Sistema contábil: guia definitivo

Está precisando de um novo sistema contábil na sua empresa, mas não sabe como escolher a melhor solução? Veja nosso guia completo.

Está precisando de um novo sistema contábil na sua empresa, mas não sabe como escolher a melhor solução?

Essa é uma dúvida legítima do contador.

Afinal, um bom sistema contábil é fundamental para elevar a produtividade e os resultados da empresa.

Mas fazer essa escolha requer atenção a vários pontos, desde as ferramentas que a plataforma oferece à possibilidade de armazenar os dados dos clientes na nuvem.

De um modo geral, uma boa plataforma é aquela capaz de automatizar as tarefas operacionais do contador, integrar os dados do cliente e armazenar as informações com segurança — de preferência, na nuvem.

Para ajudar na escolha, criamos um guia completo com orientações para definir o melhor sistema de contabilidade do seu escritório.

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Sistema contábil é um aliado do contador

Toda empresa contábil precisa de um bom sistema de contabilidade. Trata-se de um instrumento valioso para melhorar a qualidade das entregas e aumentar a produtividade do escritório.

Há muitos tipos de sistemas para escritórios de contabilidade, mas, de forma geral, todos facilitam e aceleram o trabalho manual e operacional do contador.

Entre suas funcionalidades básicas, estão a importação das notas fiscais do cliente na Receita Federal, a escrituração fiscal, a compilação das atualizações da legislação e normas tributárias e a apuração automática da tributação.

Ou seja, esse tipo de tecnologia permite ao contador eliminar atividades repetitivas e burocráticas da rotina  — aquelas tarefas que levam tempo, mas pouco agregam ao cliente.

E dependendo da solução escolhida, os benefícios são ainda maiores.

Com um sistema que se integra ao cliente, descarta-se a necessidade de inserir tantos dados em planilhas, organizar documentos, cobrar  notas fiscais e outras obrigações.

Tudo isso é feito de forma automatizada por um bom sistema contábil.

Essa aceleração da rotina não é mais um luxo, e sim uma necessidade básica.

Com a inserção da tecnologia, o mercado mudou muito: a contabilidade segue extremamente relevante, mas a forma de fazê-la é diferente.

Ao contrário do método tradicional, um sistema contábil com integração com o cliente permite eliminar boa parte do trabalho operacional do contador.

Isso não quer dizer que ele perderá o emprego, mas que terá um novo papel estratégico para os clientes.

Ao invés de apenas manipular dados, ele passará a analisar essas informações para ajudar os empreendedores em suas tomadas de decisão.

Afinal, hoje os clientes também têm novas necessidades: precisam de parceiros para expansão, otimização e organização do negócio.

E esse tipo de tecnologia não acelera apenas o crescimento do cliente, mas também do escritório de contabilidade.

Com menos tempo gasto em rotinas operacionais, o contador pode se dedicar à captação e ao atendimento de clientes, resultando em mais negócios e maior qualidade nas entregas.

Tipos de sistema contábil

Como você sabe, há muitos tipos diferentes de sistemas contábeis, dos mais simples aos mais complexos.

Vamos dividi-los em três categorias: Low-End, Mid-End e High-End.

Confira a seguir  as características de cada um:

Low-End

Este o modelo de sistema que faz o básico e pode ser considerado um passo inicial da tecnologia.

Trata-se de software destinado a tarefas com o menor nível de exigência na contabilidade empresarial, como cálculos, geração de guias e gestão da folha de pagamento.

Ele não vai muito além disto: um processador de dados que acelera operações manuais do contador.

Mid-End

Também chamado de Mid-Market, oferece tecnologia superior para necessidades avançadas, especialmente de pequenas e médias empresas.

É um tipo de sistema contábil capaz de automatizar uma série de funções imprescindíveis para a contabilidade, incluindo a integração com sistemas de gestão e bancos de dados.

