Descubra as principais ferramentas para gerenciar suas rotinas contábeis

Organizar as rotinas contábeis é essencial para acelerar os processos internos e aumentar a produtividade do escritório. Veja dicas e ferramentas.

Uma boa organização das rotinas contábeis é essencial para acelerar os processos internos e aumentar a produtividade do escritório.

Com o planejamento adequado, é possível economizar muito tempo e utilizá-lo para áreas estratégicas, como atendimento e assessoria ao cliente e desenvolvimento de projetos específicos, como prospecção de novas empresas.

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Como você sabe, os escritórios de contabilidade costumam ter uma rotina frenética, com muitos clientes, processos e tarefas diferentes em um só dia. 

Por isso, as mesas são cheias de lembretes, rascunhos com anotações e checklists — um esforço tremendo para não se esquecer de nada e acabar se perdendo em meio ao trabalho.

Apesar da quantidade imensa de informações, dados e documentos, algumas empresas contábeis ainda são reféns do papel — e, por isso, perdem muito tempo. 

Onde está determinado documento? 

Será que aquele e-mail foi respondido?

A que horas era aquela reunião?

Quando aquele cliente vai enviar as informações solicitadas?

Quanto tempo é preciso para o fechamento do mês?

Essas e outras dúvidas não deveriam ser obstáculos no seu dia a dia.

Inclusive, esse apego ao papel e à falta de definição clara das tarefas pode trazer prejuízos para sua empresa, não apenas pelo desperdício de tempo, mas também por erros comprometedores que podem levar à perda de clientes.

Por isso, este artigo reúne algumas dicas, para que você possa organizar melhor sua rotina na empresa contábil.

Assim, você poupa tempo para se dedicar ao que realmente importa: a saúde e o crescimento do seu negócio.

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Preparado para tirar todas as suas dúvidas sobre o tema?

Então siga a leitura.

Como organizar as rotinas contábeis

Organizar as rotinas contábeis pode ser uma tarefa desafiadora, em meio a tantos processos e documentos.

Veja a seguir um passo a passo para facilitar a missão. 

1. Faça uma departamentalização

Sua equipe está habituada a um ritmo intenso —  que você considera natural para os escritórios de contabilidade —,  mas não existe uma divisão clara de tarefas?

Esse é um indício muito importante de que o seu escritório precisa organizar as rotinas contábeis.

Em uma empresa contábil de médio porte, esse processo costuma ser intrínseco à estrutura.

Mas, para os pequenos escritórios, essa departamentalização é essencial para que cada colaborador seja responsável por uma área — e para acabar com a confusão na atribuição de tarefas.

Com a distribuição adequada, também fica mais fácil mensurar a produtividade e acompanhar o desempenho dos colaboradores.

Você pode dividir as áreas da seguinte maneira:

  • Contabilidade
  • RH
  • Fiscal
  • Arquivo
  • Financeiro.

2. Faça uma limpeza

Toda organização começa com uma boa limpeza, e na empresa contábil não é diferente.

Comece descartando aqueles documentos que não são mais necessários, como contas de energia do escritório pagas há mais de cinco anos misturadas com dados de folha de pagamento pendentes. 

Depois, organize os clientes por pastas (físicas ou digitalizadas) e separe o que deve ser arquivado dos trabalhos que ainda não foram concluídos.

Depois que cada colaborador tiver suas áreas específicas, essa tarefa se tornará muito mais fácil.

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3. Use um calendário colaborativo

Agora que você já sabe quais são as rotinas contábeis que ainda estão em andamento, faça uso de um calendário (virtual, de preferência) para organizá-las. O objetivo é manter todos os compromissos no radar e não perder nenhuma data ou prazo importante.

Talvez seja interessante deixar sua equipe definir a organização de suas próprias rotinas de acordo com seus departamentos, afinal, caberá a eles a execução das diversas demandas que chegarão aos seus setores.

4. Adote a tecnologia para crescer

Utilizar um software de gestão pode ser extremamente vantajoso para o seu escritório. Afinal, aqueles processos que podem ser automatizados consumirão menos tempo seu e da sua equipe.

