Conciliação bancária para pequenas empresas: mais rapidez com a tecnologia

Conciliação bancária parece algo complicado para parte de seus clientes, mas é mais simples do que parece. Nesse artigo vamos desmistificar o tema e mostrar como você pode mostrar ao seu cliente a vantagem de realizar esse acompanhamento financeiro.

O extrato bancário é o documento que detalha toda a movimentação de uma conta corrente, como os saques, depósitos, contas em débito automático, transferências, pagamentos, rendimentos e tarifas bancárias. E a análise atenta dele é o primeiro passo para cuidar da saúde financeira da empresa e iniciar o controle efetivo dos ganhos e custos da pequena empresa.

É com base no extrato que o empreendedor faz a conciliação bancária, ou seja, relaciona a movimentação do banco com as transações registradas no seu controle de contas a pagar e a receber. Executando essa atividade diariamente, ele toma as rédeas do negócio e evita surpresas no caixa da empresa, como um débito indevido, por exemplo. Esse procedimento de gestão também é importante para que o empresário saiba quanto de dinheiro tem disponível para a operação diária e para o cumprimento das suas obrigações, como pagamentos de fornecedores, empréstimos e impostos.

No entanto, esse pode ser um processo trabalhoso, muitas vezes manual e demorado, porque é preciso checar linha por linha (desvendando as siglas do segmento financeiro e puxando pela memória a origem de algumas transações) e isso faz com que muitos empreendedores deixem a tarefa de lado, colocando em risco a saúde financeira do negócio. Por isso, o incentivo e acompanhamento do contador são fundamentais.

Tenha sempre em mente que a pequena empresa, em geral, não conhece os princípios da contabilidade, e você precisa ser didático ao solicitar documentos e informações para poder ajudar de forma mais efetiva. Quem nunca teve um cliente que ficou desconfiado quando o escritório de contabilidade solicitou o extrato bancário da empresa? Explique que você precisa desse documento para conferir se os pagamentos realizados batem com as notas fiscais enviadas por ele ou se faltam documentos comprobatórios de alguma transação, por exemplo. Esclareça que manter a conciliação bancária em ordem contribui para que os demonstrativos contábeis sejam feitos corretamente e, com isso, sejam fonte confiável de informação para o dono do negócio e para o fisco.

Além disso, o contador que atende as pequenas empresas sabe que um grande desafio para que a gestão financeira de seu cliente ganhe maturidade é separar, de uma vez por todas, os gastos pessoais dos da empresa, não é mesmo? Nesse caso, a orientação constante do contador é de fundamental importância para a mudança de mentalidade. Pode ser um processo longo, mas não desista!

Como fazer os clientes entenderem a importância da conciliação bancária

Para os clientes que ainda relutam em fazer a conciliação bancária, você pode dar uma ajuda, sugerindo um passo a passo que vai organizar o processo, como este:

• Lançar toda a movimentação em uma planilha de conciliação bancária;
• Imprimir o extrato bancário e a planilha para “bater” os lançamentos, um a um;
• Somar todas as entradas e saídas do extrato e comparar com as mesmas somas na planilha, já que elas precisam ter resultados iguais. Se não tiverem, será preciso refazer a conciliação e achar o erro;
• Verificar as divergências e realizar os ajustes necessários. Se houve alguma cobrança indevida, deve-se acionar o banco imediatamente.

E vale destacar que quanto maior for a movimentação e o número de contas bancárias da pequena empresa, maior também será o trabalho e tempo investido na conciliação bancária. Mas o contador do futuro está sempre conectado e pode socorrer seus clientes! Uma alternativa interessante é apresentar a eles uma tecnologia capaz de simplificar e otimizar esse processo, como um sistema de gestão que permita fazer a conciliação de forma automática, economizando mais de 20 horas de trabalho por mês!

Atuando de forma integrada com os bancos, a solução importa automaticamente o extrato bancário para dentro do sistema, e todos os dias pela manhã os lançamentos já estão disponíveis para o empresário iniciar a conciliação com as informações de contas a pagar e a receber que já constam no software. Isso elimina a atividade manual e demorada que é checar linha a linha, comparando dois papéis impressos.

E por falar em integração, o sistema também “conversa” direto com o seu escritório de contabilidade e você pode acessar o sistema do seu cliente para visualizar as movimentações financeiras e os documentos relacionados aos recebimentos e pagamentos. Certamente será uma ajuda e tanto para o empresário e vai agilizar muito o trabalho da sua equipe, evitando a necessidade de solicitar documentos para conciliação contábil, pois será possível acessá-los diretamente.

A apresentação de uma nova tecnologia pode acontecer sempre que o contador julgar pertinente. Ela pode acontecer desde a elaboração da proposta de serviços contábeis até em uma reunião com clientes antigos que precisam otimizar sua rotina para crescer e ter mais lucratividade.

Lembre-se: o contador do futuro é aquele que se posiciona como um consultor de negócios para seus clientes, trazendo informações e apontando caminhos para simplificar e otimizar os processos das pequenas empresas. Afinal, não adianta você ser o contador do futuro se seus clientes ficarem no passado, certo? Traga todos com você!