Nesse caso, entram softwares que fazem a integração com o financeiro do cliente, por exemplo, e assim se tornam atalho para um fluxo de trabalho mais dinâmico e prático, tanto para o contador quanto para o cliente.

Uma plataforma assim permite que o contador ganhe tempo para auxiliar o cliente a crescer mais rápido, além de facilitar o cumprimento de todas as suas obrigações fiscais.

High-End

No mais alto nível de  complexidade, estão os softwares High-End, que em geral se destinam ao atendimento das necessidades de grandes empresas.

Eles adicionam aplicações avançadas, como a gestão de crédito.

Funcionalidades dos sistemas de contabilidade

Conheça, a seguir, quatro das principais funcionalidades do sistema de contabilidade:

1. Importação de dados da Receita Federal

O sistema contábil se conecta à plataforma da Receita Federal para importar todas as notas fiscais emitidas pelos seus clientes.

2. Compilação e atualização das normas tributárias

O complexo sistema tributário brasileiro poderia ser uma dor de cabeça ainda maior se não fossem os softwares contábeis.  Eles compilam e atualizam as novas normas e assim facilitam a adaptação de qualquer procedimento.

3. Automatização do cálculo tributário

Planilhas do Excel podem ajudar, mas a apuração do tributo se torna muito mais simples com um sistema que detém todas as informações e regras atualizadas e ainda um grande poder de processamento de dados.

4. Integração contábil

A integração contábil é item indispensável em um bom sistema contábil.

Essa funcionalidade permite conectar o sistema do contador ao financeiro do cliente e, dessa forma, transmitir os dados automaticamente.

Além de eliminar as chances de erros na transferência, a integração contábil elimina a necessidade de o contador preencher dados em planilhas e ficar cobrando informações.

5. Controle financeiro

Dependendo do sistema, é possível acompanhar toda a movimentação financeira (entradas, saídas, receitas e despesas) do cliente em tempo real, devido à integração dos dados.

Esse controle do fluxo permite a análise baseada em números ao invés de suposições, de modo que o contador entra como parceiro estratégico dos negócios que atende.

6. Emissão e controle de notas fiscais

Com um sistema contábil integrado ao financeiro do cliente, a margem de erros se reduz consideravelmente. Dessa forma, o cliente pode emitir NF-e e NFS-e sem complicações, de forma simples e intuitiva, acompanhada de perto pelo contador.

7. Automatização de tarefas

Se lembra das tarefas repetitivas que até então faziam parte da sua rotina de contador, como preenchimento de dados, organização de documentos e cobrança de notas dos clientes?

Um bom sistema contábil elimina boa parte delas, e você ganha tempo para analisar os dados, ao invés de simplesmente organizá-los.

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Benefícios do sistema contábil

Depois de ver as funcionalidades do sistema contábil, confira seis benefícios que ele proporciona ao escritório de contabilidade:

1. Ganho de produtividade

Com a automatização das tarefas e a integração dos dados do cliente, sobra tempo na rotina do contador.

Atividades que demandam dias de trabalho nem mesmo precisam ser feitas manualmente.

Logo, a consequência direta é que a rotina do contador se torna muito mais produtiva.

2. Ampliação da cartela de clientes

Se os contadores têm mais tempo livre, eles podem se dedicar a conquistar mais clientes para o escritório, não é mesmo?

Aliás, o aumento da produtividade é o primeiro passo para que a equipe consiga atender mais clientes sem perder a qualidade do serviço.

Se você está em busca de crescimento, o sistema contábil é fundamental para o negócio.

3. Papel consultivo do contador

Uma vez que o contador não precisa mais preencher dados, lançar pagamentos e emitir notas fiscais manualmente, pode se dedicar ao seu papel consultivo.

Hoje o contador atua como parceiro estratégico dos clientes, ajudando na tomada de decisão e dando o suporte que os empresários precisam.

Esse tipo de atuação reforça a importância do contador, e a tendência é que o serviço prestado por esse profissional seja cada vez mais relevante para o sucesso dos negócios.

