Gabriel Manes
Descubra as oportunidades da contabilidade digital e veja como acelerar o operacional para se concentrar na estratégia do seu negócio.
Se você acha que a contabilidade digital se resume a alguns e-mails trocados com o cliente, este guia vai mudar os seus conceitos.
Mais do que o atendimento online — que faz parte do pacote —, há infinitas possibilidades para os serviços contábeis via internet.
Hoje, já é possível automatizar as rotinas burocráticas e resolver as tarefas mais comuns do escritório em segundos, desde o cálculo de impostos até a geração de relatórios.
E sabe o que isso significa para o seu negócio?
Mais tempo para oferecer a consultoria estratégica, mais recursos para atender clientes e muito mais produtividade.
Quer ver como aproveitar todas essas vantagens?
Avance na leitura e seja bem-vindo à contabilidade 3.0.
O que é contabilidade digital
A contabilidade digital representa a otimização dos serviços contábeis por meio da internet e softwares online, agregando conceitos como a automação, inteligência artificial e análise de dados ao trabalho do contador.
Perceba que falamos em agregar a tecnologia à profissão, e não substituir pessoas por computadores e algoritmos, como se temia no início das mudanças.
Na realidade, a era digital não representa uma ameaça, mas sim um universo de oportunidades que se abre aos contadores.
No livro Digital Accounting (IRM Press, 2006), encontramos uma das primeiras definições de contabilidade digital:
“Representação das informações contábeis no formato digital, criando dados que podem ser manipulados e transmitidos por meio das tecnologias de comunicação e informação (TICs)”.
Basicamente, o objetivo é digitalizar os processos contábeis para aumentar a eficiência e agilidade, melhorando a conexão entre o contador e o cliente.
Essa nova categoria de serviços chegou ao Brasil por volta de 2015, e não deve ser confundida com a chamada “contabilidade faça-você-mesmo”, que oferece softwares genéricos e massivos a um custo baixíssimo.
Esse tipo de ferramenta faz parte de um “submundo” da web que nada tem a ver com a contabilidade digital, já que a contabilidade digital tem como figura essencial o profissional contábil e sua valiosa consultoria.
Para entender o impacto da digitalização nesse mercado, vamos conferir algumas estatísticas.
De acordo com o relatório The Practice of Now 2019, realizado pela Sage, 90% dos contadores concordam que há uma mudança cultural profunda com a contabilidade digital.
Quando perguntados sobre os efeitos dessas ferramentas, 86% afirmam que a tecnologia aumentou sua produtividade.
Outra pesquisa da Xero, realizada em 2017, mostra que as empresas contábeis que utilizam a contabilidade em nuvem apresentam um crescimento de 15% ao ano, contra 4% das que não adotaram essas plataformas.
Se você quer uma previsão de onde isso vai dar, fique com a estimativa da consultoria Atherton Technology Research, publicada na Forbes em 2018: até 2020, todas as rotinas contábeis serão 100% automatizadas.
Isso significa que tarefas burocráticas como gestão da folha de pagamento, conciliação bancária e gestão tributária serão executadas pelos computadores, enquanto você ganha tempo para se dedicar às funções mais estratégicas.
Esse é o horizonte da contabilidade digital: explorar o potencial das máquinas para aumentar a performance dos humanos — e impulsionar os negócios.
Vantagens da contabilidade digital
Agora que você entendeu a contabilidade digital, é fácil pensar nas possíveis vantagens dessa nova abordagem.
Confira o que você tem a ganhar com a tecnologia.
Aumento da produtividade
Com o auxílio de ferramentas que processam dados em segundos, você consegue produzir mais e melhor.
Graças à contabilidade digital, já é possível automatizar tarefas que levavam horas e fazer seu expediente render mais.
Acesso fácil às informações
Uma das grandes vantagens da contabilidade digital é ter acesso às informações financeiras dos seus clientes em tempo real.
Isso significa acompanhar de perto as movimentações financeiras diretamente na conta bancária, além de monitorar o fluxo de caixa a qualquer hora e lugar (no caso das soluções em nuvem).
Mais qualidade no atendimento
Outro benefício importante das soluções digitais é a melhora significativa na qualidade dos serviços contábeis.
Isso porque o contador online consegue resolver tudo rapidamente e oferecer respostas certeiras aos clientes, além de estar sempre online para atender solicitações.
O resultado é uma experiência do cliente muito superior, que combina com o alto nível de exigência das empresas da era digital.
Gestão de documentos facilitada
Com a contabilidade digital, você não precisa mais se preocupar em enviar e receber documentos — nem em cobrar repetidamente os documentos do cliente.
Nas plataformas online, todos os arquivos podem ser facilmente compartilhados, visualizados e editados.
Mais segurança
A maximização da segurança também é um ponto essencial da contabilidade digital, que oferece mais recursos para proteger dados sensíveis.
Vale lembrar que, em 2020, entra em vigor a Lei Geral de Proteção de Dados, e somente as ferramentas online poderão adequar as empresas contábeis às novas regras.
Perspectivas de crescimento
As empresas que adotam a contabilidade digital têm perspectivas muito mais promissoras de crescimento, pois ampliam sua capacidade de atendimento.
Com todas as informações da empresa sob controle e centralizadas em um único software, você dá conta de atender mais clientes com o mesmo nível de qualidade.
