Escrituração Contábil Digital — ECD: o que é e quais são os prazos

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é um assunto sério para o(a) contador(a) e os seus clientes. Veja quais são os prazos e a sua importância.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) é um assunto sério para o(a) contador(a) e os seus clientes.

A ECD faz parte do programa governamental SPED, que visa a modernizar as relações entre o fisco (federal, estadual e municipal) e os contribuintes. 

A ideia é migrar os antigos procedimentos realizados em papel para um ambiente online.

Assim, a escrituração digital favorece a transparência, aumenta a segurança, eleva a agilidade de transmissão de dados, torna a comunicação com o fisco mais rápida e prática além de facilitar a fiscalização e o controle pelo mesmo.

Em 2008, quando a ECD foi implantada, ela era obrigatória apenas para empresas do regime do Lucro Real. 

Em 2019, boa parte das empresas, independentemente do seu regime tributário, são obrigadas a enviar a Escrituração Contábil Digital.

Neste artigo, vamos compreender melhor sua importância, o prazo de entrega em 2019 e como manter os seus clientes em conformidade com suas obrigações fiscais. 

Saiba mais sobre a solução contábil da Conta Azul Mais 100% na nuvem

O que é Escrituração Contábil Digital — ECD

A Escrituração Contábil Digital é uma obrigação acessória de responsabilidade federal que tem como finalidade substituir a entrega dos documentos físicos contábeis por arquivos eletrônicos. 

Entre os documentos que precisam ser informados de forma digital ao Fisco, estão:

  • Livro diário e auxiliares
  • Livro razão e auxiliares
  • Livro balancete diário, com balanços e fichas de lançamentos comprobatórios.

O arquivo gerado é transmitido ao Repositório Nacional do SPED, que faz a recepção, validação, armazenamento e autenticação das informações e posteriormente o disponibiliza para a Junta Comercial.

A autoria do arquivo digital é comprovada por meio de assinatura digital, com um certificado de segurança tipo A1 ou A3, emitido por uma entidade credenciada no padrão ICP-Brasil.

Portanto, a ECD é diferente da Escrituração Contábil Fiscal — ECF, que tem o objetivo de informar as operações que influenciam o valor devido do imposto de renda pessoa jurídica (IRPJ) e da contribuição social sobre o lucro líquido (CSLL). 

Apesar da ECD ser uma fonte de informação para a ECF, as exigências e validações no momento do envio destas obrigações são diferentes.

Atualmente, o projeto SPED já é uma realidade para a maioria das empresas brasileiras. 

Cada vez mais, as organizações são obrigadas a entregar algum tipo de declaração, seja a ECD ou a EFC. 

A Receita espera que em breve todas as empresas sejam inseridas no SPED, para um maior controle governamental.

Importância da Escrituração Contábil Digital — ECD

Com periodicidade anual, a ECD possui informações que representam a realidade contábil de uma organização, servindo para fins fiscais e previdenciários. 

Por meio dele é possível fazer a integração dos fiscos, mediante o compartilhamento e padronização de informações.

Além disso, o programa possibilita que, com um único arquivo, seja possível atender diversas obrigações acessórias, de órgãos fiscalizadores distintos. 

Por isso, é fundamental que a empresa permita o compartilhamento de informações entre os diferentes setores, para não afetar a entrega.

Com maior controle de processos e qualidade da informação, também é possível identificar falhas e fraudes tributárias, bem como agilizar o cruzamento de dados para auditoria contábil

Para a empresa, é possível reduzir o consumo de papel, diminuindo custos administrativos e preservando o meio ambiente além de reduzir a burocracia, aumentando a produtividade da equipe.

Prazos da Escrituração Contábil Digital — ECD

A Escrituração Contábil Digital — ECD precisa ser transmitida até às 23h59min59s do último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere à escrituração. 

Portanto, para 2019, o prazo se encerrou em 31 de maio. 

E, para 2020, se nada mudar, o prazo será dia 29 de maio.

Todas as pessoas jurídicas obrigadas a manter uma escrituração contábil nos termos da legislação comercial devem apresentar a ECD, inclusive as equiparadas, as imunes e as isentas.

No caso de a ECD não ser enviada dentro do prazo ou ser transmitida com omissões ou incorreções, a empresa fica passível de receber multas e outras penalidades. 

As multas aplicáveis são as seguintes:

  • 0,02% por dia de atraso, calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração (limitada a 1%) no caso de atraso de entrega;
  • 5% sobre o valor da operação correspondente (limitada a 1% sobre a receita bruta no período a que se refere a escrituração), no caso de incorreções ou omissões;
  • 0,05% calculada sobre a receita bruta da pessoa jurídica no período a que se refere a escrituração, caso não sejam atendidos os requisitos para a transmissão dos registros e arquivos do SPED.

No entanto, existem casos específicos que a obrigatoriedade da entrega da ECD 2019 não se aplica. 

Segundo a Instrução Normativa nº 1.774, de 22 de dezembro de 2017, estão isentos:

  • Pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, exceto MEs e EPPs que tenham recebido aporte de capital de investidor-anjo
  • Órgãos públicos, autarquias e fundações públicas
  • Pessoas jurídicas inativas
  • Pessoas jurídicas imunes e isentas que auferiram receitas, doações, incentivos, entre outros, com valor até R$ 4,8 milhões
  • Alguns casos de pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido.

Porém, mesmo que não sejam obrigadas, as empresas podem entregar a ECD de forma facultativa.

Como fazer a entrega da ECD

A geração do arquivo ECD deve ser feita pela empresa, utilizando-se de recursos próprios ou pelo contador responsável, e precisa ser submetida ao Programa Gerador de Escrituração — PGE do Sped Contábil. 

A ECD pode ser preenchida no próprio PGE, de forma manual, mas essa é uma tarefa difícil e trabalhosa. 

O melhor método é contar com um sistema contábil que atenda às suas necessidades e que emita facilmente esse tipo de arquivo, já que os dados precisam ser atualizados mensalmente, mesmo que a ECD seja entregue uma vez por ano.

Assim, um bom software de gestão promete auxiliar no preenchimento dessa obrigação uma vez que através da automatização de lançamentos, é possível otimizar o tempo de trabalho, diminuindo as chances de erros e promovendo uma maior produtividade no seu escritório.

Além da assinatura do proprietário da empresa, a transmissão da ECD exige a assinatura do contador por meio de um certificado digital (e-CPF). 

Assim, para o contador, vale a pena organizar um cronograma para organizar as demandas de cada cliente.

Após autenticada, a ECD somente pode ser substituída caso contenham erros que não possam ser corrigidos por meio de lançamentos extemporâneos. 

Para cancelamento da autenticação e envio do arquivo substituto, é preciso apresentar o “Termo de Verificação para Fins de Substituição”.

Bom, agora que você já conhece os prazos para a entrega da ECD, que tal conhecer uma plataforma para facilitar a escrituração contábil digital? 

Experimente a Conta Azul.

Saiba mais sobre a solução contábil da Conta Azul Mais 100% na nuvem

Quer acesso a materiais gratuitos exclusivos para Contadores?

Junte-se a mais de 100 mil profissionais e empresários contábeis e receba gratuitamente novidades e dicas sobre tecnologia, marketing e vendas para Contabilidade.