4. Transparência das informações

Como o contador tem acesso em tempo real às movimentações financeiras do cliente, a relação entre as duas partes é fortalecida devido à transparência.

Isso permite ao contador administrar melhor as finanças e fazer um planejamento tributário de acordo com dados concretos e confiáveis.

5. Controle de prazos

A rotina do contador envolve o controle de prazos constante, seja no envio da documentação, seja na análise de dados do cliente,

Mas se o próprio empreendedor atrasa a entrega de relatórios ao contador, ou fornece as informações sem o mínimo de organização, realizar todas as atividades no prazo é impossível.

Com a integração bancária presente no sistema contábil, isso não acontece.

6. Eliminação de retrabalho

Se a necessidade de preencher os dados do cliente manualmente é eliminada, então, o retrabalho também é.

Isso porque, manualmente, as chances de o contador errar no preenchimento das informações são grandes.

Com a automatização, esses riscos são reduzidos por completo, e o retrabalho não é mais uma realidade no escritório.

Sistema contábil: como avaliar

Um sistema contábil nada mais é do que uma ferramenta que objetiva automatizar as tarefas da contabilidade, substituindo o trabalho manual do contador.

Dessa forma, em vez de dedicar boa parte do tempo para cálculos e cruzamentos de dados para aprofundar a visão sobre o cliente atendido, um software faz isso por você.

Ainda que em uma versão mais básica, um sistema de contabilidade é importante para eliminar as tarefas de pouco valor agregado e proporcionar mais tempo para o contador desenvolver seu papel estratégico.

Por isso, a pergunta central na hora de avaliar a solução é: o que ela pode fazer por você para otimizar a rotina?

A tomada de decisão precisa ser feita a partir das funcionalidades da ferramenta, acima de outros critérios como marca, preço, condições de pagamento e referências sobre o produto.

Afinal, não adianta pagar barato por uma ferramenta, mas chegar no fim do mês e perceber que ela não ajudou em nada nas rotinas contábeis.

Escolha a solução que melhor se adeque ao seu escritório, levando em consideração também a facilidade de implementação e de uso.

Para aspectos técnicos, vale considerar a eficiência do suporte oferecido pela marca do sistema e a frequência com que ele deve ser atualizado.

Qual o melhor sistema contábil para a sua empresa?

Como mencionamos anteriormente, o melhor sistema contábil é aquele que corresponde a todas as necessidades da sua empresa.

Claro que quanto mais completo for, mais chances de simplificar o seu cotidiano e elevar a produtividade.

Mesmo que essa seja a sua primeira experiência com um sistema contábil, escolher um muito básico pode não trazer todos os benefícios que você precisa.

A dica para não errar é apostar em um software do tipo Mid-End.

Esse modelo costuma se encaixar bem na realidade da maioria das empresas contábeis, porque nem faltam recursos, nem há funcionalidades além do necessário.

Se a sua empresa contábil não se limita a realizar a contabilidade fiscal e financeira, mas tem um perfil mais voltado à contabilidade gerencial, essa é uma escolha adequada e assertiva.

É nessa hora que você também pode avaliar os custos: se você não precisa de todas as funcionalidades de um sistema High-End, esse é um gasto no orçamento com utilidade desnecessária.

O mais importante a saber para a sua decisão é que o sistema contábil pode (e deve) oferecer ferramentas para potencializar os resultados a partir do ganho de produtividade, eficiência e economia de recursos, como tempo e dinheiro.

Lembre-se de que o sistema deve entregar produtividade, automatizar rotinas do contador e armazenar as informações do cliente com segurança.

Outro aspecto importante é, sem dúvidas, a possibilidade de conectar o seu sistema contábil ao sistema de gestão do cliente.

Só dessa forma é possível integrar os dados, sem que o cliente precise repassar informações por e-mail ou documentos.

