BPO Financeiro: organização e ferramentas para escalar

Não basta oferecer um bom serviço de BPO Financeiro, é preciso também pensar em processos e escala. Afinal, toda a empresa contábil deseja um crescimento sustentável, que gere impacto na rotina das empresas.

Este artigo contém dicas básicas de como prosseguir na oferta de terceirização de processos e como ampliar a produtividade em prol da escalabilidade.

O que é BPO Financeiro?

Para entender o BPO Financeiro, primeiro é preciso saber o significado da sua sigla. Do inglês Business Process Outsourcing, o BPO pode ser traduzido como Terceirização dos Processos de Negócios.

Logo, o BPO Financeiro é a Terceirização das Tarefas Financeiras de uma empresa. Esse tipo de serviço está em alta no mercado brasileiro, devido a demanda de empresas que estão buscando uma Gestão Financeira mais eficiente.

Os serviços mais comuns prestados por uma empresa de BPO Financeiro são:

  • Controle do fluxo de caixa
  • Gestão de contas a pagar e receber
  • Conciliação bancária
  • Emissão de boletos
  • Emissão de Nota Fiscal
  • Fechamento de caixa
  • Gestão de documentos financeiros
  • Relatórios financeiros

O BPO Financeiro é algo relativamente novo no Brasil. Este é um serviço que poucos empresários estão acostumados a ouvir falar. Por exemplo, o serviço de BPO não é tão comum quanto os serviços que um contador presta.

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Porém, alguns empresários já estão buscando e oferecendo esse serviço, principalmente os escritórios de Contabilidade, que são os principais players desse mercado.

BPO: qual a importância e o impacto nas empresas Contábeis?

Os escritórios de Contabilidade que se preocupam apenas em entregar as obrigações acessórias aos seus clientes, da maneira antiga e tradicional, certamente perderão clientes ao longo do tempo.

Hoje, com a Contabilidade Digital, além do dinamismo do mercado e das empresas, os contadores devem auxiliar os seus clientes na gestão do negócio deles.

Seja com orientações sobre o melhor modelo de tributação, contratação de funcionários e até mesmo com a Gestão Financeira, no caso o BPO Financeiro.

O BPO Financeiro tem um impacto muito positivo nas empresas contábeis, pois com esse serviço é possível ajudar mais os clientes, aumentando a percepção de valor dos serviços que você presta.

Para você ter uma ideia, estes são alguns dos benefícios para o seu escritório ao oferecer o serviço:

  • Aumento de eficiência e produtividade
  • Informações mais rápidas e precisas
  • Aumento da segurança jurídica
  • Valor agregado aos seus serviços
  • Aumento de receita
  • Segurança financeira
  • Otimização da gestão de documentos

Dito isso, fica claro o porquê de você começar a estruturar a sua empresa e estudar mais sobre os processos do BPO.

Quais os benefícios do BPO para as pequenas e médias empresas?

O BPO Financeiro é vantajoso tanto para os clientes, quanto para as empresas que oferecem esse serviço.

Isso porque os empresários e startups começaram a entender a importância de uma excelente gestão financeira para o sucesso do negócio.

Por isso, estão cada vez mais requisitando a terceirização da Gestão Financeira, já que não possuem muito orçamento para contratar funcionários ou expertise para realizar as tarefas.

Benefícios do BPO Financeiro para empresas:

  • Redução de custos ao evitar o recrutamento de novos funcionários;
  • Redução de custos operacionais;
  • Melhoria contínua na execução dos processos financeiros;
  • Mais eficiência na gestão financeira;
  • Minimização dos erros;
  • Maior foco na gestão da empresa.

Está evidente que a Gestão Financeira é um fator decisivo no sucesso das empresas. Os empresários já se deram conta desse fato e estão em busca de soluções para esse problema.

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Uma das soluções é contratar uma empresa que preste o serviço de BPO Financeiro. É aí que está a grande oportunidade do mercado.

Como iniciar a operação de uma empresa de BPO Financeiro?

