaaP. Quando eles sofrem uma atualização grande, é necessário comprar a nova versão. 

9- A ferramenta foi criada pensando na experiência do usuário?
Você já tentou utilizar um software complexo? Daqueles que você olha pra tela inicial e se assusta? Se sim, vai concordar com a próxima afirmação. Não importa o que esse software faça, se ele for difícil de operar, acaba perdendo parte do encanto.

É por isso que a praticidade deve ser levada em consideração na hora de escolher um sistema contábil. Lembre-se de que, além de você, é provável que outras pessoas também precisem utilizar a ferramenta e portanto ela deve ser intuitiva. 

10- Quem são os clientes da empresa que fornece o sistema contábil?
É claro que existem ótimas empresas que, por ainda serem recentes no mercado, não contam com uma carteira de clientes relevante. Se você estiver disposto a confiar nessas empresas, vá em frente, talvez consiga realizar ótimos negócios.

Mas, se você quer ter a garantia da qualidade, é interessante observar quem são os clientes já atendidos pela empresa. Se for possível, entre em contato com eles e peça alguma referência, assim você consegue ter uma visão mais realista dos benefícios oferecidos pelo sistema contábil em questão.

Ao refletir sobre as 10 questões trabalhadas neste artigo, você com certeza estará muito mais preparado para escolher um sistema contábil eficiente e que atenda às necessidades específicas do seu escritório. Espero que você tenha sanado suas dúvidas com este conteúdo e até a próxima!