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Acerte na escolha do sistema de gestão

Agora que você já sabe quais critérios entram na avaliação do sistema de gestão, veja quatro requisitos que também devem ser considerados na escolha.

1. Precisa ser online

Pense a respeito da seguinte situação: você escolhe o software, instala no seu computador e tudo funciona bem.

Até que o equipamento para de funcionar, seja por conta de um vírus, seja por uma pane na máquina.

O técnico chega ao escritório e dá a má notícia: você perdeu tudo.

Você não pode correr esse risco de maneira nenhuma, principalmente porque há vários sistemas disponíveis no mercado que funcionam online.

A principal vantagem é que eles funcionam por meio de armazenamento em nuvem: os dados ficam guardados não no computador, mas em bases de dados na internet.

Assim, mesmo que o seu computador pare de funcionar, as informações permanecem guardadas.

Outro benefício é que, com um sistema online, você consegue acessar as informações do cliente até mesmo fora do escritório, apenas com uma conexão de internet.

2. Deve garantir a segurança das informações

Um sistema online, que funciona por meio da nuvem, é a maneira mais segura de armazenar as informações do cliente.

Isso porque os dados são protegidos por meio de criptografia, técnicas de segurança que garantem o sigilo dos dados na rede.

Ou seja: você não fica vulnerável contra ataques de cibercriminosos que praticam o golpe da moeda, o ransomware.

Também conhecido com vírus de resgate, nesse tipo de golpe, quem invade a rede bloqueia o acesso às informações e cobra para liberá-las.

Esse é um assunto sério, e você precisa garantir ao cliente que as informações dele estão seguras.

Com o armazenamento na nuvem, a preocupação de ter os dados roubados ou perdidos não existe mais.

3. Precisa se integrar ao sistema do cliente

A integração de dados é item praticamente obrigatório na hora de avaliar o sistema contábil.

A solução utilizada no seu escritório deve se integrar ao sistema de gestão do cliente de modo que todas as informações dele sejam importadas para você automaticamente.

Não vale a pena pagar por um software que não apresenta essa funcionalidade, já que ela é o principal fator que eleva a produtividade do contador.

Pense bem: com a integração, você não precisa mais perder tempo separando materiais e trocando e-mails com o cliente.

Além de reduzir as chances de erros nas transmissão das informações, nesse vaivém manual, o sistema que se integra ao do cliente te deixa mais livre para, de fato, analisar os dados com estratégia.

4. Precisa ser fácil de usar

No seu escritório, os contadores também irão utilizar o sistema de contabilidade a todo instante, certo?

Então, fuja de sistemas que apresentam uso muito complicado.

Além de reduzir a produtividade do contador, que não consegue mexer no software com a agilidade necessária, isso pode desmotivar a equipe na adoção de um sistema contábil.

Por isso, o ideal é que o software seja intuitivo, que organize as informações e seja fácil de usar.

Mas mesmo nesse caso, treinar a equipe antes de iniciar as operações digitais é fundamental.

Aposte na contabilidade digital e cresça

Com a tecnologia inserida no escritório contábil, você já pode dar início a uma nova maneira de colocar em prática o seu trabalho: a contabilidade digital.

O conceito ainda é recente no Brasil, mas não há empresa que consiga escapar dele nos próximos anos.

A contabilidade digital utiliza sistemas de gestão que integram os dados dos clientes, automatizam tarefas e permitem o acesso e armazenamento de informações na rede.

É por meio de softwares e ferramentas que o contador pode ganhar produtividade e eficiência.

Assim, ele não é mais um profissional que apenas faz cálculos, registra dados e cuida de obrigações contábeis.

Com a contabilidade digital, ele é o profissional que analisa dados, pensa em uma estratégia para a empresa e, dessa forma, se torna um parceiro fundamental do cliente.

Isso só é possível quando a empresa conta com um bom sistema de contabilidade.