Para iniciar a operação do BPO Financeiro é preciso organizar os processos internos, ou seja, criar rotinas e padrões que serão replicados em todos os clientes.

Independente se você tem um escritório de contabilidade ou não, você precisará entender muito bem esses processos, para evitar transtornos com os clientes e conseguir escalar o negócio.

Antes de se preocupar com os processos internos, o primeiro passo é definir o seu público alvo, ou seja, quais clientes a sua empresa atenderá?

Comércio, Serviços, Indústria? Uma dica: as empresas de serviço são as que mais se beneficiam do BPO Financeiro, portanto vale apostar em empresas desse ramo. Mas, claro, fica a critério de escolha de cada contabilidade.

Se você tem um escritório de Contabilidade, é mais simples. Você pode definir o seu público-alvo e fazer uma lista de clientes que se enquadram nesse perfil.

É interessante conversar com ele e escolher três para iniciar a prestação de serviço.

Caso você não tenha um escritório de Contabilidade, o recomendado é iniciar sua divulgação digital, a partir de um site e redes sociais, iniciando assim a prospecção dos seus primeiros clientes.

Feito esse planejamento inicial, agora é hora de se preocupar com a operação. Se você é um empresário contábil, pode destacar algumas pessoas da sua equipe para fazer a operação do BPO.

A dica aqui é conversar com os seus colaboradores e ver quem tem interesse em ser destacado para essa nova tarefa. É interessante que seja uma escolha voluntária, ou seja, alguém que realmente tenha interesse e perfil para a área financeira.

Se você não tem escritório de contabilidade, você pode iniciar a operação sozinho mesmo, com sócios ou contratando pessoas para fazer as operações.

Outra sugestão importante: comece com os recursos que você tem. Se tem condições de iniciar com funcionários, ótimo. Caso não tenha capital suficiente, escolha bem um sócio ou comece sozinho mesmo.

É sempre essencial definir esses três pilares do BPO Financeiro:

  • Quem irá executar (pessoas);
  • Público alvo (clientes);
  • Marketing (captação de clientes).

Quais ferramentas utilizar na operação do BPO Financeiro?

Até pouco tempo atrás, não existiam ferramentas específicas para trabalhar com o BPO Financeiro. Era necessário utilizar diversas ferramentas. Cada parte do processo era executado em um sistema diferente, o que gerava retrabalho e até perda de informação.

O primeiro passo para o seu escritório contábil decolar

Hoje, você pode trabalhar com o BPO Financeiro de forma muito mais eficiente. E, para isso, recomendamos duas ferramentas: Conta Azul Pro e PlayBPO.

Conta Azul

Com a Conta Azul Pro você consegue automatizar quase 100% da operação financeira. Emissão de boletos, emissão de notas fiscais, controle do contas a pagar e receber, relatórios de fluxo de caixa e muito mais.

A Conta Azul Pro é a plataforma de gestão financeira que facilita as rotinas do dia a dia do operador de BPO Financeiro.

PlayBPO

A PlayBPO é primeira plataforma de gestão de tarefas de empresas de BPO Financeiro do Brasil.

Com ela, você controla as tarefas, organiza os acessos dos clientes, analisa se um cliente está dando lucro ou prejuízo na operação, troca informações com o cliente de forma segura, e muito mais.

Em resumo, com essas duas plataformas em mãos, um notebook ou computador e internet, você consegue trabalhar com o BPO Financeiro de qualquer lugar e em qualquer hora.

Escalando o BPO e conquistando mais clientes

Como foi dito, para ganhar escala você precisa de plataformas que facilitem a operação das tarefas do dia a dia.

Essas ferramentas permitem que sua empresa passe de 5 para 10 clientes sem aumentar de forma agressiva os seus custos com a operação, pois elas já estão parametrizadas e foram pensadas em escalabilidade.

Agora, você precisa pôr a mão na massa. Estruturar os seus processos, criar um site e perfil nas principais redes sociais, participar de associações de classe, eventos e outros.

Seguindo esse passo a passo, certamente a sua empresa de BPO Financeiro será um sucesso.

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