Como migrar para a contabilidade digital
Se você ainda está na era do papel, está na hora de preparar sua migração para a contabilidade digital.
Veja como fazer a transição sem dificuldades com o nosso passo a passo.
1. Mapeie as oportunidades de mercado
O primeiro passo para se tornar uma empresa contábil digital é estudar seu mercado atual e identificar as oportunidades.
Por exemplo, se você atua com clientes do setor de serviços, procure entender como as soluções digitais estão impactando a área e quais são as lacunas que seu negócio pode preencher.
Além disso, é importante verificar o que os concorrentes estão fazendo para encontrar meios de se diferenciar na sua oferta.
2. Mire no público certo
A contabilidade digital funciona melhor com alguns públicos específicos, que já estão familiarizados com as inovações tecnológicas — ou, pelo menos, abertos às mudanças.
Por isso, você deve conhecer muito bem seus clientes para mirar nas melhores oportunidades, selecionando as empresas que têm mais interesse nos serviços online.
É o caso, por exemplo, de startups, empresas de tecnologia, MPMEs (micro, pequenas e médias empresas), entre outros segmentos.
3. Escolha as tecnologias
Esse é um dos momentos mais críticos da migração para a contabilidade digital: escolher quais tecnologias são mais adequadas para o seu negócio.
Naturalmente, você vai precisar de uma boa plataforma de gestão contábil, capaz de integrar seu escritório aos clientes e organizar todas as informações online.
Mas, além disso, também é importante contar com ferramentas de comunicação (Ex.: Skype e Hangouts), sistemas internos para gestão do negócio e, possivelmente, plataformas para gestão de tarefas (Ex.: Runrun.it e Trello).
4. Digitalize sua cultura
Não basta ter as ferramentas certas: também é preciso mudar a cultura da sua empresa.
Afinal, todos precisam estar sintonizados às tecnologias para trabalhar em um novo ritmo e embarcar de vez na contabilidade digital.
Você pode começar abolindo as impressões em papel e digitalizando seu arquivo, migrando todos os dados importantes para o sistema (preferencialmente em nuvem).
5. Treine sua equipe
Como vimos, os contadores continuam sendo os protagonistas na contabilidade digital, e devem ser treinados para aproveitar ao máximo os recursos tecnológicos.
Então, após implementar as ferramentas, ofereça treinamentos e capacitações para deixar sua equipe bem preparada e engajada.
Quando todos incorporarem as tecnologias ao dia a dia, você terá uma empresa 100% digital.
6. Crie uma nova proposta de valor
Sua migração para a contabilidade digital exige uma nova proposta de valor, que mostre todos os benefícios dos seus novos serviços.
Por isso, é fundamental renovar seu pacote de soluções e criar uma nova promessa para seus clientes, que inclua toda a eficiência, agilidade e conectividade do mundo digital.
Marketing para divulgar a contabilidade digital
Depois de migrar do offline para o online, sua empresa contábil também precisa de uma nova estratégia de marketing.
Felizmente, a internet é o melhor lugar para divulgar seu negócio e alcançar os públicos com alto potencial.
Conheça alguns caminhos para promover seus serviços.
Invista no seu site
O site da sua empresa é seu ponto de venda na web, e deve receber a devida atenção para receber seus futuros clientes.
Por isso, certifique-se de mantê-lo atualizado e descrever em detalhes seus serviços contábeis digitais, de modo que as empresas encontrem todas as informações que procuram.
Mantenha um blog
O blog é outro pilar do marketing digital, onde você pode atrair e conquistar clientes com a produção de conteúdo relevante.
Acredite: vale a pena publicar artigos sobre o mercado e construir sua reputação na internet, pois a autoridade no assunto pode ser convertida em novas oportunidades de venda.
Marque presença nas mídias sociais
Seus clientes também estão nas mídias sociais e podem ser alcançados com publicações sobre a contabilidade digital.
Então, não deixe de criar sua página no Facebook e perfil no LinkedIn, por exemplo, para interagir com potenciais clientes e criar sua identidade online.
Contabilidade digital e a Conta Azul Mais
Se você quer evoluir para a contabilidade digital e levar seus clientes com você, a Conta Azul tem a solução completa.
Já imaginou uma plataforma gratuita para contadores capaz de conectar você a todas as empresas atendidas, na qual é possível automatizar tarefas, compartilhar documentos e acompanhar transações?
É isso que oferecemos em um sistema 100% em nuvem, com direito a funcionalidades que vão desde o acompanhamento fácil das notas fiscais e movimentações financeiras até a geração de relatórios e demonstrativos.
E o melhor: a Conta Azul foi pensada para atender aos dois lados do negócio, centralizando todos os dados em um único sistema.
Assim, enquanto os clientes controlam suas empresas pela plataforma de gestão financeira, você tem acesso a todas as informações pela Conta Azul Mais.
Para os clientes, há várias opções de planos, e para você é totalmente gratuito.
Basta se cadastrar e aproveitar funções como a escrituração automática, emissão de notas fiscais em lote e até mesmo um módulo exclusivo para gerir sua empresa contábil.
Agora que você já sabe o que é contabilidade digital, cadastre-se gratuitamente para pôr em prática esse modelo de contabilidade no seu escritório.