E é justamente essa solução que fará o seu negócio contábil crescer a níveis até então nem pensados.

Se o contador gasta menos tempo nas tarefas do dia a dia, logo, a tendência é que o escritório consiga ampliar a cartela de clientes.

Perceba como essa é uma consequência direta da adoção de um sistema contábil.

E você quer crescer, não é mesmo?

Então, não restam dúvidas: você precisa de uma solução que seja eficiente para a realidade do escritório.

Mudança de sistema contábil passo a passo

Já tem um sistema contábil, mas ele não atende às suas necessidades?

Então, fazer a migração é essencial.

Para se sentir mais tranquilo quanto à mudança, siga os seguintes passos:

1. Preocupe-se com o suporte antes mesmo de contratar

Elimine qualquer dúvida sobre migração com o fornecedor do seu novo sistema contábil.

Certifique-se que ele esteja ao seu lado para realizar o processo.

2. Prepare a empresa para a mudança

Preparar a empresa é identificar de qual maneira a rotina da empresa será impactada pela migração:

  • É possível fazer esse processo em meio ao expediente, sem atrapalhar a produtividade?

  • Se não for possível, qual dia é melhor para fazer a migração?

  • Quanto tempo leva para instalar a solução?

  • Quais atividades (como cadastro dos contadores e integração com sistemas do cliente) serão necessárias?

Pense em todas essas etapas para que o fluxo de trabalho não acabe prejudicado.

3. Prepare a migração dos dados

Tenha precaução: providencie pelo menos uma cópia de segurança dos dados para eventuais imprevistos.

É preciso conferir o formato de arquivos usado no antigo software e verificar se é compatível com o novo.

Se for compatível, exporte os dados e transfira para o armazenamento em nuvem do sistema que você escolheu, sem a necessidade de converter o formato dos arquivos.

4. Conte com o suporte no período de adaptação

Ao adotar uma nova ferramenta, é natural que a equipe tenha dúvidas sobre o uso e as funcionalidades, pelo menos durante o período de adaptação.

Por isso, contar com o suporte da empresa que oferece a solução é uma forma de integrar a nova tecnologia nas rotinas contábeis sem prejudicar a produtividade.

Aposente o sistema contábil, em um futuro breve

Agora que você conhece a importância de um bom sistema contábil, que tal conhecer uma solução única no mercado?

A Conta Azul Mais é uma plataforma recém lançada e inédita no mercado brasileiro que combina contabilidade em tempo real e computação em nuvem.

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Ela automatiza a troca de informações entre seu cliente, dono de negócio, e o seu escritório contábil.

Isso possibilita que os dois lados trabalhem juntos, na nuvem, com a mesma versão de dados e em tempo real.

Dessa forma, a Conta Azul Mais reduz em até 90% o tempo que o contador gasta com o fechamento contábil dos clientes, elevando a performance do escritório como um todo.

Mas como isso é possível?

  • Plataforma: Dados em tempo real. Sem exportação. Sem instalação. A mesma versão do cliente, com tudo conectado

  • Contábil: Débito e crédito são gerados automaticamente com a Contabilidade em Tempo Real e relatórios dinâmicos e interativos permitem uma visão geral do sistema. Tenha acesso ao DRE, Livro Razão e Diário e libere seu tempo para ser totalmente consultivo

  • Fiscal: Visualize tudo o que acontece com seus clientes e tenha todas as informações à mão

  • Folha: Cadastrando as informações dos sócios uma única vez - já com os requisitos do eSocial -, o pró-labore será calculado automaticamente, todo mês. Além disso, inclua holerites, guias de INSS e IRRF no contas a pagar de seu cliente em poucos cliques.

Com todas as informações em mãos, você pode se dedicar exclusivamente a pensar no sucesso dos seus clientes, ganhando sua confiança e entregando um serviço de alto valor agregado.

Ou seja: a Conta Azul Mais é a solução que permite colocar em prática tudo que você viu ao longo deste post.

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