Além disso, a possibilidade de perder os prazos será menor e você ainda terá um controle maior sobre as tarefas que estão sendo realizadas ou não pelos colaboradores, medindo facilmente a eficiência da sua equipe.

É importante lembrar que não adianta organizar as rotinas contábeis da sua empresa se não existirem formas de mensurar e controlar os processos que serão implantados.

Por isso, priorize o controle para evitar que a dinâmica de seu escritório se perca — e que, mais uma vez, vocês terminem o mês correndo para dar conta do fechamento dos clientes. 

Como acelerar as rotinas contábeis

Após se organizar, é possível tornar as rotinas mais eficazes trazendo agilidade e eficiência para seu escritório. 

Para acelerar as tarefas e diminuir o tempo gasto com as soluções para demandas, você pode:

1. Realizar um mapeamento

O mapeamento de processos é fundamental para identificar aquelas tarefas que não fazem tanto sentido, além de propor uma formalização em relação ao que deve ou não ser realizado por sua equipe. 

A ideia é evitar o retrabalho e a execução manual de serviços que podem ser automatizados, além de identificar as brechas por onde o tempo da equipe é perdido.

2. Usar um software de gestão contábil

A tecnologia é a melhor opção para tornar sua gestão contábil mais eficaz.

Através desta ferramenta, você poderá automatizar processos como envio e recebimento de documentos, conciliação bancária ou recebimento de NF, por exemplo, eliminando o retrabalho.

Além disso, poderá se conectar mais facilmente aos clientes e obter informações financeiras em tempo real.

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3. Adotar ferramentas de colaboração em nuvem

As ferramentas que permitem a colaboração em nuvem são extremamente eficazes e evitam o atraso no atendimento ao cliente, além de poupar tempo de deslocamento.

Com elas, você pode manter os departamentos sempre conectados entre si, graças à comunicação em tempo real e funções 100% online.

Da mesma forma, é possível compartilhar documentos e informações com seus clientes, sem a necessidade de visitas presenciais e sistemas leva e traz. 

4. Implementar ferramentas de gestão de tarefas

As ferramentas de gestão de tarefas facilitam sua organização no calendário e permitem criar rotinas de forma simples e rápida.

Se você ainda gerencia suas tarefas offline, está perdendo a chance de agilizar o trabalho da equipe em ambientes colaborativos, onde tudo acontece em tempo real e todos acompanham de perto.

Logo mais, falaremos a respeito de cinco ferramentas que são muito úteis para empresas contábeis.

5. Usar um certificado digital

Apesar de não ser obrigatório para alguns tipos de empresas, o uso de certificados digitais permite o acesso a documentos sem a necessidade de envio de papelada.

Basta logar nos sistemas com sua chave exclusiva e ter acesso a qualquer informação instantaneamente, sem burocracia. 

6. Escolher metodologias de produtividade

Há várias metodologias de produtividade e qualidade que você pode aplicar no seu escritório para melhorar as rotinas contábeis.

Um exemplo é o Kanban: um método ágil de produtividade criado pela Toyota na década de 1940.

Sabe aqueles quadros divididos em colunas do tipo “pendente”, “em andamento” e “concluído”, que ficam repletos de post-its? Essa é a essência do Kanban, que organiza as tarefas de forma ágil e visual com o uso de quadros, listas e cartões. 

Com essas mudanças, você será capaz de perceber uma dinâmica mais alinhada entre sua equipe e clientes, além de eliminar muitos problemas causados pela falta de organização nas rotinas contábeis.

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5 ferramentas incríveis para gerenciar suas rotinas contábeis

Para facilitar o seu trabalho de organização das rotinas contábeis, testamos ferramentas de gerenciamento de tarefas e listamos as cinco mais úteis para a contabilidade.

Mas antes, vamos responder à pergunta que talvez você esteja se fazendo: por que meu escritório precisa de uma ferramenta de gestão de tarefas?

Aqui vão bons motivos:

  • Você elimina boa parte da papelada sobre sua mesa, deixando seu ambiente de trabalho mais limpo e organizado
  • Tem uma visão geral de todas as tarefas do escritório e do que cada pessoa está fazendo em tempo real
  • Através de relatórios, você consegue mensurar a produtividade de cada setor ou colaborador
  • Você pode priorizar as tarefas mais importantes conforme a necessidade, deixando no backlog aquelas que podem esperar para mais tarde
  • As ferramentas são totalmente online e algumas são até gratuitas.

