Software de gestão na pequena empresa: mais produtividade na contabilidade

 

Software de gestão na pequena empresa: mais produtividade na contabilidade

Algumas tecnologias entraram na vida das pessoas de tal forma, que só quando elas faltam (ou falham) é que é possível perceber o tamanho do envolvimento e dependência. Isso vale para o celular, principalmente, mas também para aplicativos de mapas e localização (como o Waze) ou de conversas instantâneas como o WhatsApp, por exemplo.

Imagine que você mora em São Paulo, ou visita a cidade com frequência, e pega um trânsito daqueles para se deslocar a qualquer hora do dia. Quando falaram sobre o aplicativo Waze pela primeira vez, você pode ter achado que não valeria a pena, já que conhece os endereços e as vias principais e não precisaria de GPS. Aí você tem uma reunião e está parado na Marginal. Por que não dar uma chance para o aplicativo, não é mesmo? Para sua surpresa, ele guia você por ruas que nunca imaginou, fazendo com que chegue ao compromisso até antes do horário. Depois dessa, com certeza ele sempre será considerado!

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Esses são exemplos bem simples de como a tecnologia entra na vida das pessoas provando sua eficiência com benefícios diretos. A mesma coisa pode acontecer com os clientes do seu escritório de contabilidade e pequenos empresários, que ainda relutam em adotar um software de gestão para controlar a vida da empresa, principalmente em custos e receitas.

Segundo o Sebrae, um dos motivos que levam ao fechamento prematuro de uma empresa é a falta de conhecimento em gestão e, para tanto, a orientação do contador é fundamental. Neste artigo, você vai descobrir como apresentar aos seus clientes as três funcionalidades mais importantes de um ERP na nuvem e com isso ajudá-lo a aumentar as chances de sucesso da pequena empresa. Confira!

Controle financeiro

Além de controlar as entradas e saídas, receitas, despesas e todos os fatores que influenciam tanto o fluxo de caixa como o capital, o software de gestão consegue fornecer ao proprietário uma visão geral sobre a saúde do negócio. Dessa forma, permite tomar decisões baseadas em números e não em suposições apenas, emitindo relatórios online para acompanhamento gerencial.

As contas a pagar podem ser organizadas por data, categoria e até mesmo por centro de custo. Já nas contas a receber, essa organização gera uma vantagem extra: a redução da inadimplência, pois a cobrança não é esquecida. O controle gerencial é facilitado por meio de gráficos detalhados para o empresário saber de onde vem a maior parte de sua receita e despesas. Com isso, o sistema também apresenta um fluxo de caixa online que permite fazer projeções, evitando quebras de caixa e viabilizando planejar investimentos futuros.

Uma outra grande vantagem do controle financeiro via software é que o dono do negócio pode organizar um plano de contas para categorizar seus lançamentos e ter ainda mais controle sobre a operação. Isso também facilita muito a vida do contador, que vai ganhar tempo na conciliação contábil.

É claro que você pode começar a fazer a conciliação bancária em uma planilha específica, mas usando uma solução em software específico, fica muito mais fácil de atualizar, fazer backup na nuvem e integrar com a gestão da empresa.

Integração bancária

A integração com os principais bancos do país permite a importação automática do extrato bancário, que fica disponível todas as manhãs para que seja realizada a conciliação bancária. Essa funcionalidade do ERP na nuvem permite que a pequena empresa economize até 20 horas de trabalho por mês com essa atividade. Isso significa produtividade máxima — menos tempo dedicado a um trabalho manual e sujeito a erros e mais tempo para pensar no negócio!

Além disso, o contador também pode ter seu acesso liberado pelo cliente para que possa apoiar conferindo em uma plataforma contábil específica, por exemplo, se a conciliação bancária foi realizada adequadamente, oferecendo uma retaguarda na operação.

Emissão de NF-e e NFS-s

Todas as notas fiscais eletrônicas da pequena empresa (de produto ou serviço) podem ser emitidas diretamente pelo sistema, o que reduz custos (com impressão e armazenagem de papel) e simplifica muito o envio desses documentos para o escritório de contabilidade. Mais uma vez, o acesso do contador ao sistema agiliza muito a checagem das notas fiscais, trazendo mais produtividade para o cliente e também para o escritório.

Até mesmo algumas pequenas empresas que contavam com ferramentas gratuitas de emissão de NF-e da Sefaz, agora precisam de uma nova solução de emissão de notas fiscais, e a ContaAzul está mais do que preparada para receber as empresas que usavam esses emissores de notas fiscais.

A agilidade na obtenção de dados corretos por meio de um ERP na nuvem permite que o fechamento contábil seja realizado em apenas 10 minutos! Ou seja, quando o cliente adota um bom sistema de gestão, o contador ganha tempo para fazer uma análise mais profunda do negócio, posicionando-se como um verdadeiro consultor de negócios e aumentando as chances de sucesso da pequena empresa.

É possível apresentar o sistema para seus clientes já na proposta comercial, informando que com a tecnologia vocês terão mais tempo para conversar sobre o negócio, avaliar a performance da empresa em conjunto e discutir caminhos a serem tomados. A Gerencial Auditoria e Consultoria já emprega esse modelo com sucesso. Conheça esse case de sucesso na contabilidade!

E lembre-se: para que o cliente sinta-se positivamente impactado pela tecnologia, como no caso do Waze, citado no início deste artigo, também é preciso que o fornecedor do software de gestão tenha uma equipe de atendimento acima da média, que garanta uma excelente experiência de uso “UAU!”. Garanta que sua indicação de fornecedor de tecnologia seja brilhante neste aspecto também.

Conhecendo todos os benefícios que um software de gestão pode trazer para a pequena empresa, vai ficar bem mais fácil de incentivar a evolução de seus clientes para um modelo que traz muito mais produtividade para os dois lados, não é mesmo?

Aproveite essas dicas e bom trabalho!

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