Outsourcing contábil: como criar sua solução e entrar nesse mercado

O outsourcing contábil é uma tendência que pode expandir seu portfólio e alavancar seu negócio. Crie sua solução em 5 passos.

O outsourcing contábil é um caminho para expandir seus serviços e conquistar novos mercados na contabilidade.

Mais do que uma simples terceirização, estamos falando de uma solução completa, que integra as atividades contábeis, fiscais e financeiras da empresa.

Ou seja: você terá que estar pronto para assumir uma área inteira do seu cliente, buscando a melhor performance para contribuir com o sucesso do negócio.

Neste artigo, vamos detalhar os passos para criar sua solução de outsourcing contábil e ampliar sua área de atuação.

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O que é outsourcing contábil

Outsourcing contábil é uma solução completa que terceiriza as atividades fiscais, financeiras e gerenciais da contabilidade nas empresas.

O termo está relacionado ao conceito de Business Process Outsourcing (BPO), que significa Terceirização de Processos de Negócios. 

Diferentemente dos serviços tradicionais de assessoria e consultoria contábil prestados às empresas, o outsourcing é um serviço mais complexo, que envolve a terceirização de uma área inteira da empresa.

Nesse caso, a empresa contábil assume todas as responsabilidades e processos da contabilidade, passando pelas áreas fiscal, tributária, trabalhista, gerencial, compliance, entre outras funções que podem ser incluídas no contrato.

Logo, o serviço vai muito além de uma simples terceirização, pois o fornecedor passa a cuidar de áreas estratégicas da organização e a lidar com informações de alta relevância, impactando diretamente os resultados do negócio.

Além disso, os contadores se reportam diretamente à diretoria financeira da empresa ou outra área responsável, em vez de responder a um profissional interno encarregado da contabilidade. 

Para oferecer o outsourcing contábil, a empresa deve fornecer toda a infraestrutura, know-how e profissionais necessários para manter as atividades contábeis do cliente sempre em dia. 

O serviço pode ser prestado de forma remota, com integração e comunicação pelos meios digitais ou com parte da equipe alocada na sede da empresa.

Vantagens de oferecer o outsourcing contábil

Para as empresas, o outsourcing contábil é uma ótima solução para reduzir custos, aumentar a eficiência, acessar profissionais mais capacitados e ainda ganhar tempo para se dedicar aos processos centrais do negócio (core business). 

Do lado das empresas contábeis, há uma grande oportunidade de ampliar os serviços e crescer junto com a tendência da terceirização. 

De acordo com uma pesquisa realizada pelo portal B2B Clutch, publicada em 2019, mais de um terço das pequenas empresas globais (37%) já terceirizam sua contabilidade, enquanto 57% pretendem terceirizar nos próximos meses.

Ou seja: se antes apenas as grandes corporações terceirizavam seus departamentos, hoje as empresas menores já estão optando por esse serviço e expandindo o mercado.

Para os contadores e empresas contábeis, oferecer o outsourcing contábil é uma forma de ampliar seu portfólio de serviços e construir relações de longo prazo com seus clientes, já que o nível de confiança e interdependência é muito maior.

Além disso, é preciso investir na qualificação e especialização dos contadores para prestar um serviço mais complexo, e também organizar toda a estrutura da empresa para atender às demandas dos clientes de pequeno, médio ou grande porte.

Com isso, as empresas contábeis se especializam, expandem sua área de atuação e crescem de forma sustentável, e ainda fidelizam sua base de clientes. 

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5 passos para criar sua solução de outsourcing contábil

Se você quer entrar para o mercado de outsourcing contábil, precisa se preparar para oferecer uma solução completa.

Veja como estruturar o serviço.

1. Mapeie os processos contábeis

O primeiro passo para estruturar uma solução de outsourcing contábil e mapear quais processos, funções e tarefas serão transferidos à empresa. 

Você pode partir das demandas dos seus clientes atuais para entender quais serviços serão necessários e como você pode organizar sua equipe e recursos.

Assim, você terá uma base para desenvolver uma solução que contemple a gestão contábil e fiscal, rotinas do departamento pessoal, tarefas financeiras, entre outros processos do negócio.

2. Prepare sua equipe

O serviço de outsourcing contábil exige uma equipe de contadores treinada e qualificada para assumir o comando da área nas empresas. 

Você pode começar delegando a tarefa para um time específico, que será responsável pela criação dos padrões do serviço e gestão dos primeiros clientes. 

Em empresas contábeis maiores, é comum que existam gerentes de conta para liderar equipes de contadores por segmento de clientes.

3. Defina seu público-alvo

Quando uma empresa decide terceirizar totalmente sua contabilidade, é natural que procure um fornecedor especializado no seu ramo de atuação. 

Por isso, você pode direcionar seu outsourcing contábil para um público-alvo específico, de acordo com sua experiência em determinados segmentos.

Isso aumenta as chances de sucesso e permite explorar nichos de mercado, já que os serviços contábeis exigem um conhecimento regulatório aprofundado de cada área. 

Outra questão é definir se a empresa vai mirar em clientes de pequeno, médio ou grande porte, conforme sua capacidade de atendimento.

4. Crie soluções padronizadas e personalizadas

O próximo passo é criar pacotes de serviços padronizados, com opções de personalização e contratação avulsa. 

Estes são alguns serviços que podem ser distribuídos em diferentes planos e pacotes:

  • Escrituração contábil e fiscal (SPED)
  • Elaboração de demonstrações contábeis (balanço patrimonial, DRE, balancetes, etc.)
  • Apuração, cálculo e pagamento de tributos
  • Consultoria tributária e opção do regime mais vantajoso
  • Entrega de obrigações acessórias 
  • Compliance contábil 
  • Elaboração de relatórios gerenciais
  • Conciliação bancária
  • Gestão de contas a pagar e a receber
  • Rotinas do departamento pessoal (folha de pagamento, férias, homologações, etc.).

5. Garanta a infraestrutura tecnológica

Para ter um bom desempenho no outsourcing contábil, é fundamental que você ofereça a infraestrutura tecnológica adequada ao cliente.

Afinal, estamos na era da contabilidade digital, em que a maioria dos processos já são realizados online, com documentos eletrônicos e softwares que integram dados financeiros e contábeis. 

Além disso, você deve garantir uma comunicação online efetiva com o cliente, oferecendo todo o suporte necessário por canais digitais como e-mail, chat e chamadas de vídeo. 

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Se você quer agilizar o serviço de outsourcing contábil, precisa de uma plataforma de gestão robusta o suficiente para gerenciar os dados das empresas.

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Além disso, ainda conta com um módulo específico para o escritório contábil, que ajuda no controle dos honorários, gestão financeira e organização dos clientes.

Assim, fica mais fácil estruturar um outsourcing contábil competitivo e mostrar seu valor aos clientes.

E então, está preparado para oferecer soluções de terceirização?

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