Para ajudá-lo a escolher uma que se encaixe no seu dia a dia, traçamos um resumo de suas rotinas contábeis e dividimos em uma tabela, identificando qual ferramenta é capaz de suprir cada necessidade.

Entre as ferramentas, estão: Runrun.it, Trello, Teamwork, Todoist e Asana.

 

 

Runrun.it

Trello

Teamwork

Todoist

Asana

Abertura de empresa

Recepção de documentos

Triagem

Cálculo de honorários

Conferência de documentos

Processos internos

Acompanhamento de rotinas contábeis

Apuração e envio dos impostos

Versão em português

Gratuito

Por 14 dias

Versão grátis

Por 30 dias

Versão grátis

Por 30 dias

 

Confira os critérios utilizados abaixo.

Abertura de empresa

Para viabilizar a abertura de empresas, é necessário que a ferramenta faça uma organização do fluxo de atividades. Em todas as plataformas analisadas, é possível realizar um passo a passo identificando as etapas do processo.

Recepção de documentos

Escritórios contábeis costumam ter um processo de recepção de documentação padronizado. Por isso, é importante que essa ferramenta possua uma espécie de lista de verificações —  um checklist para registrar os documentos recebidos.

Triagem

Para a triagem de documentos, é necessário que essa ferramenta possa delegar e direcionar tarefas para a equipe do escritório. Além disso, é fundamental nomear responsáveis por cada tarefa, a fim de monitorar o andamento do processo.

Cálculo de honorários

O cálculo de honorários é uma função extremamente importante.

Nesse caso, se destaca a ferramenta que possui um contador de horas trabalhadas por tarefa, que vai ajudar muito na hora de cobrar seu cliente.

Além disso, é um recurso fundamental para analisar se você tem cobrado um preço justo pelo seu esforço.

Conferência de documentos

Os clientes sempre acabam se esquecendo de algum documento, não é verdade?

Por isso, você precisa de uma função que possa relacionar os principais documentos, a fim de que não passem despercebidos pelo profissional contábil na hora dos lançamentos.

O checklist também ajuda nesse momento, onde a atenção deve ser redobrada.

Processos internos

Para verificar a taxa de completude de projetos do escritórios, é esperado que a ferramenta tenha um checklist ou então um avanço das etapas do processo (relatório Gantt).

Assim, o contador pode acompanhar de perto o desenvolvimento das tarefas.

Acompanhamento de rotinas contábeis

É necessário que o contador saiba de tudo o que está acontecendo dentro do seu escritório.

Por isso, é um importante que a ferramenta possua uma tela principal com todas as tarefas, para que o profissional possa acompanhar, em tempo real, os projetos que estão sendo trabalhados.

Apuração e envio dos impostos

Se tem algo que um escritório não pode deixar passar, são as datas de envio de impostos.

Para isso, é necessário que a ferramenta disponibilize algum tipo de alerta, como um lembrete para o responsável da tarefa de que a data está próxima.

Dessa forma, você garante o cumprimento de todos os prazos. 

Como a Conta Azul pode ajudar

A Conta Azul é especialista em ajudar você a organizar suas rotinas contábeis, agilizando todas as tarefas em um sistema 100% online

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Com a Conta Azul Mais, solução gratuita exclusiva para contadores, você tem acesso a todas essas funcionalidades e ainda pode:

  • Gerar livros, balancetes e DRE de forma automática
  • Gerar e enviar guias de pagamento aos clientes
  • Calcular e gerar pró-labores em lote
  • Acessar informações financeiras do cliente em tempo real
  • Fazer a gestão do seu escritório com funções de controle de honorários, emissão de NFs e baixa automática de boletos.

Além disso, você se integra perfeitamente ao financeiro do seu cliente, poupando um tempo precioso na apuração e no processamento de dados.

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E então, já está repensando as tarefas e rotinas de sua empresa contábil? Comente!

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